معرفی کتاب فرمول برنامه‌ریزی اثر دیمون زاهاریادس

شاید شما هم یکی از میلیون‌ها نفری باشید که فهرست کارهای روزانه ناامیدتان کرده باشد. ایراد از شما نیست؛ بلکه به‌دلیل نبود آموزش اصولی برای نحوه‌ی ایجاد فهرست‌های مؤثر است. ما هر روز فهرستی از کارها تهیه می‌کنیم و در بیشتر اوقات تا پایان روز با مجموعه‌ای از کارهای انجام‌نشده مواجه می‌شویم که روی‌هم تلنبار شده‌اند و هرروز هم به این فهرست کارهای جدیدی اضافه می‌شود. نتایجی که این اتفاق به‌بار می‌آورد، فاجعه است. ناامیدی و استرس زیاد و به‌دنبال آن سردرگمی به ما حمله‌ور می‌شود و اعتمادبه‌نفسمان را از دست می‌دهیم.

راه‌حل اجتناب از چنین نتایجی یادگیری اصول صحیح برنامه‌ریزی است. راهنمای عملی برنامه‌ریزی در کتاب «فرمول برنامه‌ریزی» نه برای سرسری‌گرفتن و کنارگذاشته‌شدن، بلکه برای خوانده‌شدن و به‌کارگیری آن نوشته شده است. کاربرد مطالب کاملا بستگی به خواننده‌ی کتاب دارد. تکنیک‌هایی به‌کار گیرید که برایتان جواب می‌دهد و سایر را رها کنید. هدف این کتاب شناسایی روشی است که بهترین مکمل روند کار شخصی‌تان باشد.

دیمون زاهاریادس در کتاب فرمول برنامه‌ریزی، برخلاف نام کتاب، فرمول مشخصی برای برنامه‌ریزی همه ارائه نمی‌دهد؛ بلکه به خواننده‌ می‌آموزد رویکرد مدیریت وظیفه‌ی شخصی خودش را پیدا کند. دراین‌صورت، هرکس برنامه‌ای تدوین خواهد کرد که می‌تواند انجام دهد. درنتیجه، استرسش به‌شدت کاهش پیدا می‌کند و خوشحال‌تر و راضی‌تر نیز خواهد بود.

این کتاب با زبانی ساده و گویا برای تمام سنین بیان شده است. اگر در برنامه‌ریزی و انجام کارها موفق نیستید و همواره ناامیدی و احساس گناه ناشی از عقب‌ماندن کارها را تجربه کرده‌اید، این کتاب برایتان مناسب است تا اضطراب و استرس حاصل از انباشتگی کارها را از بین ببرد. حتی اگر در انجام فهرست کارهایتان موفق عمل می‌کنید، این کتاب را به‌عنوان مرور دوره‌ای و خلاق‌ترشدن روش‌های برنامه‌ریزی‌تان مناسب می‌دانیم.

توصیه‌ی ما به شما این است که حین مطالعه‌ی کتاب، قلم و کاغذ همراه داشته باشید و برنامه‌ریزی خود را قدم‌به‌قدم مطابق با نوشته‌های کتاب پیش ببرید. بدین‌ترتیب ابتدا متوجه ضعف‌های سیستم برنامه‌ریزی خودتان می‌شوید و درپایان، به برنامه‌ریزی مؤثر و انجام‌شدنی دست پیدا می‌کنید. نتیجه‌ی این امر افزایش بازدهی‌تان در انجام کارها و احساس شادی بیشتر در تجربیات روزانه خواهد بود.

کتاب فرمول برنامه‌ریزی (to do list formula: A Stress-Free Guide To Creating To-Do Lists That Work) در اوت۲۰۱۶ به زبان انگلیسی در ۱۰۹ صفحه منتشر شد. این کتابی کم‌حجم و با اندازه‌ای نسبتا کوچک است. بااین‌حال، وقتی به فهرست آن رجوع می‌کنید، با دسته‌بندی‌های بسیاری مواجه می‌شوید. در متن کتاب، هر قسمت بیش از دو صفحه ادامه پیدا نمی‌کند. دلیل این‌همه دسته‌بندی آن است که مخاطب بتواند فقط قسمتی را بخواند که بیشتر در آن احساس ضعف می‌کند و مجبور نباشد تمام کتاب را مطالعه کند. علاوه‌برآن، شما با خواندن فهرست کتاب، می‌توانید مهم‌ترین مطالب کتاب را با کمک واژه‌های کلیدی به‌کار رفته در فهرست متوجه شوید. این کتاب جزو کتاب‌های پرفروش‌ آمازون در حوزه‌ی مدیریت زمان و مدیریت استرس است.

درحال‌حاضر، تنها ترجمه‌ی فارسی موجود از این کتاب، ترجمه‌ی امیرپویا چراغی و ژاله بهادری است. در سال ۱۳۹۷، نشر نوین این کتاب را در ۱۳۸ صفحه و با قطع رقعی منتشر کرده است. عنوان کامل این کتاب عبارت است از: فرمول برنامه‌ریزی: راهنمایی برای ایجاد فهرست‌های کاری.

دیمون زاهاریادس (Damon Zahariades) مؤسس وب‌سایت ArtOfProductivity است. او متخصصی درزمینه‌ی بهره‌وری و وب‌سایتش نیز در همین زمینه است. در گذشته، دیمون همیشه از ناکارآمدی خودش ناراضی بود؛ به‌همین‌دلیل، سال‌های زیادی صرف تحقیق و مطالعه در این زمینه کرد. حالا او آژانس بازاریابی محتوایی خودش را دارد و راهنماهایی طراحی و ایجاد می‌کند که برای کمک به دیگران به‌منظور افزایش بهره‌وری و کارآمدی‌شان مفید است. اگر به این مبحث علاقه‌مندید یا به راهنمایی نیاز دارید، در وب‌سایتش به او ملحق شوید و پیگیر برنامه‌هایش باشید. همچنین، سایر کتاب‌های وی در این حوزه را می‌توانید روی وب‌سایتش ببینید.

کتاب فرمول برنامه‌ریزی کتابی عمل‌محور است. علاوه‌بر اطلاعات مفیدی که راجع به چرایی شکست در انجام کارهای برنامه‌ریزی‌شده به مخاطب می‌دهد، استراتژی‌های عملی برای ایجاد سیستم برنامه‌ریزی منحصربه‌فرد برای هر شخص ارائه می‌دهد. شما خواهید توانست ویژگی‌های دلخواهتان از سیستم‌های مختلف را ترکیب و مناسب‌ترین سیستم برنامه‌ریزی را برای خود ایجاد کنید.

پیش از هر چیز باید بدانید دستاورد برنامه‌هایتان باید چه چیزی باشد. این موضوع در اولین بخش کتاب توضیح داده شده است. کاری که استراتژی برنامه‌ریزی اصولی برایتان انجام می‌دهد، بدین‌شکل است:

• کنترل روز کاری‌تان را در دست خواهید گرفت.
• به سررسیدهایتان (Deadlines) دست پیدا خواهید کرد.
• برنامه‌تان تضمین می‌کند که در‌حال‌انجام کارهای درست در زمان درست هستید.
• از هدررفتن وقت باارزشتان برای رسیدگی به مشکلات غیرمنتظره جلوگیری خواهید کرد.
• کارهای بیشتری در زمان کمتری انجام خواهید داد.
• استرستان را کاهش خواهد داد.
• تمرکزتان را بهبود خواهد بخشید.
• ناامیدی و احساس گناهتان را از بین خواهد برد.

در بخش بعد، دیمون درباره‌ی «پارادوکس بازدهی» صحبت می‌کند؛ یعنی آنچه از دیدگاه او افراد را از انجام‌ کارهای موجود در برنامه‌ی فعلی‌شان بازمی‌دارد. در ابتدا، او با بیان آمارهای به‌دست‌آمده از وب‌سایت iDoneThis (پلتفرمی پولی برای برنامه‌ریزی و تهیه‌ی فهرست کارها)، نشان می‌دهد افراد زیادی هستند که به‌نوعی با احساس بد ناشی از انجام‌نشدن اکثر کارهای برنامه‌ریزی‌شده‌شان دست‌وپنجه نرم می‌کنند. سپس، با کمک این اعداد نتیجه‌گیری می‌کند که بسیاری از برنامه‌ها ناکارآمدند؛ درحالی‌که افراد برنامه‌ها را دقیقا به‌منظور افزایش بازدهی و کارآمدی‌شان می‌نویسند. این همان پارادوکس بازدهی است.

بعد از اینکه نویسنده در بخش قبلی به چند دلیل وجود پارادوکس بازدهی، مانند نادیده‌گرفتن اولویت کارها یا تعیین‌نکردن زمان اشاره می‌کند، در قسمت بعدی کتاب، سراغ هشت دلیل رایج‌تر برای موفق‌نشدن افراد در برنامه‌هایشان می‌رود. او از خواننده می‌خواهد اگر در خط‌زدن تمام کارهای موجود در برنامه‌ مشکل دارد، با دقت این بخش را بخواند تا دلیل آن‌ را از میان این دلایل بفهمد. همیشه فهمیدن مشکل اولین مرحله‌ی حل مشکل است. این هشت دلیل که هرکدام جداگانه در بخشی توضیح داده می‌شود، عبارت‌اند از:

• هدف برنامه‌ها را اشتباه متوجه شدید. باید به این پرسش مهم پاسخ دهید: «چرا برنامه‌ریزی می‌کنید و امیدوارید چه چیزی به‌دست آورید؟»
• در تعیین سررسیدها بی‌توجهی می‌کنید. فهرست کارهای برنامه‌ریزی‌شده بدون موعد مقرر فهرست آرزوها است، نه کارها.
• برنامه‌هایتان خیلی طولانی‌اند. تعداد زیاد کار در فهرست می‌تواند دلسردکننده و گیج‌کننده باشد. چنین فهرست‌هایی واقع‌بینانه نیستند.
• برنامه‌هایتان تنوع بیش‌ازاندازه‌ای دارند. کارهای ۳ دقیقه‌ای و کارهای ۳ ساعتی باهم در یک فهرست قرار دارند و این باعث ایجاد «پارادوکس انتخاب» می‌شود.
• به خودتان گزینه‌های خیلی زیادی می‌دهید. گزینه‌های زیاد به‌سختی در تصمیم‌گیری و انتخاب و درنتیجه خستگی ناشی از تصمیم منجر می‌شود؛ یعنی انرژی زیادی صرف انتخاب می‌کنید که این مسئله منطق و تمرکز را به‌شدت کاهش می‌دهد.
• در اضافه‌کردن مفهوم برای هر کار بی‌توجهی می‌کنید. برای هرکاری که در فهرست خود می‌نویسید، باید هدف از انجام و اولویت و مدت زمان انجام آن کار را حتما تعیین کنید. این جزئیات کمک می‌کند در انجام آن کار توفیق پیدا کنید.
• وظایفتان خیلی کلی تعریف شده‌اند. کاری مثل «ساختن وب‌سایت» بسیار کلی است. این کار مراحل مختلفی را دربرمی‌گیرد که تمام آن‌ها را جداگانه باید فهرست کنید؛ مانند خرید دامنه و پیداکردن میزبان وب و نصب وردپرس.
• وظایفتان به اهداف مشخصی وصل نشده‌اند. هر کاری که می‌کنید، هدفی در پی دارد. باید برای هر کاری دلیل مشخصی برای الزام انجامش داشته باشید؛ وگرنه انگیزه‌ی کافی برای انجام آن‌ را نخواهید داشت.

در این بخش با استفاده از پرسش‌نامه‌ای با هشت پرسش که هرکدام مربوط‌به یکی از دلایل گفته‌شده است، می‌توانید امتیاز خود را در کارایی برنامه‌ریزی‌تان به‌دست آورید. این خودارزیابی به خواننده کمک می‌کند، ضعف‌های اصلی برنامه‌ریزی‌های قبلی‌اش را متوجه شود.

دیمون زاهاریادس در این بخش توضیح می‌دهد حتی اگر برنامه‌ریزی موفقی هم داشته باشیم؛ اما احساسات مؤثر بر بازدهی‌مان را شناسایی نکنیم، بازهم در انجام وظایف فهرست برنامه‌ریزی‌مان موفق نخواهیم بود. پس، از خواننده می‌خواهد دلایلی را دقیقا مشخص کند که در‌حال‌تجربه‌ی چنین احساساتی، مثل ترس یا عصبانیت یا افسردگی است.

از میان روش‌های موجود برای ایجاد برنامه‌های مؤثر، ۱۰ روش مشهور آن‌ها در این بخش شرح داده شده است. هدف از این بخش مشخص‌کردن بهترین سیستم نیست؛ بلکه ارائه‌ی دیدی کلی از چندین سیستم است تا خواننده بتواند ویژگی‌های انگیزشی منحصربه‌فرد خودش را شناسایی کند. درنهایت، قرار است هرشخص با ترکیب ویژگی‌های دلخواهش از سیستم‌های مختلف، مناسب‌ترین سیستم را برای خود ایجاد کند.

حالا وقت آن رسیده که باتوجه‌به آنچه تاکنون در کتاب فرمول برنامه‌ریزی آموختیم، سیستم برنامه‌ریزی مؤثر خودمان را برپا کنیم. این اصل مطلب و هدف نهایی این کتاب است. قدم‌هایی که باید برای اجرای این کار برداشته شود، در ۱۰ قدم و هر قدم به‌تفصیل در قسمتی جداگانه شرح داده شده است. 

در بخش چهارم کتاب فرمول برنامه‌ریزی، دیمون برای حفاظت و نگه‌داری از برنامه‌ریزی و انجام آن به‌طور مداوم، به خواننده توصیه‌هایی می‌کند که هرکدام از این توصیه‌ها در قسمتی شرح‌وبسط داده شده است.

در بخش کوچکی از کتاب، دلایلی برای به‌کارگیری کاغذ و قلم برای نوشتن برنامه‌ریزی و نیز دلایلی برای استفاده از نرم‌افزارهای آنلاین برای این‌ کار آورده شده که به شخص کمک می‌کند روش مناسب خودش را انتخاب کند. این موضوعی است که اغلب ذهن افراد را درگیر و انرژی اضافه‌ای صرف می‌کند. پس، بهتر است یک‌بار برای همیشه تکلیفتان را با این ابزارها برای خودتان روشن کنید.

در این قسمت، درباره‌ی دلایل نوشتن فهرست کارهای انجام‌شده و نتایج این کار صحبت شده و در‌نهایت، تصمیم به انجام دادن یا ندادن این‌ کار را برعهده‌ی خواننده می‌گذارد.

قسمت آخر کتاب فرمول برنامه‌ریزی بر نکات مهم تمرکز و آن‌ها را تکرار می‌کند. شاید بتوان گفت چهارچوب اصلی کتاب در این دو صفحه گنجانده شده است. در پایان، به قسمتی از نوشته‌های این قسمت اشاره می‌کنم:

امروز شما میلیون‌ها کار برای انجام دارید. اگر به فردا و هفته‌ی بعد و ماه بعد اشاره‌ای نکنیم، به‌خاطرسپردن همه‌ی آن‌ها غیرممکن است. همچنین، سازمان‌دهی آن‌ها به‌طور مؤثر در سرتان هم ناممکن است. راه‌حل ایجاد فهرست‌های برنامه‌ریزی است.

شما هم خودتان را جزو افرادی می‌دانید که نمی‌توانند فهرست کارهای برنامه‌ریزی‌شده‌شان را کامل انجام دهند؟ اگر این‌طور است، از تجربه‌تان برای زومیت بگویید. آیا توانسته‌اید این مشکل را برطرف کنید؟