آموزش ارسال لیست بیمه به صورت آنلاین

بیمه تامین اجتماعی و قوانین ثبت و پرداخت آن یکی از چالش‌های همیشگی شرکت‌ها است. شرکت‌های نوپا در این زمینه نیاز به مشاوره‌ی بیشتری نسبت به دیگران دارند؛ چرا که این شرکت‌ها با حداقل منابع انسانی فعالیت کرده و در اکثر مواقع، نیروهای مستقلی برای انجام روندهای اداری و قانونی ندارند. در این میان، آشنایی با قوانین کلی و روندهای ثبت‌نام و پرداخت حق بیمه، کمکی کاربردی در جهت اجرای هرچه بهتر قوانین کار برای این شرکت‌ها خواهد بود.

این مطلب اولین بار در تاریخ ۷ مهر ۱۳۹۷ توسط مهدی زارع‌ سریزدی نوشته شده و در تاریخ ۱۲ اردیبهشت ۱۴۰۲ به‌روزرسانی شده‌است.

این بیمه علاوه بر تامین بخشی از هزینه‌های درمانی، ازکارافتادگی و خدمات مشابه،‌ به‌نوعی یک سرمایه‌گذاری بازنشستگی نیز برای افراد محسوب می‌شود. در نتیجه بی‌دلیل نیست که اکثر مردم دریافت بیمه را یکی از پیش‌شرط‌های خود برای استخدام در شرکت‌ها و سازمان‌ها می‌دانند. البته باوجود این‌که تامین هزینه‌های درمانی بیمه‌ی تامین اجتماعی در سال‌های اخیر نسبت به هزینه‌های بالای درمان در بخش خصوصی، مزیت آن‌چنانی محسوب نمی‌شود، اما هنوز آن بخش سرمایه‌گذاری و خدمات رایگان درمانی در مراکز دولتی، افراد را به پرداخت این حق بیمه تشویق می‌کند.

بیمه‌ی اختیاری تامین اجتماعی مختص افرادی است که تحت پوشش بیمه‌ی خاصی نیستند و با مراجعه به دفاتر اداره‌ی تامین اجتماعی و عقد قرارداد، خود را به‌عنوان طرف قرارداد بیمه معرفی کرده و در موعد مقرر نسبت به پرداخت حق بیمه‌‌ی مصوب اقدام می‌کنند. در این نوع از بیمه، کارفرمایی وجود ندارد و به‌همین دلیل، مزایای قانون کار مانند بیمه‌ی بیکاری یا غرامت دستمزد ایام بیکاری به شخص تعلق نمی‌گیرد.

در واقع بیمه‌ی اختیاری برای افرادی مناسب است که سابقه‌ی بیمه‌ی اجباری را برای مدتی داشته و به هر دلیلی قادر به ادامه‌ی آن نبوده و شرایط یا تمایل دریافت بیمه‌ی بیکاری را نیز ندارند. این بیمه دارای محدودیت است و فرد بیمه‌گذار باید زیر ۵۵ سال سن داشته باشد. در مورد زنان خانه‌دار نیز محدودیت سنی حداکثر ۴۵ سال برای پرداخت حق بیمه‌ی اختیاری در نظر گرفته شده است. البته متقاضیانی که بیش از ۱۰ سال سابقه‌ی پرداخت حق بیمه داشته باشند، از شرایط سنی معاف می‌شوند.

در مورد محدودیت سنی بهتر است بدانید متقاضی در صورت بیشتر بودن سن از مقدار مشخص شده، مجبور به پرداخت حق بیمه به مدت مازاد سن خود است. از شرایط دیگر دریافت این بیمه، می‌توان به داشتن حداقل ۳۰ روز سابقه‌ی پرداخت حق بیمه‌ی اجباری اشاره کرد.

لازم به ذکر است بیمه‌ی اختیاری نوعی از بیمه بوده که در اصل برای حفظ سابقه‌ی پرداخت حق بیمه‌ی شخص ایجاد شده است. از موارد مهم در مورد این بیمه این که در حال حاضر سهم حق بیمه‌ی متقاضیان این نوع از بیمه، ۲۷ درصد از دستمزد و حقوق توافق شده در قرارداد است. از آنجایی که در این نوع از بیمه، کارفرما وجود ندارد، متقاضی باید تمام حق بیمه را حداکثر تا دو ماه بعد از ماه مورد نظر، پرداخت کند. به‌عنوان مثال برای پرداخت حق بیمه‌ی ماه فروردین، تا پایان خرداد فرصت باقی است. در مورد دستمزد توافق شده، متقاضی می‌‌تواند هر دو سال یک بار نسبت به افزایش ۱۰ درصدی مبنای محاسبه، اقدام کند.

نوع دیگری از بیمه‌ی خویش‌فرما (یا بدون کارفرما) مخصوص افرادی است که صاحب حرفه یا شغلی آزاد هستند و مشمول مقررات حمایتی خاصی نیستند. این نوع از بیمه خود دسته‌بندی زیرمجموعه‌ای دارد که بسته به خدمات ارائه شده از طرف سازمان تامین اجتماعی، حق بیمه‌ی آن نیز متفاوت است.

نوع اول بیمه‌‌ی صاحبان حرفه، مشمول پرداخت ۱۲ درصد از حقوق و دستمزد مصوب توسط بیمه‌گذار است. این نوع از بیمه شامل مزایای بازنشستگی و فوت بیمه‌گذار بعد از بازنشستگی است. به بیان دیگر اگر متقاضی این بیمه پیش از بازنشستگی فوت کند، مستمری به بازماندگان او پرداخت نخواهد شد. نوع دوم، مشمول پرداخت ۱۴ درصد حق بیمه است که شامل بیمه‌ی فوت پیش از بازنشستگی نیز می‌شود.

سومین نرخ و کامل‌ترین نوع بیمه‌ی صاحبان مشاغل آزاد، ۱۸ درصدی است که در آن، خدمات ازکارافتادگی نیز به خدمات قبلی اضافه می‌شود. لازم به ذکر است بخش درمان به‌طور کلی از بیمه صاحبان حرفه جدا است و فرد در صورت نیاز به آن، باید هزینه‌ای جدا را به سازمان پرداخت کند.

لازم به ذکر است پس از تایید قرارداد بیمه‌گذار، وی می‌تواند با مراجعه به شعبه‌ی تامین اجتماعی، نسبت به دریافت نام کاربری و رمز عبور سیستم الکترونیکی نیز اقدام کند و حق بیمه‌ی خود را به‌صورت ماهانه از طریق وبسایت این سازمان پرداخت کند.

بیمه‌ی اجباری که بخشی از آن از طرف کارفرما به سازمان تامین اجتماعی پرداخت می‌شود، شامل حمایت دولت و نظام اداری کشور است. به‌بیان دیگر، مراجع اداری، حقوقی و قانونی چنین ارتباطی بین کارگر و کارفرما را به رسمیت شناخته و موظف به رعایت و استناد به آن هستند. در نهایت باید به این نکته اشاره کرد که از لحاظ قانونی،‌ این نوع از بیمه در زمره‌ی حقوق عمومی قرار می‌گیرد.

نکته‌ی مهم برای صاحبان شرکت‌ها و خصوصا مدیران استارتاپ‌های نوپا این است که آنها و شرکتشان، مسئول اصلی انجام روندهای قانونی و پرداختی حق بیمه‌ی اجباری هستند و بیمه شده، هیج مسئولیتی در این زمینه ندارد. به بیان دیگر انجام تمام فرآیندهای قانونی و پرداختی بر عهده‌ی شرکت است و کارمند یا کارگر می‌تواند در صورت اجرا نشدن آنها، از حق خود در مراجع قانونی دفاع کند.

در مورد حق بیمه‌ی مصوب، ۳۰ درصد از دستمزد کارگر باید به‌عنوان حق بیمه به سازمان پرداخت شود. طبق قانون، ۲۳ درصد از این حق بیمه بر عهده‌ی کارفرما و ۷ درصد از آن بر عهده‌ی کارگر است که عموما به‌صورت ماهانه از حقوق و دستمزد وی کسر می‌شود. اکثر کارفرمایان و صاحبان شرکت‌ها، حداقل مصوب اداره‌ی کار را به‌عنوان حقوق کارگران اعلام می‌کنند. علاوه بر حقوق ماهانه، مزایایی چون حق مسکن و بن کارگری هم مشمول بیمه هستند.

به صورت کلی حق بیمه بر اساس فرمول زیر محاسبه می‌شود: حق‌بیمه = {(دستمزد روزانه * تعداد روزهای کارکرد) + حق مسکن + مزایای رفاهی و انگیزه‌ای} *۳۰درصد

در سال ۱۴۰۲ براساس پایه حقوق روزانه (۱,۷۶۹,۴۲۸ ریال) و میزان حق مسکن (۹,۰۰۰,۰۰۰ ریال) و مزایای رفاهی و انگیزه‌ای (۱۱,۰۰۰,۰۰۰ ریال) مبلغ کل حق بیمه حداقل‌ دستمزد برای ماه ۳۱ روزه ۲۲,۴۵۵,۶۸۰ ریال است که از این میزان ۱۷,۲۱۶,۰۲۱ ریال سهم کارفرما و ۵,۲۳۹,۶۵۹ ریال سهم کارگر است. همچنین برای ماه ۳۰ روزه مبلغ کل حق بیمه ۲۱,۹۲۴,۸۵۲ ریال است که سهم کارفرما ۱۶,۸۰۹,۰۵۳ ریال و سهم کارگر ۵,۱۱۵,۷۹۹ ریال است.

هر کارگاه (شرکت، کارگاه، واخد صنفی، کارخانه) برای پرداخت حق بیمه‌ی کارگران خود نیاز به یک کد کارگاهی دارد که در زمان ارسال لیست بیمه به شعبه‌ی تامین اجتماعی و پرداخت حق بیمه، به آن نیاز پیدا می‌کند. در واقع، کدکارگاهی مانند شماره‌ی ملی شرکت است منتهی برای شناسایی در سیستم تامین اجتماعی استفاده می‌شود. این کد در دفترچه‌های درمانی و سابقه‌ی بیمه‌ای کارگران نیز ثبت می‌شود تا شناسایی واحدهای کارگاهی از هم،‌ آسان‌تر شود.

هر دو دسته‌ی کارفرمایان حقیقی و حقوقی باید مدارک خود را در مرحله‌ی اول به‌صورت حضوری به نزدیک‌ترین شعبه‌ی سازمان تامین اجتماعی در شهر خود ارائه دهند. مدارک مورد نیاز برای هر دسته عبارتند از:

• نامه اعلام تاسیس شرکت
• روزنامه رسمی کشور که آگهی تاسیس شرکت درآن اعلام شده است
• اساسنامه شرکت
• تصویر سند مالکیت یا اجاره محل شرکت
• سایر مدارک مرتبط با شروع فعالیت و تاسیس شرکت بر حسب مورد (مانند اظهارنامه ثبت وموافقت اصولی)

کارفرمایان حقیقی باید ظرف مدت ۱۵ روز از تاریخ تاسیس کارگاه برای بیمه کردن کارکنان خود، مدرکی را که نشانگر کارفرما بودن آنها است، به شعبه تحویل دهند. مدارکی که می تواند ملاک کارفرمایی شخص باشد عبارتند از:

• جواز کسب صنفی معتبر(دائم یاموقت) یا هرگونه اجازه کار از مراجع ذیصلاح
• پروانه تاسیس یا بهره برداری
• اسناد مالکیت یا اسناد احاره و یا صلح نامه کارگاه (اعم از رسمی یا عادی)
• تایید اتحادیه یا مجمع امورصنفی مربوطه مبنی بر کارفرمایی و بهره برداری کارگاه

در نهایت، شعبه‌ی مورد نظر امین اجتماعی پس از بررسی مدارک نسبت به تشکیل پرونده و اعلام کد کارگاهی به کارفرما اقدام می‌کند. مراحل بعدی شامل تهیه‌ی لیست ماهانه، ارسال آن به شعبه و پرداخت حق بیمه در زمان مقرر است. لازم به ذکر است در اولین لیست اعلامی به شعبه (لیست اول شرکت یا لیستی که نام هر کارگر جدید برای اولین بار در آن وارد می‌شود)، باید اصل و تصویر شناسنامه کارکنان به شعبه ارائه شود. در مرحله‌ی بعدی، سازمان تامین اجتماعی به هر کارگر (در صورتی که برای اولین بار در سازمان ثبت نام کند) یک شماره بیمه اختصاص می‌دهد که برای دریافت مزایای مختلف مانند دفترچه‌ی خدمات درمانی استفاده می‌شود.

نوع دیگری از ثبت‌نام در بیمه‌ی تامین اجتماعی و پرداخت حق بیمه وجود دارد که به‌صورت پیمانکاری لحاظ می‌شود. این نوع از پرداخت حق بیمه زمانی اجرا می‌شود که واحد کارگاهی، به‌صورت پیمانکار در پروژه‌ای برای شرکتی دیگر فعالیت کند. در این نوع از حق بیمه، کد پیمان به کارگاه اختصاص داده می‌شود و پرداخت حق بیمه،‌ بسته به نوع قرارداد (پیمان) بین کارفرماها تقسیم می‌شود.

بعضی از شرکت‌ها برای تهیه‌ی لیست بیمه تامین اجتماعی از نرم‌افزارهای حسابداری استفاده می‌کنند و دو فایل خروجی را در سایت سازمان تامین اجتماعی بارگذاری می‌کنند. همچنین سازمان تامین اجتماعی به‌منظور تسهیل آماده‌سازی لیست کارکنان و ارائه و پرداخت حق بیمه، نرم‌افزار اختصاصی خود را به‌همراه وبسایتی برای دریافت لیست‌ها تهیه کرده است.

نرم‌افزار اختصاصی این سازمان به نام List disk در این آدرس قابل دریافت است و مراحل نصب و راه‌اندازی آن نیز به‌طور کامل مشخص شده‌اند. کارفرما پس از دریافت و نصب برنامه روی کامپیوتر خود، باید مراحلی ابتدایی را جهت ثبت‌نام کارگاه و کارگران انجام دهد و پس از وارد کردن ریز ساعات کاری و حقوق و دستمزد، در نهایت دو فایل اصلی شامل اطلاعات لیست بیمه را در وبسایت تامین اجتماعی بارگذاری کند. اگر شما هم می‌خواهید از این طریق لیست بیمه را تهیه کنید سعی کنید حتما بر اساس آخرین ورژن آن را آپدیت کنید.

در مرحله‌ی اول باید در منوی اطلاعات پایه، مشخصات کارگاه را وارد کنید. وارد این منو شده و روی گزینه جدید کلیک کنید. در منوی باز شده، مشخصات کارگاه را طبق موارد خواسته شده وارد کنید. در این منو، کد کارگاه همان عدد ۱۰ رقمی است که پس از ارائه‌ی مدارک به شعبه‌ی بیمه، دریافت کرده‌اید.

نام کارگاه در مورد شخص حقوقی اسم شرکت و شخص حقیقی نامی است که برای کسب‌وکار به سازمان تامین اجتماعی اعلام کرده‌اید. نیازی نیست آدرس کارگاه را کامل وارد کنید بلکه وارد کردن محدوده کفایت می‌کند.

در صورت انجام پروژه‌ی پیمانکاری نیز باید با مراجعه به شعبه، کد پیمانکاری دریافت کرده و در این قسمت وارد کنید. فراموش نکنید در زمان انجام پروژه‌های پیمانکاری مشمول قانون بیمه‌ی پیمانکار، باید در نرم‌افزار، کارگاه جدید با کد پیمان بسازید. وارد کردن نرخ حق بیمه در این منو الزامی نیست اما نرخ معمول حق بیمه ۳۰ درصد است.

پس از این مرحله، نوبت به ثبت مشخصات کارکنان می‌رسد که از منوی اطلاعات پایه قابل دسترسی است. در صفحه‌ی باز شده نیز روی دکمه‌ی جدید کلیک کنید تا اطلاعات کارگر جدید ثبت شود. بخش‌های این پنجره به‌وضوح بیان‌گر موارد مورد نیاز هستند اما چند مورد نیاز به دقت دارد. شماره بیمه باید به‌صورت عددی ۸ رقمی وارد شود که مخصوص کارگر است. اطلاعات شخصی باید طبق شناسنامه و کارت ملی وارد شوند. عنوان و کد شغلی نیز با کلیک روی دکمه‌ی ذره‌بین در فیلد مورد نظر، قابل جستجو است.

کدهای شغلی که حروف انگلیسی دارند مخصوص کارگاه‌هایی است که دارای مشاغل سخت و زیان‌آورند.

پس از ثبت اطلاعات تک‌تک کارگران کارگاه، باید لیست ماهانه را برای ماه مورد نظر آماد کنید. از منوی عملیات، بخش لیست ماهانه را انتخاب کرده و در پنجره‌ی باز شده، جدید را انتخاب کنید. با کلیک روی این گزینه،‌ منویی شبیه تصویر زیر باز می‌شود که باید آن را با اطلاعات حقوقی و ساعات کاری شرکت پر کنید. این مرحله نیاز به دقت بالایی از سمت مسئول مربوطه دارد چرا که اطلاعات حقوقی و پرداختی کارمندان را شامل می‌شود.

در این منو در مورد تعداد نفرات، باید تعداد نفرات اصلی (بدون احتساب افراد تحت تکفل) وارد شود. جمع روزها نیز باید با توجه به ۳۰ یا ۳۱ روزه بودن ماه و با ضرب در تعداد کارمندان و روزهای فعالیت آنها محاسبه شود. در بخش جمع دستمزد روزانه باید دستمزد روزانه‌ی کارگران را (که ممکن است با هم تفاوت داشته باشند) وارد کنید. جمع دستمزد ماهانه نیز مجموعی است که از ضرب حقوق روزانه‌ی کارگران در تعداد روزهای فعالیت به‌دست می‌آید.

در بخش مزایا باید مجموع مزایای پرداختی به کارگران را وارد کنید. مزایای ماهانه مشمول به نسبت کارکرد محاسبه می‌شود یعنی اگر کسی نصف ماه را فعالیت می‌کند مزایایش نصف می‌شود. مزایا برای روزهای ۳۱ روزه، ۳۰ روزه و ۲۹ روزه هیچ فرقی ندارند. در نهایت پس از وارد کردن جمع دستمزد ماهانه، نرم‌افزار به‌صورت اتوماتیک سه فیلد سمت چپ را برای محاسبه‌ی حق بیمه پر می‌کند. لازم به ذکر است این بخش بسته به قوانین فعالیت شرکت (مانند استخدام افراد جانباز) قابل تغییر است.

مرحله‌‌ی بعدی ثبت ریزکارکرد است که از همان منوی عملیات و پس از وارد کردن لیست ماهانه فعال می‌شود. به بیان دیگر ریز کارکرد باید برای هر ماه به‌صورت جداگانه وارد شود. در این فرم باید برای هر شخص به‌صورت جداگانه روزهای کارکرد، دستمزد روزانه و مزایای ماهانه‌ی مشمول را وارد کنید. در این مراحل از نرم‌افزار این امکان را دارد که ریز کارکرد را از ماه دیگری به این ماه کپی کنید و از شما سوال می‌کند و می‌توانید آن ماهی را که اطلاعات در آن درج شده انتخاب کنید. در غیر این صورت لیست جدید باز کنید و برای هر پرسنل اطلاعات کامل را ثبت کنید.

توجه کنید که مزایایی مثل اضافه کاریمزایای ماهانه مشمول غیرمستمر هستند که همیشه یکسان نیستند. این مزایا را حتما به صورت تفکیکی ثبت کنید که در محاسبات فنی آینده دچار مشکل نشوید.

نرم‌افزار این موارد را با جمع‌های وارد شده در لیست ماهانه مقایسه کرده و در صورت مغایرت، پیغام خطا می‌دهد.

پس از وارد کردن تمامی موارد بالا، از همان منوی عملیات روی دکمه‌ی تهیه‌ی دیسکت کلیک کنید و دو فایل مورد نظر را طبق تصویر زیر بسازید. در نهایت این دو فایل را می‌توانید با مراجعه‌ی حضوری به شعبه‌ی تامین اجتماعی یا از طریق وبسایت این شرکت به آدرس samt.tamin.ir و پس از دریافت نام کاربری و رمز عبور، جهت بررسی و صدور فیش پرداخت ارائه کنید.

برای ارسال لیست بیمه به صورت آنلاین باید در سامانه‌ی E service نام کاربری و رمز عبور داشته باشید. برای این کار کارفرمای اصلی کارگاه یا مدیرعامل باید اطلاعاتش را در سامانه‌ی تامین اجتماعی بارگذاری کند و پس از تایید به ارسال لیست بیمه به صورت آنلاین دسترسی پیدا کند.

برای ارسال لیست بیمه در سایت سازمان تامین اجتماعی ابتدا از بخش کارفرمایان گزینه‌ی ارسال لیست حق بیمه را انتخاب کنید.

با انتخاب این گزینه وارد صفحه‌ی اختصاصی مشاهده سوابق ارسال لیست، بارگذاری فایل، ارسال لیست به روش‌های آنلاین و کپی از ماه قبل و میز کار اصلاحی می‌شوید.

در بخش بارگذاری فایل لیست حق بیمه، لیست ماهانه خود را که با نرم‌افزار list disk یا نرم‌افزار حسابداری تهیه کرده‌اید بارگذاری کنید. سپس کلید ثبت لیست حق بیمه را بزنید تا بتوانید فهرست بیمه‌شدگان و ریزاطلاعات لیست را مشاهده کنید.

با کلیک روی گزینه‌ی ارسال به شعبه، اطلاعات بررسی می‌شود و اگر خطا نداشته باشد تایید نهایی شده و برگ پرداخت به شما نمایش داده می‌شود. پس از این مرحله می‌توانید به روش آنلاین یا بانکی آن را پرداخت کنید.

در مورد کارگاه‌هایی که حداکثر ۵ نفر بیمه‌شده دارد این امکان وجود دارد که بدون نیاز به نرم‌افزار list disk به طور آنلاین لیست حق بیمه ماهانه کارگاه را تهیه و ارسال کنید.

برای این کار ابتدا باید با انتخاب کارگاه و در صورت نیاز ردیف پیمان، ماه و سال مورد نظر و شماره لیست را نوشته و روی گزینه‌ی ثبت کلیک کند.

سپس در صفحه‌ی بیمه‌شدگان شماره بیمه کارکنان به همراه اطلاعات مربوط به روز کارکرد شغل و مزایای غیرمستمر ماهانه را تکمیل کنید و کلید محاسبه مقادیر محاسباتی را بزنید تا کلیه محاسبات مزد و حق بیمه متعلقه بر اساس اطلاعات وارد شده محاسبه شود.

مزایای رفاهی و کمک هزینه مسکن بیمه‌شدگان مشمول قانون کار به صورت هوشمند بر اساس روز کارکرد در محاسبه مقادیر انجام می‌شود. پس در قسمت مزایای ماهانه مشمول فقط مزایای غیرمستمر بیمه‌شده را بنویسید. سپس از قسمت ریز اطلاعات لیست همه مقادیر را کنترل و تایید و ارسال کنید. در صورتی که خطایی وجود نداشته باشد لیست دریافت شده و باید حق بیمه را از طریق آنلاین یا حضوری پرداخت کنید.