مشکلات متداول جلسات روزانه‌ تیم‌ها

یکی از کلیدهای موفقیت هر تیم، نشست‌ها و دور هم جمع شدن منظم اعضا است. برای تیم‌های رهبری که می‌کوشند یک کسب‌وکار را به مرحله‌ی مقیاس‌پذیری برسانند، ریتم این نشست‌ها از اهمیتی حیاتی برخوردار است. جلسات متوالی و پی‌درپی که با فواصل زمانی کوتاه برگزار می‌شوند، اعضای تیم را خسته و بی‌انگیزه می‌کنند. از طرف دیگر، جلسات نامنظم به ناهماهنگی فعالیت کارمندان منجر می‌شود. زمان‌بندی و دستور کار مناسب، فاکتورهای ضروری تسریع رشد و بهبود عملکرد تیم هستند.

بسته به شرایط، برگزاری درست و مؤثر برخی از میتینگ‌های تیمی یکی از مهم‌ترین وظایف رهبران به شمار می‌رود. بااین‌حال هنوز گرد هم آمدن روزانه‌ی تیم که استندآپ نیز نامیده می‌شود، با چالش‌های زیادی همراه‌ است. اداره و مدیریت این نشست‌ها به تمرکز و نظم بسیار بالایی نیاز دارد.

یکی از بهترین روش‌های شناخته‌شده برای اجرای مؤثر و سریع جلسات تیم، استفاده از یک ابزار ساده است: کارت‌های ایندکس ۱۲ در ۸ سانتی‌متری. در ادامه توضیح می‌دهیم که این روش چگونه اجرا می‌شود:

به تعداد اعضای تیم، خودکار و کارت ایندکس آماده می‌کنیم و زمانی که اعضا دور هم جمع شدند، از آن‌ها می‌خواهی در طول سه دقیقه، در مورد سه موضوعی که روی کارت‌ها نوشته‌ شده است، سه نکته‌ای را که به ذهنشان می‌رسد یادداشت کنند.

دو قانون مهم باید در طول جلسه رعایت شود. اول اینکه اعضای تیم فقط می‌توانند در مورد موضوعاتی که روی کارت‌ها نوشته‌ شده است صحبت کنند. دوم اینکه آن‌ها زیر هر یک از سه موضوعی که روی کارت‌ها نوشته‌ شده است، تنها سه نکته را ذکر می‌کنند؛ یعنی درمجموع ۹ نکته.

اعضای تیم باید در بخش اول (بالای کارت) سه وظیفه یا مسئولیتی را که روز گذشته انجام داده‌اند، بنویسند؛ فقط سه کار تکمیل‌شده، نه هر موضوعی که دیروز پیش‌ آمده است. آن‌ها نباید افرادی را که ملاقات کرده‌اند، کارهایی را که فراموش کرده‌اند یا صحبت‌های وقت ناهار را یادآوری کنند. موارد ذکرشده باید وظایف مهمی باشند که به‌درستی به پایان رسیده‌اند. این روند باعث می‌شود وقت جلسه با مطرح‌ شدن موضوعات غیر ضروری و نکاتی که نیاز نیست همه‌ی اعضا بشنوند، هدر نرود.

در بخش دوم کارت، اعضای تیم سه وظیفه‌ی مهم روز جاری را یادداشت می‌کنند (به لحاظ تکنیکی، سه وظیفه‌ای که در فاصله‌ی زمانی این نشست و جلسه‌ی آینده به عهده‌ دارند). در این مرحله نیز آن‌ها نباید لیست وظایف روزمره‌ی خودیا اولویت‌های شخصی‌ را ذکر کنند. تمرکز جلسه فقط روی آیتم‌هایی است که امروز انجام می‌شود. به‌این‌ترتیب بین کارهایی که در طول ۲۴ ساعت آینده اجرا می‌شوند، هماهنگی به وجود می‌آید.

درنهایت اعضای تیم سه مانع یا مشکل اصلی را که در حال حاضر با آن مواجه‌اند، پایین کارت می‌نویسند. این موانع ممکن است موضوعاتی نظیر منابع، اطلاعات، عوامل مزاحم، تعهدات دیگر و نظیر آن باشند. این بخش به دو دلیل از اهمیت بالایی برخوردار است. نخست آنکه اعضای تیم می‌توانند حمایت مورد نیازشان را به دست آورند. به‌علاوه این جریان باعث می‌شود آن‌ها بلافاصله به دنبال استراتژی و راه‌ حلی برای کاهش مشکلات موجود باشند.

ممکن است بپرسید چرا این روش کارآمد است. به این دلیل که نشست‌های روزانه، معمولاً به سه دلیل شکست می‌خورند و اگر شما بتوانید از این عوامل اجتناب کنید، شانس موفقیت بیشتری خواهید داشت:

نشست‌های روزانه باید کوتاه باشند؛ یعنی هرگز بیش از ۱۵ دقیقه طول نکشند (حالت ایده‌آل ۱۰ دقیقه). اگر برای هر بار دورهم جمع شدن، زمان بیشتری صرف می‌کنید، درواقع وقت اعضای تیم را هدر می‌دهید. این احتمال هم وجود دارد که بیش‌ازحد روی مسائل تعمق می‌کنید. جلسات را کوتاه و متمرکز نگه‌دارید. به یاد داشته باشید که نشست‌های روزانه، به‌منظور هماهنگی اعضای تیم و شناسایی مسائل برگزار می‌شوند، نه باهدف حل مشکلات.

جلسات روزانه باید روی بازه‌ی زمانی کوتاه‌مدت متمرکز شوند؛ یعنی فقط دیروز و امروز. اجازه ندهید گفتگوها به زمان گذشته و آینده برگردند. تنها اتفاقاتی باید مطرح شوند که در فاصله‌ی دو جلسه رخ‌ داده‌اند.

نشست‌های روزانه باید روی مسائلی متمرکز شوند که از بالاترین اولویت برخوردارند. اگر مسئله‌ای یک اولویت کلیدی محسوب نمی‌شود، آن را مطرح نکنید. همیشه جزئیات زیادی وجود دارد که ضروری نیست همه‌ی کارمندان از آن‌ها مطلع شوند. هدف این جلسات، همکاری و هماهنگی اعضای تیم است، نه مشغول کردن ذهن آن‌ها به مسائل جزئی و حاشیه‌ای.

استراتژی کارت‌های ۸ × ۱۲، ابزاری فیزیکی در اختیار شما می‌گذارد که به کمک آن دامنه و محدوده‌ی جلسه مشخص و مکالمات متمرکز می‌شوند.

صرف‌ نظر از تکنیکی که برای نظم بخشیدن به نشست‌های روزانه‌ی تیم انتخاب می‌کنید، سعی کنید زمان را کوتاه نگه‌دارید، فریم‌های فوری و سریعی برای آن‌ها تعیین کنید و مباحثات را به اولویت‌های مهم محدود کنید. به‌این‌ترتیب جلسات ارزشمندتری خواهید داشت و به‌احتمال‌ زیاد، تیم نیز به این روال عادت می‌کند.