راهنمای جامع محیط کار باز: مزایا، معایب، راه‌حل‌ها

در طول یکی دو سال اخیر، محیط کار باز به روند اصلی طراحی دفاتر کاری تبدیل‌شده است. بااین‌حال محیط کار باز برای همه‌ی کسب‌وکارها مناسب نیست. هر شرکتی، پیش از اینکه فضای کاری کارمندان خود را به دست طراحی‌های مد روز بسپارد، باید مزایای و معایب آن را بررسی کند و بهترین تمهیدات را برای افزایش کارایی کارمندان خود در نظر بگیرد.

ما تاکنون در زومیت، در مقالات مختلفی به ویژگی‌های مثبت و منفی محیط کار پرداخته‌ایم. در این مطلب، مهم‌ترین مزایا و معایب دفتر کاری باز را  مرور می‌کنیم و راه‌حل برخی از مشکلات را نیز پیشنهاد می‌دهیم:

مزایای دفاتر کاری باز و برتری آن نسبت به اتاق‌های مجزا

صرفه‌جویی در فضا و کاهش هزینه‌ها

در طراحی فضای کاری باز، اتاق‌های جداگانه حذف می‌شوند و حداقل فضای موردنیاز برای هر ایستگاه کاری برنامه‌ریزی می‌شود. شکی نیست که دفاتر کاری مجزا، مستلزم هزینه‌ی بسیار بیشتری هستند. محیط‌های کاری باز، فضای بیشتری را در اختیار عده‌ی بیشتری (در یک ساختمان یا سالن کوچک) می‌گذارد، به همین دلیل بسیار اقتصادی‌تر از دفاتر کاری مجزا محسوب می‌شود.

بهبود روابط اعضای شرکت

زمانی که یک محیط کار، فاقد موانع فیزیکی است، کارمندان به‌احتمال بیشتری در کنار هم و مانند یک تیم واقعی کار می‌کنند. روابط بهتر، به‌طور طبیعی سطوح همکاری را بالا می‌برد و حتی یک مدیر هم احساس راحتی بیشتری خواهد داشت.

به‌علاوه، دفاتر کاری باز فرصت بسیار خوبی را برای آزادکاران فراهم می‌کنند که در غیر این صورت، باید در خانه کار کنند. آزادکاران با حضور در دفاتر کاری اشتراکی، نه‌تنها فرصتی برای معاشرت با دیگران به دست می‌آورند، بلکه احتمالاً از طریق این روابط، کسب‌وکار خود را رونق می‌دهند.

نکته‌ی دیگر، پدیده‌ای به نام «تقاطع فرهنگی» است که پیرو رویارویی کارمندان مختلف در دفاتر کاری باز رخ می‌دهد و به افزایش خلاقیت، حمایت و «احساس یک جامعه بودن» منجر می‌شود.

کاملاً قابل پیش‌بینی است که در یک محیط کار باز، ازآنجاکه همه‌ی کارمندان در فضایی نزدیک به هم ساکن هستند، نظرات خود را در مورد هر موضوع خاص به‌راحتی مطرح کنند و به تبادل ایده بپردازند. به‌تبع بهره‌وری همفکری و ایده پردازی در چنین فضایی بیشتر است. برعکس، در یک محیط کار بسته (اتاق‌های مجزا)، همان‌طور که تعامل کارمندان با یکدیگر کمتر می‌شود، نرخ همفکری و تبادل ایده نیز کاهش می‌یابد.

تسهیل نظارت

در یک محیط کار باز، مدیران و رهبران به‌صورت ساده و کارآمدتری بر تیم خود نظارت می‌کنند. بازهم طبیعی است که وقتی کارمندان کنار هم هستند، مدیران برای بازبینی کارها، مجبور نیستند از اتاقی به اتاق دیگر بروند. این نظارت دقیق باعث می‌شود بسیاری از مشکلات، به‌سرعت ردیابی و برطرف بشوند.

بهبود روابط کارمندان و مدیران

رابطه‌ی مدیران (رهبران- کارفرمایان) و کارمندان در محیط کار بار بهبود می‌یابد، زیرا هر دو گروه هرزمانی که بخواهند، به یکدیگر دسترسی خواهند داشت. به همین دلیل نیز فضای کاری ارتقا پیدا می‌کند.

اگر کارمندان شاد باشند، بهره‌وری آن‌ها به‌طور طبیعی بالا می‌رود. درحالی‌که در محیط کار بسته، روابط کارمند و کارفرما بسیار رسمی و محدود است.

موفقیت در پروژه‌های گروهی

هنگامی‌که همه‌ی دفتر، روی یک پروژه‌ی خاص متمرکزشده، مدیران به‌راحتی می‌توانند پیشرفت و نتایج را اندازه‌گیری کنند، چراکه همه‌ی همکاران، در یک فضای مشترک و زیر یک سقف کار می‌کنند.

در این محیط پردازش اطلاعات و تبادل بازخورد ساده‌تر می‌شود، چراکه همه‌ی افراد به‌راحتی در دسترس هستند و در صورت نیاز به یک جلسه‌ی فوری، آن‌ها  می‌توانند صندلی‌های خود را بیرون بکشند و دورهم بنشینند. دیگر نیازی به ارسال پیام و برنامه‌ریزی برای یک جلسه‌ی رسمی نیست.

به‌علاوه، در محیط کار باز سرعت پیشرفت در پروژه‌ها نیز افزایش می‌یابد، زیرا اعضای تیم مجبور نیستند برای هر بخش از وظایف خود، از اتاق یک همکار به دفتر همکار دیگر بروند.

هزینه‌های تکراری کاهش می‌یابد

برخی از هزینه‌ها، مانند هزینه‌ی تهویه‌ی مطبوع شرکت یا هزینه‌ی برق، در یک محیط کار باز به‌مراتب کمتر از محیط کار بسته هستند. بنابراین شرکت‌هایی که از محیط باز بهره می‌برند با صرفه‌جویی در این هزینه‌ها، بودجه‌ی خود را به مسائل مهم اختصاص می‌دهند.

تنظیمات و اصلاحات شرکت راحت‌تر می‌شوند

در یک شرکت خصوصی، توسعه یک گزینه اجتناب‌ناپذیر است و استخدام کارکنان جدید، یکی از مراحل طبیعی توسعه به شمار می‌رود. در یک محیط کار باز، به‌راحتی با افزودن چند صندلی و اتاقک (Cubicle) با هزینه‌ی بسیار پایین‌تر می‌توان افراد جدید را ساکن کرد.

مسئله‌ی اختصاص دفتر به نیروهای استخدامی جدید، همیشه یکی از مشکلات پردردسر محیط‌های کاری بسته بوده است. آیا می‌توان دیوارها را خراب کرد و اتاق‌های جدیدی ساخت؟ در دوران رشد و توسعه‌ی کسب‌وکار، این مشکل نیز به سایر مسائل اضافه می‌شود.

تأثیر مثبت بر مشتریان

همان‌طور که اشاره شد، در حال حاضر محیط کار باز یک روند محسوب می‌شود و نمی‌توان تأثیر روندها را بر مشتریان نادیده گرفت. به بیان ساده، امروزه شرکت‌هایی که از محیط‌های کار بسته بهره می‌برند، فرهنگ‌سازمانی سنتی را در ذهن مخاطبان تداعی می‌کنند. صرف‌نظر از تأثیر واقعی طراحی محیط کار، مشتریان شرکت معمولاً دفاتر کاری باز را یکی از نمادهای خلاقیت یا به‌روز بودن کسب‌وکار می‌دانند. حتی برگزاری جلسه با مشتریان (یا نمایندگان فروش) در دفاتر سنتی، تا حدودی عجیب به نظر می‌رسد.

نقاط ضعف محیط کار باز نسبت به دفاتر مجزا

محیط پر سروصدا

کاملاً قابل پیش‌بینی است که دفاتر کاری باز، نسبت به دفاتر بسته، شلوغ و پرسروصدا باشند. اما لحظه‌ای را تصور کنید که عده‌ای از کارمندان با صدای بلند در مورد پروژه بحث می‌کنند؛ چندین تلفن به‌طور هم‌زمان زنگ میزند و گروهی نیز به مکالمات شخصی مشغول‌اند!

یکی از بزرگ‌ترین مشکلات محیط کار باز، حواس‌پرتی است. علاوه بر سروصدا، عوامل دیگری مانند عادت‌های کوچک همکاران، مراجعه‌ی آسان و مکرر به یکدیگر، راه رفتن پرسنل در سالن، یا حتی باز و بسته شدن مداوم درهای دفتر کار، همگی مانع از متمرکز باقی ماندن کارمندان می‌شوند. البته منظور این نیست که محیط کار بسته (دفاتر مجزا) کارمندان را از هرگونه حواس‌پرتی حفظ می‌کنند.

فقدان امنیت و حریم خصوصی

در شرایطی که همه‌ی  کارمندان در یک سالن باز و کنار یکدیگر نشسته‌اند، صحبت کردن از امنیت و حریم خصوصی کار سختی است. این در حالی است که در دفاتر مجزا، کارمندان می‌توانند درب اتاق خود را ببندند و مجبور نیستند برای یک  صحبت خصوصی با تلفن، محیط کار را ترک کنند. به این مسائل، مراقبت از وسایل شخصی و اطلاعات دیجیتالی را نیز اضافه کنید.

استرس و تنش

مشکلاتی نظیر حواس‌پرتی و تلاش برای حفظ حریم خصوصی، کارمندان را در معرض فشار مداوم روانی قرار می‌دهد. پیامدهای منفی استرس در محیط کار، به‌اندازه‌ای مهم است که ما در یک مطلب مجزا، به تنش‌های محیط کار باز پرداخته‌ایم. بیایید به‌طور خلاصه نگاهی به این فاکتورها داشته باشیم:

مدیران آزاردهنده: تحقیقات موسسه‌ی گالوپ نشان می‌دهد که مدیران بد، علت اصلی ترک شغل کارمندان هستند. دفاتر کاری باز مدیران بد را آزاردهنده‌تر نیز می‌کنند، چراکه هیچ راه خاصی برای خلاص شدن از نگاه مداوم آن‌ها وجود ندارد.

کارمندان درون‌گرا: درحالی‌که یکی از مهم‌ترین مزایای دفاتر کاری باز، تعاملات اجتماعی بیشتر است، نباید فراموش کنیم که حدود نیمی از کارمندان متمایل به درون‌گرایی و یک‌چهارم آن‌ها نیز کاملاً درون‌گرا هستند. دفاتر کاری باز، اضطراب و وحشت این گروه از کارمندان را افزایش می‌دهند و به ناکارآمدی زندگی شغلی و شخصی آن‌ها منجر می‌شوند.

هورمون کورتیزول: کارمندان در یک محیط کار باز دائماً نگران اطراف و پشت سر خود هستند. در این شرایط بدن انسان هورمون کورتیزول بیشتری آزاد می‌کند. کورتیزول، نه‌تنها استرس را افزایش می‌دهد، بلکه سیستم ایمنی بدن را ضعیف می‌کند و احتمال ابتلا به بیماری‌های مزمن را بالاتر می‌برد.

آلودگی

در یک محیط کار باز، حتی بیماری‌های ساده‌ای مانند سرماخوردگی نیز سریع‌تر شیوع پیدا می‌کنند. این امر بهره‌وری کل سازمان را کاهش می‌دهد، زیرا کارایی تعداد زیادی از کارمندان به‌طور هم‌زمان، افت می‌کند. گسترش آلودگی در محیط کار، قابل‌اجتناب نیست و به کارمندان توصیه می‌شود در خصوص بهداشت فردی خود، کوتاهی نکنند.

محیط کار باز: توصیه‌هایی به کارفرمایان

اگر قصد دارید محیط کار بهینه‌ای طراحی و آماده‌سازی کنید، به این نکات توجه کنید:

معیار خود را از افزایش بهره‌وری تعریف کنید. آیا معیار شما از بهره‌وری مطابق روش‌های سنتی و با توجه به هزینه یا بازدهی هر مترمربع از فضای شرکت تعریف می‌شود؟ یا تعاملات کارمندان، یا ساعات کاری آن‌ها را معیار اصلی میدانید؟

به کارمندان اجازه‌ی تغییر بدهید: انعطاف‌پذیر باشید و اجازه بدهید کارمندان در طول روز و بسته به شرایط، محیط اطراف خود را تغییر بدهند و شخصی‌سازی کنند. انعطاف‌پذیری شما در این زمینه مستقیماً بهره‌وری کارمندان را افزایش می‌دهد، البته تا جایی که این تغییرات، کارایی سایر اعضای تیم را تحت تأثیر قرار ندهد.

محیط کار باز: راه‌حل‌هایی برای کارمندان

استفاده از هدفون، اولین راه‌حل ساده‌ای است که برای رفع مشکل حواس‌پرتی ناشی از سروصدای محیط کار توصیه می‌شود. ولی اگر فکر می‌کنید نمی‌توانید هم‌زمان با موسیقی ملایم کارکنید، از صداگیر سیلیکونی گوش استفاده کنید. تهیه‌ی  این صداگیرهای ارزان‌قیمت، بسیار آسان است و در طول مدتی که روی یک پروژه یا وظیفه‌ی خاص کار می‌کنید، به حفظ تمرکز شما کمک می‌کند. به یاد داشته باشید که گوش دادن به موسیقی تند، پادکست، رادیو و امثال آن، به‌هیچ‌عنوان توصیه نمی‌شود. زیرا این گزینه‌ها مغز شما را بیشتر مشغول می‌کند.

راه‌حل بهتر، تصویب «قانون کتابخانه» در محیط کار است. قانون کتابخانه، به این معنا است که تا حد ممکن آرام حرف بزنید. حواس اطرافیان را پرت نکنید و تمرکز آن‌ها را به هم نزنید. اگر ضروری است که با سطوح نرمال صدا، با کسی صحبت کنید؛ او را به یکی از اتاق‌های دیگر (یا بیرون از دفتر) دعوت کنید. لازم به ذکر است که یکی از کلیدهای اصلی محیط کار باز، وجود اتاق‌های فرعی است که لوازمی مانند دستگاه کپی (و سایر ابزارهایی که آرامش صوتی را برهم می‌زنند) را در آن‌ها بگذارید. زمانی که چند نفر از کارمندان باید در مورد موضوعی صحبت کنند یا جلسه‌ی ایستاده‌ی کوتاهی داشته باشند، می‌توانند به همین اتاق‌ها مراجعه کنند.

به‌منظور کاهش استرس و تجدید انرژی، در اوقات استراحت از دفتر خارج شوید و کمی قدم بزنید. حتی برای مدتی کوتاه، ترک محیط به شما کمک می‌کند روحیه‌ی بهتری پیدا کنید.

بنابراین مدت‌زمان مشخصی را کنار بگذارید و منحصراً روی کار خودتان متمرکز شوید. به همکاران و اطرافیان صریحاً اعلام کنید که در این مدت به شما مراجعه نکنند، مگر اینکه شرایط اورژانسی به وجود آمده باشد. شما می‌توانید پس‌ازاین مدت، به اولویت‌های بعدی خود (مثل کمک کردن به دیگران) بپردازید.

در پایان، یک محیط کار باز تأثیر زیادی بر فرهنگ‌سازمانی، نوآوری و همکاری دارد، اما لزوماً برای همه‌ی کسب‌وکارها مناسب نیست. پیش از اینکه سبک خاصی را برای طراحی محیط کار انتخاب کنید، همه‌ی جوانب را بررسی کنید. بهترین محیط کار، فضایی است که در آن تعادل برقرار باشد. اگر کارمندی هستید که در محیط کار باز کار می‌کنید، از هر راهی که به کاهش تنش و افزایش راحتی و آرامش شما کمک می‌کند و درعین‌حال تضادی با رفاه سایر کارمندان و قوانین شرکت ندارد، کمک بگیرید.