آموزش مدیریت زمان پروژه

زمان یکی از باارزش‌ترین منابع هر پروژه است. شما برای هر محصول یا خدمت مورد نظر، زمان محدودی در اختیار دارید و بدون مدیریت صحیح زمان، ممکن است پروژه‌ی شما به یک فاجعه ختم شود. همان‌طور که حدس می‌زنید برنامه‌ریزی ساده‌ترین روش مدیریت زمان است. در این رویکرد فعالیت‌های موردنیاز برای تکمیل پروژه برآورد می‌شود و زمان‌بندی کارها، بر اساس تخصیص منابع به هر فعالیت، مشخص می‌شود.

علاوه بر برآورد و تخصیص منابع، هزینه‌ها هم رابطه‌ی مستقیمی با مدیریت زمان دارند، چراکه پروسه‌های طولانی، هزینه‌ی بالاتری به پروژه تحمیل می‌کنند.

در مرحله‌ی اول، شما تمام سیاست‌ها، روندها و اسناد موردنیاز مدیریت پروژه را، از طرح اولیه گرفته تا توسعه مداوم و همچنین اجرا و کنترل برنامه، مشخص می‌کنید. این فرایند بسته به نیازهای پروژه و میزان رسمی بودن آن، ممکن است بسیار تفصیلی باشد، اما مهم‌ترین مزیتی که دارد این است که سمت‌وسوی مدیریت زمان‌بندی را روشن می‌کند.    

در این مرحله، کلیه‌ی اقدامات خاصی را که در راستای تولید محصولات انجام می‌شوند، شناسایی و ثبت می‌کنید. هدف اصلی این است که یک مبنای مشخص برای برآوردها، زمان‌بندی، اجرا، نظارت و کنترل کار پروژه در اختیار داشته باشید. چه وظایفی باید انجام شود تا پروژه به هدف نهایی خود برسد؟ این وظایف را لیست می‌کنید و اگر فعالیتی به شکست کار (WBS) نیاز دارد، جزئیات کار آن را تعیین می‌کنید. به عبارتی، اگر برای تکمیل یک وظیفه، بهتر است آن را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید و هر بخش را به یکی از اعضای تیم بسپارید، باید دقیقاً محتوای هر «بسته‌ی کاری» را به فهرست خود وارد کنید.

نکته: خروجی فرایند تعریف وظایف، به‌عنوان ورودی فرایند بعد مورداستفاده قرار می‌گیرد.

لیست فعالیت‌های شناسایی‌شده را به‌دقت بررسی کنید و با در نظر گرفتن همه‌ی محدودیت‌های پروژه، آن‌ها را به شیوه‌ای مرتب کنید که بهترین اثربخشی را داشته باشند. به‌این‌ترتیب رابطه‌ی بین فعالیت‌ها مشخص می‌شود. رابطه‌ی منطقی فعالیت‌ها، باید یک زمان‌بندی واقعی به شما بدهد. به همین دلیل اگر یک پروسه، احتمال تأخیر یا تعجیل داشته باشد، باید آن را در رابطه‌ی منطقی فعالیت‌ها لحاظ کنید.

در این مرحله منابع موردنیاز برای هر پروسه را برآورد کنید. به‌بیان‌دیگر، نوع و میزان مواد و مصالح، نیروی انسانی، تجهیزات و تدارکات هر پروسه را تخمین بزنید. مهم‌ترین مزیت این فرایند، این است که به شما امکان می‌دهد برآوردهای درست‌تری از زمان و هزینه‌ها داشته باشید.

البته این مرحله، با چالش‌های خاصی همراه است، چراکه شما باید عرضه و تقاضای هر منبع/ نیروی کار و ارتباط آن با پروژه را ارزیابی کنید. آیا منابعی که در دسترس شما است، برای تخصیص به پروسه‌ها کافی است یا به منابع بیشتری نیاز دارید؟

نقش‌های کاری را به افراد تیم اختصاص بدهید و بعد وابستگی‌ها را بر اساس تخصیص منابع بررسی کنید. به‌عنوان‌مثال اگر یک برنامه‌نویس را برای ۱۵ فعالیت در نظر گرفته‌اید و می‌بینید که ۱۰ مورد از آن‌ها با یکدیگر تداخل دارند، باید یک برنامه‌نویس دیگر هم استخدام کنید، یا بپذیرید که احتمالاً تایملاین پروژه، طولانی‌تر خواهد شد.

این مرحله یکی از سخت‌ترین فرایندهای مدیریت پروژه است. شما باید بررسی کنید که با توجه به منابعی که در اختیاردارید، چقدر طول می‌کشد تا هر وظیفه را تکمیل کنید. فراموش نکنید که سطح دسترسی به منابع و تعطیلات را در مدت‌زمان فعالیت‌ها لحاظ کنید. فقط به این دلیل که یک فعالیت به ۸ ساعت زمان نیاز دارد، به این معنی نیست که تا فردا صبح به پایان رسیده باشد!

نکته: برخی از مدیران پروژه ترجیح می‌دهند در برآوردهای خود، فقط ۸۰ درصد از منابع را در نظر بگیرند تا در صورت وقوع رویدادهای غیرمنتظره مانند بیماری اعضای تیم، مشکلات عرضه، خرابی تجهیزات، حوادث و شرایط اضطراری، به مشکل کمبود زمان و منابع برنخورند. مشاوره و بازخورد گرفتن از مدیران دیگر هم ایده‌ی خوبی برای اطمینان پیدا کردن از صحت برآوردها است.

این روش، دقیق‌ترین سیستم برآورد به شمار می‌رود. در این روش شما پروژه را به‌عنوان یک «کل» برآورد می‌کنید. به این منظور طبق WBS، وظایف بزرگ را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید، زمان لازم برای تکمیل هرکدام از زیرمجموعه‌ها را تخمین بزنید و در پایان، با در نظر گرفتن سایر مفروضات، زمان کل پروژه را برآورد کنید. هرچه جزئیات بیشتری در اختیار داشته باشید، برآورد شما هم دقیق‌تر خواهد بود.

نکته: اجرای این روش کمی سخت است، ولی کارتان را در طول پروژه راحت‌تر می‌کند. فقط اطمینان حاصل کنید که به فاز طراحی، زمان کافی اختصاص داده‌اید.

در این روش شما برای برآورد مدت‌زمان یک فعالیت یا کل یک پروژه، از اطلاعات زمانی پروژه‌های مشابه استفاده می‌کنید. این روش بیشتر برای شرایطی مناسب است اطلاعات تفصیلی کاملی از پروژه در اختیار ندارید. به‌تبع دقت این برآورد پایین‌تر است. هرچه پروژه‌ها شباهت بیشتری داشته باشند و مهارت و تخصص اعضای تیم بیشتر باشد، دقت این برآورد بالاتر می‌رود.

در این روش، شما مدت‌زمان موردنیاز برای تکمیل یک واحد کار را در تعداد کل زیرمجموعه‌ها، ضرب می‌کنید. مثلاً اگر می‌خواهید صفحات یک وب‌سایت را طراحی کنید، برآورد می‌کنید که یک صفحه، به چقدر زمان نیاز دارد و آن را در تعداد صفحات ضرب می‌کنید و یک تخمین کلی از مدت‌زمان کل پروژه به دست می‌آورید.

شما می‌توانید دقت برآوردهای خود را با در نظر گرفتن ریسک و عدم قطعیت، بهبود دهید. در این روش شما سه احتمال (بدبینانه، خوش‌بینانه، بسیار محتمل) را در نظر می‌گیرید و بر اساس هرکدام از این حالات، زمان یک فعالیت (یا کل پروژه) را تخمین می‌زنید. سپس با آنالیز توزیع این سه برآورد، مدت‌زمان فعالیت/ پروژه را به دست می‌آورید. مزیت برآورد سه‌نقطه‌ای این است که به شما اجازه می‌دهد انتظارات منطقی بیشتری را بر اساس تخمین‌های واقعی‌تر، تنظیم کنید.

برای توسعه‌ی یک برنامه‌ی دقیق، به برخی از پارامترهای مراحل قبل نیاز دارید. ترتیب فعالیت‌ها، مدت‌زمان هر فعالیت و منابع تخصیص داده‌شده به هر فعالیت، مهم‌ترین پارامترهای موردنیاز هستند. به کمک توسعه‌ی زمان‌بندی می‌توانید تاریخ شروع و پایان هر فعالیت و نقطه‌ی عطف را برنامه‌ریزی کنید. نرم‌افزارهایی مثل Microsoft Project، به شما کمک می‌کنند برنامه‌ریزی دقیق‌تر و معتبرتری داشته باشید. ولی بهتر است برای نظارت ملموس بیشتر به فعالیت‌ها، یک نمودار گانت نیز ترسیم کنید.

در مرحله‌ی آخر، وضعیت فعالیت‌های پروژه را مورد نظارت و بررسی قرار می‌دهید تا پیشرفت، به‌روزرسانی‌ها و تعدیل و اصلاح تغییرات را برمبنای برنامه‌ی زمانی مشخص‌شده،، مدیریت کنید. این فرایند به شما کمک می‌کند انحرافات برنامه را شناسایی کنید و اقدامات اصلاحی لازم را برای مینیمم کردن ریسک، انجام دهید.

شکی نیست که تهیه‌ی برنامه‌ی پروژه و پیگیری آن، بخش‌های مهمی از مدیریت پروژه هستند، ولی همه‌ی زحمات شما به صحت این مراحل بستگی خواهد داشت. پس برای اجتناب از هرگونه اتفاق غیر منظره‌ی نامطلوب، که مانع از دستیابی شما به اهداف نهایی پروژه می‌شود، باید در بازه‌های زمانی مشخص، وضعیت هر پروسه را مورد نظارت قرار دهید.