آموزش مدیریت محدوده‌ی پروژه

مدیریت محدوده‌ی پروژه، شامل فرآیندهایی است که تضمین می‌کنند برای رسیدن به نتیجه‌ی موفقیت‌آمیز نهایی، صرفاً کارهای مورد نیاز را انجام می‌دهیم و از پروسه‌های غیر ضروری اجتناب می‌کنیم. پیش از هر چیز، دو اصطلاح را از هم تفکیک می‌کنیم:

• محدوده‌ی محصول: توابع و ویژگی‌هایی که خصوصیات محصول یا خدمات نهایی را تعریف می‌کنند.
• محدوده‌ی پروژه: کارهایی که باید انجام شود تا نتیجه‌ی پروژه، در قالب محدوده‌ی محصول (یعنی توابع و ویژگی‌های آن) به دست آید.

با این مقدمه، مدیریت محدوده‌ی پروژه حاوی آیتم‌ها و وظایفی است که ما را دقیقاً به یک نتیجه‌ی مشخص می‌رساند و مانع از این می‌شود که وقت، منابع و انرژی‌مان را به کارهایی اختصاص دهیم که ضروری و مورد نیاز نیستند. مدیریت محدوده، شامل سه پروسه‌ی اصلی است:

• برنامه‌ریزی: تلاش‌هایی که برای ثبت و تعریف کارهای ضروری صورت می‌گیرد.
• کنترل: کنترل و نظارت فرآیندهایی که روی مستندسازی، پیشرفت و تصویب یا عدم تصویب تغییرات متمرکزند.
• خاتمه: فرآیند چک کردن و بررسی نتایج به‌دست‌آمده و مقایسه‌ی آن‌ها با طرح اولیه است.

مدیر پروژه صرف‌ نظر از روشی که برای اجرای پروژه در نظر می‌گیرد، از یک فرآیند سیستماتیک برای ضبط، تعریف و نظارت بر محدوده‌ی پروژه استفاده می‌کند.

تعریف نیازهای پروژه، اولین قدم در راستای زمان‌بندی، تخصیص منابع و تنظیم اهداف پروژه است. فقط در این صورت اعضای تیم و همچنین ذی‌نفعان و مالکان پروژه، وظایفی را که باید تکمیل شوند، درک می‌کنند. پس از روشن شدن نیازها، تقسیم وظایف صورت می‌گیرد و اعضای تیم کارشان را با بودجه‌ی مشخص و در زمان تعیین‌شده، انجام می‌دهند.

برای تعریف محدوده‌ی پروژه، ابتدا باید اهدافتان را تعیین کنید. مثلاً تولید یک محصول جدید، یک سرویس درون‌سازمانی یا بخشی از یک نرم‌افزار جدید. ممکن است چندین هدف با محوریت یک پروژه تکمیل شوند. مدیر پروژه تضمین می‌کند که تیم نتایج را مطابق با ویژگی‌ها یا توابع مشخص‌شده ارائه می‌دهد. به‌طورکلی محدوده، اهدافی را که برای رسیدن به یک نتیجه مطلوب به دست می‌آید مشخص می‌کند.

به این منظور شما باید فاکتورهای زیر را تعیین کنید:

• هدف نهایی
• زیرفازها
• وظایف
• منابع
• بودجه
• برنامه

با مشخص شدن این پارامترها، محدودیت‌های پروژه روشن می‌شوند و کارهای فرعی که زیرمجموعه‌ی پروژه نیستند، از فهرست شما خط می‌خورند.

این پروسه تعیین می‌کند که فرآیندهای مدیریت محدوده را چه کسی، چه زمانی، با چه تکنیکی، چه تیمی و چه بودجه‌ای انجام می‌دهد. یا به‌عبارت‌دیگر این برنامه توضیح می‌دهد که محدوده‌ی پروژه چگونه تعریف، توسعه، نظارت، کنترل و بررسی می‌شود.

این فرآیند مستلزم مستندسازی خواسته‌ها و نیازهای مالکان در راستای تأمین اهداف پروژه است. یکی از مهم‌ترین فواید این کار، تعیین محدودی محصول است که قبلاً در مورد آن صحبت کردیم. پس‌ازاینکه خواسته‌های مالکان پروژه ثبت شد، الزامات را دسته‌بندی و اولویت‌گذاری می‌کنیم. این الزامات عبارت‌اند از:

• الزامات تجاری
• الزامات مالکان
• الزامات راه‌ حل
• الزامات انتقال (نکاتی که نیازهای موقت را شرح می‌دهند، مثل آموزش)
• الزامات کیفیت

نکته: اگر این روند به‌طور کامل و صحیح انجام شود، از بسیاری از اتفاقات غیرمنتظره‌ی ناخوشایند که ممکن است پروژه را از مسیر اصلی منحرف کنند یا نارضایتی مشتریان را به نبال داشته باشند، پیشگیری می‌شود.

تعریف محدوده، یک شرح تفصیلی از پروژه و محصول (یا اهداف نهایی) است که اقلام قابل تحویل یا دستاوردهای پروژه و همچنین کارهای مورد نیاز برای حصول آن‌ها را بیان می‌کند. همه‌ی اهداف و مرزهای محدوده‌ی پروژه در این سند ثبت می‌شوند و شرحی از پروژه را ارائه می‌دهند که موردقبول مالکان یا ذی‌نفعان پروژه است.

ساختار شکست کار (WBS) یکی از عناصر مهم فرآیند مدیریت محدوده است. بسیاری از مدیران پروژه این مرحله را جدی نمی‌گیرند که باعث می‌شود طرح‌های اشتباه را توسعه دهند. WBS فرآیندی است که در آن مدیر پروژه، سلسله‌مراتب پروژه را به اجزای کوچک‌تر با قابلیت مدیریت بیشتر، تقسیم می‌کند. WBS نهایی باید یک لیست کامل از تمام زیرمجموعه‌های جزئی کاری مورد نیاز برای تکمیل پروژه را ارائه دهد.

نکته: ساختار شکست کار نشانگر منابع، زمان و ترتیب کارها نیست؛ بلکه فقط به محدوده‌ی پروژه برمی‌گردد.

• اجتناب از فراموش‌ شدن اقلام تحویلی و فعالیت‌ها
• مشخص کردن اقلام اصلی و میانی قابل تحویل
• مشخص شدن محدوده‌ی پروژه

باید به یاد داشته باشیم که محدودیت خاصی برای تقسیم وظایف به جزئیات کوچک‌تر وجود ندارد. WBS صرفاً به مواردی نظیر حجم پروژه، مشخصات اجزای پروژه، گستره‌ی حوزه‌ی مکانی پروژه، نوع و سطح برنامه‌ریزی و کنترل و همچنین تنوع تخصص‌ها و مهارت‌های مورد نیاز بستگی دارد. به‌علاوه هیچ لزومی ندارد که تعداد زیرشاخه‌های حاصل‌ از WBS، در تمام فرآیندهای پروژه با یکدیگر برابر باشند. مهم این است که اجزای جدید، به‌راحتی قابل‌برنامه‌ریزی و مدیریت باشند و ماهیت کلی پروژه را نیز حفظ کنند.

پس‌ازاینکه WBS پروژه طراحی و تکمیل شد، جزئیات هر یک از زیرمجموعه‌ها (باکس‌ها) به‌طور واضح مشخص می‌شود. دیکشنری WBS این اجزاء را به‌طور مفصل‌تر توصیف می‌کند و غالبا این فاکتورها را شامل می‌شود:

• کد شناسایی
• توصیف کار
• فرضیات و محدودیت‌ها
• سازمان مسئول
• فهرست مایلستون‌ها
• فعالیت‌های مرتبط زمان‌بندی
• منابع مورد نیاز
• برآورد هزینه‌ها
• الزامات کیفیت
• معیارهای پذیرش

این فرآیند شامل بازنگری اقلام قابل تحویل با حضور مشتریان و حامیان پروژه است. در این مرحله توافق و پذیرش مشتریان را به‌طور رسمی اخذ و ثبت می‌کنیم.

تفاوت فرآیند تأیید محدوده با فرآیند کنترل کیفیت، این است که در مرحله‌ی تأیید محدوده، روی پذیرش مشتریان متمرکز هستیم و در مرحله‌ی کنترل کیفیت، صحت و کیفیت محصولات برای ما اهمیت دارد.

فرآیند کنترل محدوده، شامل نظارت بر وضعیت پروژه و مدیریت تغییرات محدوده است. ازآنجاکه وقوع بعضی تغییرات اجتناب‌ناپذیر است، ما در این مرحله اطمینان پیدا می‌کنیم که همه‌ی تغییرات را تحت کنترل داریم. اینجا واریانس از محدوده به‌عنوان مهم‌ترین ابزار نظارتی مطرح می‌شود.

یکی از اشتباهات رایجی که در مسیر پروژه صورت می‌گیرد، این است که وقتی اتفاقات پیش‌بینی‌نشده‌ای رخ می‌دهد، اعضای تیم برای برطرف کردن موانع اقداماتی انجام می‌دهند که در محدوده‌ی پروژه قرار ندارد و ممکن است بعداً آن‌ها را از هدف اصلی‌شان منحرف کند. به همین دلیل مدیر پروژه باید با پیش‌بینی اختلالات و بازنگری مداوم، روند همه‌ی فرآیندها را کنترل کند. توصیه می‌شود اعضای تیم در هرلحظه از پرداختن به اموری که تأثیر یا نمودی در نتیجه‌ی نهایی پروژه ندارند، خودداری کنند.

گاهی اوقات مدیر پروژه در طول پروسه‌ی تعیین محدوده، با مشکلاتی مواجه می‌شود که مانع از اجرای بهینه‌ی کار می‌شوند. برخی از مشکلات متداولی که در زمان تعریف و مستندسازی محدوده‌ی پروژه به وجود می‌آیند، عبارت‌اند از:

• ابهامات: وجود هرگونه ابهام در محدوده‌ی پروژه، به کارهای غیر ضروری و سردرگمی منجر می‌شود. به‌منظور اجتناب از چنین اتفاقی، محدوده باید به‌وضوح تعریف و برای اعضای تیم شرح داده شود.
• تعاریف ناقص: اگر تعاریف ناقص باشند یا برخی از حوزه‌ها مرزبندی نداشته باشند، برنامه از مسیر اصلی خارج می‌شود و به‌ تبع آن، هزینه‌های بیشتری به گروه تحمیل می‌شود.
• ناپایداری و بی‌ثباتی: محدوده‌های گذرا و ناپایدار، مهم‌ترین عاملی هستند که باعث می‌شوند پروژه طبق زمان‌بندی قبلی به پایان نرسد. گاهی این مشکل به حدی جدی است که پروژه‌ها «بی‌پایان» خوانده می‌شوند. راه‌ حل این معضل، نهایی کردن سند محدوده و ثابت نگه‌داشتن آن است.
• محدوده‌ی ناسازگار: محدوده‌ای که با همه‌ی عوامل درگیر به اشتراک گذاشته نمی‌شود، باعث ناسازگاری در الزامات و طراحی می‌شود. به همین دلیل سند محدوده باید در اختیار حامیان و مالکان پروژه قرار بگیرد و جزئیات آن اطلاع‌رسانی شود.