چگونه خبرهای بد را به کارمندان اعلام کنیم
تصور کنید که شرکت شما وارد شرایط دشواری شده است یا یک یا تعدادی از کارمندان باید خبر بدی در مورد روند کاری خود دریافت کنند. به‌عنوان مثال شما قصد دارید شرکت را به یک سازمان بزرگ‌تر بفروشید یا برخی کارمندان باید تعدیل شوند. مدیرانی که نگران کارمندان خود هستند و نمی‌خواهند آن‌ها را ناراحت کنند، در این مواقع صحبت را از موضوعی دیگر شروع می‌کنند و به‌مرور، خبر بد را با پوششی از اطلاعات دیگر منتقل می‌کنند.
مطالعه‌ی علمی اخیر در دانشگاه بریگام یانگ نشان می‌دهد که حاشیه رفتن در رساندن خبرهای بد، بدترین روش انتقال این نوع پیام است. در این تحقیقات که به مدیریت پروفسور الن منینگ انجام شده، تعدادی خبر ناراحت‌کننده برای اطلاع به شرکت‌کنندگان انتخاب شد و آن‌ها می‌توانستند ۲ روش را برای دریافت آن خبرها انتخاب کنند. در نهایت اکثر شرکت‌کنندگان شفافیت و رک بودن در انتقال پیام را ترجیح دادند.
نتیجه‌ی این تحقیقات با آنچه به‌صورت تجربی در شرکت‌های مختلف دیده‌ایم مشابه است. کارمندان عموما به دنبال شفافیت و صداقت در رفتار هستند و به‌نوعی ترجیح می‌دهند مانند انسان‌های بالغ با آن‌ها برخورد شود. به بیان دیگر، آن‌ها می‌دانند که خبر ناراحت‌کننده همیشه وجود دارد و ترجیح می‌دهند این اخبار را با شفافیت و بدون حاشیه‌تراشی بشنوند.
اگر شما مسئولیت مدیریت سازمان یا تیمی را بر عهده دارید، پیشنهاد می‌شود که با رعایت نکات زیر در مواقع بروز مشکلات، خبرها را با کیفیت بهتری به کارمندان اعلام کنید.
۱- تمامی سؤالات احتمالی کارمندان در این شرایط را بشناسید و پاسخ‌های آن‌ها را آماده کنید. این کار به شما امکان می‌دهد که برای شرایط مختلف بعد از بیان خبر بد آماده باشید و واکنش منطقی را در نظر داشته باشید.
۲- عدم شفافیت و صحبت‌های خاص مدیریتی را فراموش کنید. اصطلاحی با نام «گویش سازمانی» وجود دارد که به تعریف لحن صحبت‌های مدیریتی و شرکتی در کاغذبازی‌های درون‌سازمانی اشاره می‌کند. این لحن از صحبت خصوصا در زمان انتقال پیام‌های ناراحت‌کننده، اصلا مفید نخواهد بود.
۳- ابتدا خبر را بگویید و سپس به دلیل آن بپردازید. برخی مدیران سعی می‌کنند ابتدا دلیل خبر بد را توضیح دهند. در این شرایط، کارمندان هیچ توجهی به دلایل نمی‌کنند و به بیان دیگر، منتظر مشت نهایی و خبر بد هستند. بهتر است ابتدا خبر را به‌صورت شفاف بیان کنید و سپس دلایل و استدلال‌های خود برای آن اتفاق را توضیح دهید.
۴- نشان دهید که به آن‌ها اهمیت می‌دهید. استرس اعلام خبر نگران‌کننده نباید شما را به فردی سرد و بی‌روح تبدیل کند. ممکن است کارمندان پس از شنیدن خبر از دست شما عصبانی شوند؛ اما شما به‌عنوان یک مدیر باید صبور باشید و آن‌ها را آرام کنید.
۵- به کارمندان اجازه‌ی تخلیه‌ی احساسات بدهید. تخلیه‌ی احساسات و اقدامات غیر عقلانی، واکنش‌هایی طبیعی هستند که کارمندان در برابر خبرهای بد از خود بروز می‌دهند. در این شرایط نیاز نیست برای توضیحات بیشتر تلاش کنید یا سعی کنید فرد مقابل را آرام کنید؛ کافی است به صحبت‌های آن‌ها گوش بدهید.
نظرات