افزایش تمرکز مدیریتی به کمک راهکارهای ساده و عملی

راسموس هوگارد (Rasmus Hougaard) و جاکولین کارتر (Jacqueline Carter)، نویسندگان کتاب «ذهن رهبر؛ چگونه خود، کارکنان خود و سازمانتان را رهبری کنید»، در این مقاله، به مسئله‌ی تمرکز و حواس پرتی توجه کرده‌اند و در باب آن تحقیق کرده‌اند.

داشتن تمرکز در دنیایی که از اطلاعات اشباع شده است و همیشه باید به روز باشید، به یکی از دغدغه‌های اصلی افراد تبدیل شده است. چند بار برای شما اتفاق افتاده است که در طی جلسات حواستان پرت شود؟ یا اینکه خواندن ایمیل‌های بیهوده چقدر شما را از انجام دادن کارهای مهمتان بازداشته است؟

در طی تحقیقی که با جامعه‌ای متشکل از ۳۵ هزار مدیر و رهبر در سراسر دنیا انجام گرفته است، مشخص شده که ۷۳ درصد از آن‌ها در بیشتر اوقات در انجام کار فعلی خود تمرکز ندارند.

در این تحقیق مشخص شد که ۶۷ درصد این مدیران دارای افکار زیادی در ذهنشان هستند که برای آن‌ها اولویتی ندارند. در نتیجه، تقریبا ۶۵ درصد این افراد در انجام وظایفشان با شکست مواجه می‌شوند. منابع اصلی ایجاد حواس پرتی عبارت‌اند از: درخواست دیگر افراد (۲۶٪)، رقابت‌ بر سر اولویت‌ها (۲۵٪)، موانع کلی تمرکز (۱۳٪) و حجم کاری زیاد (۱۲٪). ۹۶ درصد این مدیران اعلام کردند که تمرکز زیاد برای آن‌ها بسیار باارزش است.

باوجود اینکه آن اعداد بسیار هشدار دهنده هستند، اما نشان دهنده‌ی این هستند که ظرفیت زیادی برای بهبود بازدهی وجود دارد. پیتر دراکر (Peter Drucker)، می گوید: «اگر تنها یک راز برای بازدهی وجودداشته باشد، آن تمرکز است.» در عصر اطلاعات، این مسئله به وفور دیده می‌شود.

توانایی داشتن تمرکزی خاص روی انجام وظایف در زمان، مکان و به روش درست، نتایجتان را به صورت نمایی افزایش خواهد داد. حتی یک ثانیه حواس پرتی به مفهوم از دست دادن زمان یا بدتر از آن، از دست دادن یک نکته‌ی با ارزش در طی مذاکراتی فشرده است.

در طی مصاحبه‌ای که با یکی از مدیران شرکت‌های بزرگ داشتیم، او در مورد تمرکز این چنین می‌گفت: «قوانین من به نداشتن تمرکز اجازه نمی‌دهد. نمی‌توانم به حواس‌پرتی بهایی بدهم. به مدت ۱۵ سال و لحظه به لحظه، در سر کارم تمرین کرده‌ام تا بتوانم در کارهایم تمرکز داشته باشم. مغز همانند یک ماهیچه است و من آن را همیشه تمرین می‌دهم.»

در حقیقت، طی ۱۰ سال تجربه‌ی کاریمان، مشاهده کرده‌ایم که رابطه‌ای مستقیم میان سطح تمرکز و پیشرفت شغلی افراد وجود دارد. با هزاران مدیری که در این مدت کار کرده‌ایم، متوجه شده‌ایم که بیشتر آن‌ها تمرکزی بالا در انجام کارهایشان داشتند. این بدین مفهوم نیست که داشتن تمرکز بالا، راهی مطمئن برای رسیدن به موفقیت است؛ بلکه بدین مفهوم است که بدون تمرکز، رسیدن به موفقیت دشوار است. برای رهبران تاثیرگذار، تمرکز یک مسئله‌ی روزانه و مهم است.

تاکنون، مقالات و روش‌های زیادی برای حفظ تمرکز نوشته شده است، اما در تحقیق انجام گرفته، ما بر قسمت‌هایی توجه کردیم که در بهبود تمرکز موثرتر هستند.

الگوی تمرکز روزانه‌تان را پیدا کنید

در تحقیقی که از رهبران شناخته شده داشتیم، متوجه شدیم که آن‌ها الگویی بسیار واضح دارند.

این الگو تقریبا برای همه‌ی افراد ثابت است و فهم این الگو می‌تواند کمک زیادی به برنامه‌ریزی روزانه بکند. توجه کنید که کدام یک از فعالیت‌هایتان را در طول روز انجام می‌دهید. مطمئن شوید که کار‌های مهم و جلسات ضروریتان را در زمان‌هایی که بیشترین تمرکز را دارید انجام دهید. وظایف و فعالیت‌هایی را که بیشتر به صورت فیزیکی هستند، در ساعاتی که تمرکز کمی دارید، انجام دهید.

چه چیزی تمرکز شما را برهم می‌زند؟

تمرکز شما به عوامل فیزیکی و ذهنی بسیار زیادی وابسته است. برخی از آن‌ها مفید و برخی مضر هستند.

واضح‌ترین مورد خواب است؛ اگر به اندازه‌ی کافی خواب نداشته باشید، تمرکز و قضاوتتان دچار مشکل می‌شود؛ هم‌چنین، نوع غذا و ورزشی که می‌کنیم، روی تمرکز تاثیر به سزایی دارد.

نکته‌ی در خور توجه این است که بر خلاف باور عامه‌ی مردم، قهوه برای تمرکز مناسب نیست. کافئین موجود در آن هوشیاریتان را افزایش می‌دهد اما تمرکزتان را پایین می‌آورد.

وضعیت ذهنی و روانی نیز بر تمرکز ما تاثیر می‌گذارد. احساسات و افکار منفی آن را پایین می‌آورند. پاول اکمان (Paul Ekman)، محققی که در این زمینه و در دانشگاه کالیفرنیای سانفرانسیسکو‌ فعالیت می‌کند، اظهار می‌دارد که افکار دشوار، دوره‌ای را ایجاد می‌کند که سبب می‌شود تمرکزتان بر کارها کاهش یابد. به عبارت دیگر، اگر عصبانی شوید، تمرکز روی چیزی به غیر از عصبانیت، غیر ممکن خواهد بود. برای اشتیاق و انگیزه هم چنین نکته‌ای صدق می‌کند. افکار و احساسات مثبت، تاثیر برعکس دارند؛ یعنی سبب افزایش تمرکز می‌شود.

تمرکز با تمرین، تکرار و برنامه‌ریزی به‌دست می‌آید و با کمی تلاش می‌توان در طول روز کارها را انجام داد بدون اینکه چیزی حواس ما را پرت کند. به نظر شما روش‌های دیگری برای افزایش تمرکز وجود دارد؟