آفیس 365 یا G Suite گوگل؛ کدام سرویس گزینه بهتری است؟

یکی از چالش‌هایی که اغلب مدیران حوزه‌ی فناوری اطلاعات در شرکت‌های تجاری با آن روبه‌رو می‌شوند، مهاجرت به سرویس‌های ابری و استفاده از خدمات آن‌هاست. حال با توجه به افزایش تعداد شرکت‌های ارائه‌کننده‌ی خدمات ابری و تنوع خدمات عرضه‌شده توسط این شرکت‌ها، انتخاب میان محصولات موجود در بازار به امری دشوار بدل شده است. در این بین و به‌منظور انتخاب محصول مناسب و دریافت خدمات مورد نیاز باید برخی ملاحظات را در نظر داشت.

سرویس‌های ابری G Suite و Office 365 از جمله نرم‌افزارهایی هستند که به‌واسطه‌ی عرضه‌ی خدمات مورد نیاز اشخاص و شرکت‌های تجاری روی سرورهای خود و همچنین ارائه‌ی قابلیت‌های گسترده از محبوبیت بسیار بالایی برخوردارند. استفاده‌ی آسان و همچنین امنیت بالای داده‌های ذخیره‌شده روی سرورها و درنهایت مهم‌ترین ویژگی آن‌ها یعنی در دسترس بودن، سبب افزایش تمایل کاربران به استفاده از این دو سرویس شده است. برای انتخاب از میان این دو، بررسی گستره‌ی فعالیت‌های شرکت‌های تجاری و موقعیت آن‌ها از اهمیت بسیار زیادی در انتخاب برخوردار است.

در کل می توان گفت از دید کاربرانی که قصد مهاجرت به سرویس‌های ابری را دارند، آفیس ۳۶۵ از برتری قابل‌توجهی نسبت به جی‌سوئیت برخوردار است. بسیاری از کاربران و کارکنان بخش فناوری اطلاعات مدت‌ها است که کاربر بسته‌ی آفیس مایکروسافت بوده و به دلیل آشنایی با این محصول ترجیح می‌دهند در دوران شکوفایی و گسترش سرویس‌های ابری نیز از پلتفرم آشنای مایکروسافت استفاده کنند. علاوه‌بر این، مایکروسافت با توسعه‌ی ابزارهای موردنیاز فرآیند انتقال یکپارچه و آسانی را برای کاربران آفیس ۳۶۵ فراهم کرده که این موضوع نیز بر محبوبیت این سرویس نزد کاربران افزوده است.

مارک پیپارو، مدیر بخش فناوری اطلاعات موسسه خیریه Fortune Society با ۳۰۰ نفرکارمند، دو سال قبل تصمیم گرفت تا از خدمات ایمیل، تقویم و اشتراک‌گذاری آفیس ۳۶۵ استفاده کند. انگیزه‌ی اصلی این سازمان خیریه، بهره‌مندی از خدمات ابری مایکروسافت به‌منظور حفظ ارتباط درشرایط بحرانی بوده است. پیپارو دلیل اصلی استفاده از آفیس ۳۶۵ را آشنایی کارمندان با نرم‌افزارهای مایکروسافت نظیر ورد و اکسل می‌داند و می‌گوید که استفاده از سرویس ابری آفیس ۳۶۵ کارمندان را از شرکت در جلسات آموزشی بی‌نیاز می‌کند.

با وجود مزیت‌های فراوان آفیس ۳۶۵ کاربران و سازمان‌هایی که پیش از این مخاطب نرم‌افزارهای آفیس مایکروسافت نبودند به استقبال جی سوئیت رفته‌اند. درهمین رابطه بروکس راس، مدیر Leggiadro که با ۱۳ شعبه درسراسر آمریکا در حوزه‌ی مد و لباس زنانه فعالیت می‌کند، دو سال قبل به دلیل نیاز به ارتباط پایدار و امن و همچنین کاستن از هزینه‌های نگهداری و استفاده از سرورهای داخلی تصمیم به استفاده ازسرویس جی سوئیت گوگل گرفته است. وی دلیل اصلی استفاده از G Suite را استفاده کارکنان و مدیران شرکت از آیپد عنوان کرد و سهولت استفاده، یکپارچگی و تحت وب بودن را از دیگر مزایای خدمات ابری گوگل عنوان کرد.

گوگل و مایکروسافت هر دو طیف وسیعی از خدمات مبتنی بر سرورهای ابری رابه کاربران خود ارائه می‌کنند. امکان آرشیوکردن ایمیل‌ها، CRM (مدیریت ارتباط با مشتریان)، ارتباط‌ بازاریابی و خدمات متنوع دیگر از جمله امکاناتی است که این دو غول فناوری اطلاعات در اختیار کاربران خود قرار می‌دهند. گفتنی است امروزه بسیاری دیگر از خدمات مبتنی بر سرویس‌های ابری (خدمات مدیریت ارتباط با مشتریان شرکت Salesforce، نرم‌افزار ابری حسابداری NetSuite و Slack که نرم‌افزار مدیریت پروژه مبتنی بر رایانش ابری است) همگی درهماهنگی و یکپارچگی کامل با Office 365 و G Suite قرار دارند.

پیپارو در ارتباط با این موضوع می‌گوید که سازمان مطبوع وی به‌سادگی فرآیند انتقال به سرویس رایانش ابری آفیس ۳۶۵ منتقل شده است. همچنین ادغام با سرویس ابری دیگری نظیر AppRiver و CloudAlly از جمله دیگر اقدامات صورت‌گرفته در فرآیند انتقال داده‌های موسسه خیریه Fortune Society به سرویس‌های رایانش ابری است.

از سوی دیگر بروکس راس نیز ضمن ابراز رضایت از خدمات دریافتی خود اظهار داشت که فروشگاه‌های زنجیره‌ای او نیز به‌آسانی فرآیند انتقال به G Suite را پشت سر گذاشته و توانسته‌اند سامانه‌ی اختصاصی مدیریت ارتباط با مشتریان، برنامه‌ی بازاریابی ایمیلی و لیست مخاطبین خود را به‌خوبی با سرویس جی‌میل گوگل ادغام کنند.

درسال‌های اخیر هم Office 365 و G Suite باکمترین میزان از دسترس خارج شدن عملکرد بسیار خوب و پایداری داشته‌اند. اگر هم مشکلی برای این سرویس‌ها پیش آمده، بسیار محدود بوده و تنها تعداد اندکی از کاربران را تحت تاثیر قرار داده است. در همین راستا مدیر بخش فناوری اطلاعات Fortune Society می‌گوید که از دو سال قبل تاکنون که این سازمان از سرویس رایانش ابری Office 365 استفاده کرده، تاکنون هیچ مشکل یا اختلالی در فرآیند خدمات‌رسانی آن ایجاد نشده است. مدیرعامل فروشگاه‌های زنجیره‌ای Leggiadro نیز ضمن ابراز رضایت ازخدمات G Suite گوگل می‌گوید که تنها یک بارشاهد اختلالی چندساعته بوده که درکمتر از چند ساعت این مشکل برطرف شده است. آقای راس معتقد است علی‌رغم این اختلال چندساعته، کیفیت خدمات بسیار مناسب بوده و هزینه‌ی استفاده از این سرویس بسیار به‌صرفه‌تر از ذخیره‌ی داده‌ها روی سرورهای داخلی است.

مایکروسافت و گوگل، سرمایه‌گذاری قابل‌توجهی برای تامین امنیت زیرساخت‌های خود کرده‌اند تا بدین وسیله از حملات هکرها به سرورهایشان جلوگیری کنند. با این وجود این دو غول بزرگ فناوری اطلاعات به هنگام سرقت رمزعبورتان، قادر به محافظت از شما نیستند. علاوه‌بر اهمیت استفاده از رمز عبور قوی و پیچیده توسط کاربران، گوگل و مایکروسافت قادر خواهند بود تا با استفاده از امکان احراز هویت دومرحله‌ای از داده‌های شما محافظت کنند. گوگل با Google Authenticator و مایکروسافت با Microsoft 2FA تمام توان خود را برای جلوگیری از سرقت داده‌های شما به‌کار می‌گیرند.

به‌گفته‌ی مارک پیپارو، مدیر بخش فناوری اطلاعات موسسه Fortune Society، به دلیل وجود اطلاعات شخصی و درمانی افراد در این سازمان، آن‌ها با فعال‌سازی ویژگی Compliance Filtering روی آفیس ۳۶۵ و الزام کارکنان به استفاده از ایمیل‌های رمزنگاری‌شده به هنگام تبادل اطلاعات میان خود و سازمان‌های دولتی از داده های محرمانه محافظت می‌کنند. همچنین تیم فناوری اطلاعات این سازمان خیریه به دلیل وجود بخش عمده‌ی داده‌های حساس و محرمانه Fortune Society روی سرویس رایانش ابری آفیس ۳۶۵، تعداد افرادی را که از راه دور به شبکه این موسسه دسترسی دارند، محدود کرده است.

گوگل و مایکروسافت به‌عنوان دو بازیگر عمده‌ی بازار خدمات مبتنی بر رایانش ابری گزینه‌های بسیار مناسبی را در ارتباط با بحث انطباق، سازگاری و نظارت بر انتشار داده‌های محرمانه ارائه می‌کنند. همچنین کاربران این دوشرکت می‌توانند از نرم‌افزارهای شرکت‌های دیگر نیز برای سازگاری و نظارت بر نحوه‌ی جابه‌جایی داده‌ها در Office 365 و G Suite استفاده کنند.

مایکروسافت و گوگل، پایگاه داده‌ی آنلاین بسیار قدرتمندی برای کمک به کاربران و پاسخگویی سوالات آن‌ها در اختیار دارند. پشتیبانی تلفنی و حضوری نیز از جمله دیگر خدمات ارائه‌شده از سوی این دو شرکت است. در مجموع می توان گفت که برای حل مشکلات مشترک بین اغلب کاربران گوگل و مایکروسافت خدمات قابل قبولی ارائه می‌کنند. اما ممکن است کاربران برای حل مشکلات ناشی از پروژه‌های ادغام به خدمات یک متخصص آی‌تی باتجربه نیاز داشته باشند. البته قطعا گزینه‌ی پشتیبانی را نمی‌توان یکی از فاکتور‌های تعیین‌کننده برای انتخاب یکی از این دو سرویس خواند.

گوگل قابلیت‌های مبتنی بر وب قدرتمندی را در قالب محصولات سخت‌افزاری خود مانند کروم‌بوک عرضه می‌کند. همچنین با استفاده از مرورگر گوگل کروم می‌توان به ویژگی‌ها و امکانات مبتنی بر وب گوگل روی دیگر پلتفرم‌ها نظیر ویندوز و مک دسترسی داشت. با این حال استفاده از امکانات و قابلیت‌های مبتنی بر وب گوگل روی دیگر مرورگرها و پلتفرم‌ها بسیار محدودتر است. گفتنی است از نرم‌افزارهای گوگل روی پلتفرم هایی نظیر اندروید و iOS نیز می‌توان استفاده کرد، اما این نرم‌افزارها قدرت و قابلیت اپلیکیشن‌های موبایل مایکروسافت مانند Outlook، Word و Excel را ندارند.

می‌توان گفت مایکروسافت در زمینه‌ی صفحات گسترده و ویرایش اسناد در نرم‌افزار آفیس خود کاملا دست بالا را دراختیار داشته و کاربران می‌توانند از این نرم‌افزار روی پلتفرم‌های مختلف نظیر مک و ویندوز به‌آسانی استفاده کنند.

هزینه‌ی استفاده از خدمات ابری G Suite از ماهانه ۵ دلار برای هر کاربر آغاز می‌شود که این بسته شامل خدماتی مانند ایمیل، تقویم، ویرایش اسناد، صفحات گسترده، ارائه، کنفرانس‌های ویدئویی و صوتی به همراه ۳۰ گیگابایت حافظه برای ذخیره‌سازی داده‌های هر کاربر است. همچنین کاربران می‌توانند با پرداخت ماهانه ۱۰ دلار سرویس تجاری G Suitee را خریداری کرده و از فضای ذخیره‌سازی نامحدود به همراه قابلیت آرشیو ایمیل‌ها بهره‌مند شوند. اما گران‌ترین قیمت به بسته G Suitee Enterprise اختصاص دارد که کاربران با پرداخت ۲۵ دلار در ماه می‌توانند از قابلیت‌های درنظر گرفته‌شده برای شرکت‌های بزرگ تجاری به همراه قابلیت‌های امنیتی برخوردار شوند.

قیمت خدمات Office 365 گران‌تر بوده و از ۸ دلار در ماه آغاز می‌شود. کاربر می‌تواند با خرید بسته‌ی ۸ دلاری خدماتی مانند ایمیل، ویرایش اسناد، صفحات گسترده، ارائه و کنفرانس‌های صوتی و ویدئویی به همراه ۵۰ گیگابایت فضای ذخیره‌سازی دریافت کند. چنانچه کاربران قصد خرید بسته‌ی ۲۰ دلاری را داشته باشند، می‌توانند نرم‌افزارهای بسته‌ی آفیس مایکروسافت نظیر پاورپوینت، اکسل، ورد، اکسس و پابلیشر و اتلوک به‌صورت آفلاین دسترسی داشته و ۱۰۰ گیگابایت فضای ذخیره‌سازی در اختیار داشته باشند. در نهایت، بسته‌ی ۳۵ دلاری گرا‌ن‌ترین خدماتی است که کاربران آفیس ۳۶۵ دریافت می‌کنند. کاربران می‌توانند با پرداخت این رقم درماه به قابلیت‌های مورد نیاز شرکت‌های بزرگ تجاری و ویژگی‌های امنیتی دسترسی داشته باشند.

درنهایت می‌توان گفت چنانچه یک سازمان با کارمندانی که اغلب به اینترنت متصل بوده و به‌صورت ثابت فعالیت نمی‌کنند و همچنین به‌صورت مستمر به نرم‌افزارهای مخصوص افزایش بهره‌وری دسترسی دارند، جی سوئیت گوگل بهترین راه‌حل برای انتقال داده‌ها از سرورهای داخلی به سرورهای مبتنی بر رایانش ابری به شمار می‌رود. جی سوئیت به‌واسطه‌ی ارائه‌ی یک تجربه مبتنی بر وب با قابلیت استفاده روی مرورگر گوگل کروم و همچنین برخورداری از ظرفیت سازگاری بالا و طیف وسیعی از خدمات و نرم‌افزارهای سازگار با موبایل، انتخاب مناسبی است. به بیان دیگر G Suite برای شرکت‌ها و سازمان‌های کوچک که قصد صرفه‌جویی در هزینه‌های نگهداری داده‌ها را دارند، بهترین گزینه است.

اما چنانچه قصد دارید داده‌های یک سازمان یا شرکت بزرگ را از سرورهای داخلی به رایانش ابری منتقل کنید و کارکنان با نرم‌افزارهای آفیس مایکروسافت و پیچیدگی‌های آن‌ها آشنا بوده و قصد دارند بخشی از کار خود را به‌صورت آفلاین روی لپ‌تاپ‌های خود انجام دهند، در این صورت Office 365 مایکروسافت بهترین انتخاب برای شما است.

کاربران باتجربه که مدت‌هاست از نرم‌افزارهای آفیس مایکروسافت استفاده می‌کنند، ترجیح می‌دهند تا با دراختیار داشتن امکانات و ویژگی‌های این نرم‌افزارها روی مک یا ویندوز به انجام کارهای خود بپردازند و عدم اتصال به اینترنت نیز مانع از ادامه‌ی فعالیتشان نشود. آفیس ۳۶۵ تجربه‌ی بسیار خوبی از یک سرویس مبتنی بر وب را در اختیار کاربران قرار می‌دهد و اپلیکیشن‌های موبایلی آن نیز از کیفیت بسیار بالایی برخوردارند.

شرکت‌های بزرگ تجاری ترجیح می دهند تا از سرویس ابری مایکروسافت استفاده کنند، چرا که برای مدت‌های طولانی با آن کارکرده و نحوه‌ی مدیریت و پشتیبانی از آن را به‌خوبی آموخته‌اند.