اتوماسیون اداری فراگستر، هر آنچه از یک نرم افزار اتوماسیون می‌خواهید

عناوین مختلفی برای اشاره به اتوماسیون در سازمان استفاده می‌شود که می‌توانند باعث سردرگمی شوند. به‌عنوان مثال برای خیلی از مدیران ایرانی این سؤال مطرح است که اتوماسیون اداری چه تفاوتی با اتوماسیون کسب‌و‌کار دارد و کدام یک از این عبارات درست است؟

پاسخ بسیار ساده است. اتوماسیون اداری (Office Automation) و اتوماسیون کسب‌و‌کار (Business Automation) هر دو به یک مفهوم اشاره دارند. تنها نکته اینجا است که عبارت اتوماسیون اداری در ایران کاربردی متفاوت از کاربرد جهانی آن دارد. در خارج از ایران اتوماسیون اداری یا Office Automation اصطلاحی است که به استفاده از فناوری جهت انجام کارهای تکراری اشاره می‌کند، به‌طوری‌که وقت کارکنان را برای انجام کارهای با ارزش‌تر آزاد می‌کند.

در واقع در تعریف اصلی آن، اتوماسیون اداری همانند اتوماسیون کسب‌و‌کار مفهومی عام برای خودکارسازی‌هایی است که در سازمان انجام می‌شود و هم شامل اتوماسیون مکاتبات و مدیریت مستندات (ECM) و هم اتوماسیون فرآیندها (BPMS) و انواع دیگر اتوماسیون در سازمان می‌شود. درمقابل، اصطلاح اتوماسیون اداری در ایران کاربرد دیگری دارد و به اتوماسیون مکاتبات و مدیریت مستندات سازمانی اشاره می‌کند.

در ادامه برای درک بهتر تفاوت در نحوه استفاده از این اصطلاح در ایران، مهم‌ترین انواع راهکارهای اتوماسیون را توصیف خواهیم کرد:

اتوماسیون مکاتبات که در ایران با عنوان اتوماسیون اداری هم شناخته می‌شود، سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی یا همان ECM ها هستند که برای دسته‌بندی و طبقه‌بندی محتوای دیجیتال و دسترسی آسان به آن‌ها مورد استفاده قرار می‌گیرند. این نرم‌افزارها با هدف اطمینان از امکان دسترسی آزادانه به اطلاعات بدون محدودیت زمانی مورد استفاده قرار می‌گیرند. یک نوع از این اطلاعات، مکاتبات و نامه اداری است که توسط سازمان‌ها برای اجرای امور اداری مورد استفاده قرار می‌گیرد.

سیستم مدیریت فرایند کسب‌و‌کار (BPMS) به سازمان‌ها کمک می‌کند تا فرآیندهای کسب‌و‌کار خود را با تجزیه و تحلیل داده‌های مربوط به آن و خودکارسازی آن‌ها بهبود ببخشند. در واقع BPMS به شما اجازه مدل‌سازی، ایجاد، ویرایش و اجرای تمام فرآیندهای تجاری در سازمان و همچنین جمع‌آوری داده‌ها و تجزیه و تحلیل‌ها آن‌ها را می‌دهد. به‌عنوان نمونه، نرم‌افزار مدیریت فرآیندهای کسب‌و‌کار فراگستر، یکی از بهترین راهکارهای BPMS موجود در ایران است که از نسخه بومی شده نرم افزار Process Maker برای مدل‌سازی فرآیندها استفاده می‌کند.

همان‌طورکه در توضیحات فوق خواندید، تنها تفاوت میان اتوماسیون اداری و اتوماسیون کسب‌و‌کار، مربوط به کاربرد متفاوت اصطلاح اتوماسیون اداری در ایران است. سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی (ECM) که در کشور ما با عنوان اتوماسیون اداری شناخته می‌شوند، راهکارهایی هستند که مقدار زیادی از اسناد کاغذی را از فرآیندهای سازمان حذف می‌کنند. این اسناد کاغذی شامل قراردادها، نامه‌های اداری، فاکتورها، گزارش‌های تحقیقاتی، رزومه‌ها و غیره است که به صورت دیجیتالی نگه‌داری می‌شوند.

در واقع سیستم‌های مدیریت محتوای سازمانی (ECM) راهکاری جهت مدیریت داده‌های غیرساختارمند سازمان اعم از داده‌های متنی، تصویری، صوتی و… هستند. این در حالی است که نرم‌افزارهای BPMS ابزاری برای مدیریت داده‌های ساختارمند مانند فرم درخواست مرخصی، درخواست خرید کالا و… هستند. مدیریت یکپارچه داده‌های سازمانی نیازمند استفاده از هر دوی این ابزارها در کنار یکدیگر است و اتوماسیون اداری و BPMS دو ابزار مکمل یکدیگر برای افزایش بهره‌وری سازمان به شمار می‌روند.

به همین علت، بسیاری از مدیران به‌دنبال اتوماسیون در مفهوم عام آن هستند تا ضمن مدیریت یکپارچه اطلاعات، با خودکارسازی فرآیندهای سازمانی، گردش کارها و رویه‌های سازمان خود را استانداردسازی کرده و بهبود ببخشند. این موضوع باعث شده است تا اصطلاح اتوماسیون کسب‌و‌کار نیز در ایران رواج بیشتری پیدا کند، زیرا به اتوماسیون در مفهوم عام آن اشاره می‌کند.

در این مقاله دانستید که "اتوماسیون اداری" در واقع با "اتوماسیون کسب‌و‌کار" تفاوتی ندارد. اما آنچه در ایران به‌عنوان اتوماسیون اداری شناخته می‌شود همان اتوماسیون مکاتبات و مدیریت مستندات یا ECM است. در هر صورت، چه در ایران و چه در سطح جهانی، اتوماسیون کسب‌و‌کار یا Business Automation هم شامل BPMS و هم ECM و سایر انواع اتوماسیون در سازمان است. بنابراین پیاده‌سازی اتوماسیون کسب‌و‌کار به سازمان ها کمک می‌کند تا هم داده‌های ساختارمند خود (مربوط به فرآیندها) را ازطریق BPMS و هم داده‌های غیرساختارمند برای کارهای موردی و تکرار ناپذیر (مثل اتوماسیون اداری) را به وسیله ECM مدیریت کنند.

اغلب کسب و کارهای ایرانی نیز جهت مدیریت انواع داده‌های ساختارمند و غیرساختارمند مجبور به استفاده از چندین نرم‌افزار با محیط‌های کاربری گوناگون هستند. این امر سبب عدم شفافیت در کارها، کاربری ضعیف، گم شدن کارها، اتلاف زمان و … می‌شود. برای رفع این مشکل، سازمان‌ها باید به‌دنبال راهکارهای اتوماسیون کسب‌و‌کار باشند تا با یکپارچه‌سازی و مدیریت تمامی داده‌های ساختارمند و غیرساختارمند، بتوانند به بهترین عملکرد خود دست یابند.

شرکت فراگستر یکی از شرکت‌های مطرح ایرانی در حوزه نرم‌افزارهای اتوماسیون است که هم راهکارهای اتوماسیون مکاتبات و هم اتوماسیون فرآیندها را ارائه می‌دهد و برای معرفی محصولات خود از اصطلاح “اتوماسیون کسب‌و‌کار” استفاده می‌کند. برای آشنایی با این مجموعه می‌توانید با شماره تماس ۴۲۶۲۳-۰۲۱ در تماس باشید.