اکسل برای چه کارهایی مناسب نیست؟

اکسل ابزاری برجسته برای پردازش داده است؛ اما محدودیت‌هایی دارد. برای مثال، اگر فرمول‌های بسیار پیچیده‌ای دارید به‌طوری‌که باز‌کردن فایل اکسل برایتان دشوار می‌شود، بهتر است از فرمت فایل دیگری استفاده کنید؛ اما در چه صورت باید به‌دنبال جایگزینی برای اکسل باشید. در این مقاله، به چند نمونه اشاره می‌کنیم.

اگر مهارت زیادی در کار با کامپیوتر نداشته باشید، شاید تصور کنید اکسل یا گوگل شیتز، تنها روش ذخیره‌سازی داده هستند. جدیدترین نسخه‌های اکسل ۱۶،۳۸۴ ستون و ۱،۰۴۸،۵۷۶ سطر دارند که در‌مجموع تعداد سلول‌ها را به ۱۷،۱۷۹،۸۶۹،۱۸۴ می‌رسانند. با وجود‌ این حجم عظیم اطلاعات، باید به‌خاطر بسپارید که کامپیوتر تمام داده‌های اکسل را یک‌جا اجرا می‌کند؛ در‌نتیجه ممکن است سرعت کامپیوتر کاهش پیدا کند؛ اما داشتن صد یا حتی هزار سطر مشکلی ایجاد نمی‌کند.

با‌این‌همه، اگر سال‌ها است داده‌هایی را تجزیه‌و‌تحلیل می‌کنید یا کاربران مختلفی دارید که اطلاعاتی را به یک فایل اضافه می‌کنند، حتی کامپیوترهای قدرتمند هم در بارگیری داده‌ها به‌مشکل می‌خورند؛ زیرا مایکروسافت برای باز‌کردن یک فایل تمام داده‌ها را بارگیری می‌کند. گرچه اکسل ابزار مفیدی برای تحلیل داده‌های کوتاه‌مدت است، در‌صورت نیاز به داده‌های مشخص، بسیار پراتلاف خواهد بود.

جایگزین مناسب ذخیره‌سازی داده‌ها استفاده از نرم‌افزار یا سرویس پایگاه‌ داده اختصاصی است. این نرم‌افزارها از امکانات مشابهی مثل تحلیل داده‌ها برخوردارند. اگر یکی از طرفداران مجموعه مایکروسافت هستید، می‌توانید از مایکروسافت اکسس هم استفاده کنید. از جایگزین‌های دیگر نیز می‌توان به LibreOffice Base اشاره کرد.

مایکروسافت اکسل از مجموعه گسترده‌ای از فرمول‌ها برخوردار است. این نرم‌افزار ساده‌ترین فرمول‌ها مثل جمع و تفریق تا توابع پیچیده مثل ارزش خالص کنونی (net present value یا محاسبه ارزش زمانی پول) و پیش‌بینی (forecast یا محاسبه ارزش‌های ‌آینده) را دربر دارد. با‌این‌حال اگر با توابع پیچیده و متعدد کار می‌کنید، بهتر است به‌دنبال جایگزین‌های دیگری باشید. اگر متغیرهای فرمولی مبتنی‌بر داده‌های خام باشند، اکسل ابزار برجسته‌ای است؛ اما اگر توابع مبتنی‌بر سلول‌های فرمولی هستند، بهتر است از ابزار تحلیل اختصاصی استفاده کنید.

اگر صفحات گسترده‌ به فرمول‌های متعددی وابسته هستند، لایه اضافه‌ای از پیچیدگی باعث می‌شود خطاها به‌راحتی کشف‌کردنی نباشند. اگر فرمول‌ها سه‌خطی و طولانی باشند؛ حتی در‌صورت یافتن خطا، به‌راحتی نمی‌توانید آن‌ها را ردیابی کنید. به‌جای استفاده از اکسل برای سناریوهای پیچیده، زبان‌های برنامه‌نویسی مثل پایتون را یاد بگیرید. درک این زبان راحت است و منابع رایگان زیادی برای شروع کار وجود دارند؛ اما اگر به یادگیری برنامه‌نویسی تمایلی ندارید، می‌توانید از ابزار تحلیل داده‌ای اختصاصی استفاده کنید.

قبل از ظهور ابزارهای مدیریت پروژه اختصاصی مثل Asana و Trello، بسیاری از افراد از مایکروسافت اکسل استفاده می‌کردند. تنظیم پروژه‌ها در اکسل کار راحتی است و حتی می‌توانید تمپلیت‌هایی را برای این منظور دانلود کنید. بااین‌حال، با رشد تیم و کار روی پروژه‌های بزرگ‌تر، همه‌چیز پیچیده‌تر خواهد شد. تا وقتی که از نسخه آنلاین اکسل استفاده نکنید، اعضای تیم نمی‌توانند هم‌زمان از فایل مدیریت پروژه استفاده کنند. وقتی وظایف و زیروظایف پیچیده‌تری اضافه کنید، ممکن است با اطلاعات زیادی روی یک صفحه روبه‌رو شوید.

علاوه‌بر‌این، هرچه افراد بیشتری به یک فایل دسترسی داشته باشند، احتمال ادغام ناخواسته داده‌ها افزایش می‌یابد. برای مثال، ممکن است فرمول‌ها را به‌صورت سهوی تغییر دهند یا حتی اطلاعات حساس را پاک کنند. ساخت و تخصیص روابط پروژه‌ای هم می‌تواند گیج‌کننده شود. به‌همین‌دلیل، بهتر است از اپلیکیشن مدیریت پروژه اختصاصی برای مدیریت تیم خود استفاده کنید. اپلیکیشن‌های مبتنی‌بر هدف به شما و تیمتان اجازه می‌دهند به چشم‌اندازی واضح برای تمام نیازهایتان برسید. حتی می‌توانید وظایفی را به اعضای مشخص تخصیص دهید تا هیچ‌چیز از چشمتان پنهان نماند. اگر به‌دنبال گزینه‌ای مقرون‌به‌صرفه هستید، می‌توانید از ابزارهای مدیریت پروژه رایگان آنلاین استفاده کنید.

اکسل به‌دلیل دسترسی آسان اغلب به‌عنوان فرم استفاده می‌شود. نمونه‌های زیادی از رویدادها و گردهمایی‌ها وجود دارند که از لپ‌تاپ و فایل‌های اکسل برای ثبت‌نام میهمان‌ها استفاده می‌کنند. استفاده از اکسل به‌عنوان فرم (هر صفحه گسترده‌ای) گزینه ایدئالی است؛ زیرا سازمان‌دهندگان می‌توانند مستقیما داده‌های خود را تحلیل کنند. با‌این‌حال، استفاده از اکسل به‌عنوان فرم معایبی نیز دارد:

• در درجه اول، کنترلی روی ورود داده‌ها ندارید و هر شخصی می‌تواند اطلاعات نادرست را تایپ کند. افزون‌براین، هیچ استانداردسازی داده‌ای وجود ندارد. برای مثال، شخصی می‌تواند New York را جدا بنویسد و شخصی دیگر از مخفف NY استفاده کند که این مسئله در تحلیل داده‌ها مشکل‌ساز می‌شود.
• در درجه دوم، اگر سایت‌های ثبت متعددی داشته باشید، به دیتاست‌های مجزایی می‌رسید که به یکپارچه‌سازی نیاز دارند. این کار زمان‌بر است و می‌تواند باعث ایجاد خطا در داده‌ها و دوباره‌کاری شود؛ زیرا ممکن است برخی کاربران دو بار داده‌هایشان را وارد کرده باشند.
• در درجه سوم، حریم خصوصی داده‌ای وجود ندارد. اگر از صفحه گسترده استفاده کنید، هر شخصی می‌تواند داده‌ها را مرور و اطلاعات دلخواه را جمع‌آوری کند. آن‌ها حتی می‌توانند داده‌های موجود را تغییر دهند.
• در‌نهایت، اگر از اکسل برای ثبت‌نام آنلاین استفاده می‌کنید، حداقل سعی کنید برای پایگاه‌‌های داده‌ بزرگ جایگزین بهتری در نظر بگیرید.

وقتی از اکسل برای ردیابی داده‌های مالی استفاده می‌کنید، ممکن است به منابع مختلفی وصل شوید. این منابع می‌توانند فایل‌های دیگر اکسل و پایگاه‌‌های داده‌ آنلاین و حتی وب‌سایت‌های مالی باشند. با‌این‌حال با اضافه‌کردن این موارد، احتمال بروز خطا یا رسیدن به اطلاعات منسوخ هم افزایش می‌یابد.

مایکروسافت اکسل ابزار مناسبی برای کار با مجموعه داده‌های کوچک است؛ اما اگر می‌خواهید مقیاس کارتان را گسترش دهید، بهتر است از نرم‌افزار اختصاصی استفاده کنید. استفاده از نرم‌افزار اختصاصی برای هدفتان باعث افزایش سرعت و انجام بهینه کارها می‌شود. گرچه برخی از آن‌ها به زمان و پول یا هر دو نیاز دارند، در بلند‌مدت به سودتان تمام خواهند شد.