D1-kifpool

خالی کردن اینباکس؛ ناکارآمدترین روش مدیریت زمان

شنبه 3 تیر 1396 - 19:00
مطالعه 4 دقیقه
بسیاری از افراد متد صفر کردن اینباکس را یکی از روش‌های خوب برای مدیریت زمان می‌دانند، درصورتی‌که متدهای کاربردی دیگری می‌توانند جایگزین این کار شوند.
تبلیغات
D4-mcid4

داشتن وسواس فکری در مورد صفر کردن تعداد پیغام‌های خوانده‌نشده بی‌اهمیت‌ترین چیزی است که زمان شما را در طول روز هدر خواهد داد. به‌طور کلی ۲ رویکرد اساسی برای مدیریت زمان وجود دارد. یکی از این رویکردها مفید است و می‌تواند کمک زیادی به شما در مدیریت زمان بکند؛ اما دیگری برخلاف تصور خیلی‌ها، تأثیر مفیدی در صرفه‌جویی در زمان ندارد.

  • رویکردی که مؤثر است: انجام دادن کارها بر اساس اولویت.
  • رویکردی که مؤثر نیست: انجام دادن همه‌ی کارهایی که در لیست انجام کار وجود دارد.
  • استیون کاوی و تونی رابینز  نویسنده‌هایی هستند که در کتاب‌های خود از رویکرد اول زیاد صحبت می‌کنند. به‌عنوان مثال کاوی در کتاب ۷ عادت مردم بسیار موفق، کارهای روزانه‌ی مردم را به ۴ دسته تقسیم‌بندی می‌کند:

    ۱- مهم و ضروری

    ۲- مهم و غیر ضروری

    ۳- غیر مهم و ضروری

    ۴- غیر مهم و غیرضروری

    در سیستم کاوی افراد موفق و مدیران کارآمد کارهای خودشان را دقیقا با همین اولویت انجام می‌دهند. زمانی که بتوانید کارهای ضروری اما غیر مهم را تشخیص بدهید و دیرتر به سراغ آن‌ها بروید، آنگاه می‌توانید زمان خود را به بهترین شکل مدیریت کنید.

    سیستم مدیریت زمان رابینز مشابه کاوی است؛ با این تفاوت که اولویت لیست را به انجام کارهای مهم و غیرضروری می‌دهد. او معتقد است که این کار در زمان شما به‌شدت صرفه‌جویی می‌کند. اما او هم مانند کاوی معتقد است که کارهای غیر مهم باید از اولویت کمتری برخوردار باشند.

    هر ۲ متد کاوی و رابینز، مدیریت کردن زمان را به دست خودتان می‌سپارد؛ نه اینکه دیگران برای شما تصمیم بگیرند که زمان خود را چگونه باید صرف کنید. مدیریت زمان بر اساس اولویت‌های دیگران و انجام دادن کارهایی که برای آن‌ها مهم است، باعث می‌شود کنترل زمان شما دست خودتان نباشد و در واقع کارهایتان بر اساس اولویت دیگران تنظیم شود.

    inbox

    افرادی که رویکرد دوم یعنی انجام دادن همه‌ی کارهای موجود در لیست انجام کار را پیشنهاد می‌دهند، افرادی هستند که بیشتر بر چگونه سریع انجام دادن کارها تمرکز می‌کنند؛ نه اینکه کارها را بر اساس میزان اهمیت اولویت‌بندی کنند و اینجا است که راه‌حل صفر کردن اینباکس مطرح می‌شود. صفر کردن اینباکس راه‌ حلی برای مدیریت زمان است که در آن شما باید هر روز ایمیل‌های خوانده‌نشده‌ی خودتان را به صفر برسانید (چه از طریق باز کردن آن‌ها و خواندن و چه از طریق پاک کردن). به عبارت دیگر، متد صفر کردن اینباکس، زمان باارزش و انرژی ذهنی شما را برای اولویت هر شخص بیکاری که برایتان پیغام فرستاده است هدر می‌دهد و تنها فایده‌ای که برای شما دارد این است که به مدت ۳۰ ثانیه خیالتان راحت خواهد شد که هیچ پیغام ناخوانده‌ای ندارید.

    چرا یک شخص باید حاضر باشد که این زمان و انرژی را روی ایمیل‌های خود بگذارد؟ در حالی که بهترین کار در مواجهه با یک اینباکس شلوغ این است که ایمیل‌های مهم را تشخیص بدهید، آن‌ها را بخوانید و بقیه را نادیده بگیرید. مهم نیست که هزاران ایمیل خوانده‌نشده در اینباکس خود داشته باشید؛ مهم این است که وقت و انرژی خودتان را برای پیغام‌های غیر مهم صرف نکنید و وقت خود را برای انجام دادن کارهای مهم‌تر بگذارید.

    inbox

    یاد بگیرید که زمان خود را به یک مرور مختصر و مدیریت پیغام‌های مهم اختصاص دهید. برای تسهیل کار خود می‌توانید با استفاده از فیلتر، ایمیل‌هایی را که از یک شخص خاص هستند یا موضوع خاصی دارند، در اینباکس خود مشاهده کنید و تنها آن‌ها را بخوانید. به عبارت دیگر، ایمیل‌های شما مانند حجم زیادی از اطلاعات هستند که با باز کردن توییتر در مرورگر شما نمایش داده می‌شوند و شما باید مطالب مهم را از مطالب غیر مهم جدا کنید. مطمئنا رویکردها و راه‌حل‌های دیگری نیز وجود دارند که در مدیریت زمان به شما کمک می‌کنند. تنها چیزی که باید به خاطر بسپارید این است که زمان شما بسیار باارزش‌تر از این است که صرف انجام کارهای بیهوده‌ای مانند خواندن ایمیل‌های غیر مهم شود.

    مقاله رو دوست داشتی؟
    نظرت چیه؟
    تبلیغات
    D5-b3IranServer
    داغ‌ترین مطالب روز
    وب‌گردی با سرفیس لپ‌تاپ ۷
    چرا اینترنت بین‌الملل محدود شد؟ وزارت ارتباطات پاسخ می‌دهد

    وزارت ارتباطات می‌گوید محدودیت‌های اینترنتی در کشور به‌دلیل «سوءاستفاده‌ی دشمن» اعمال شده‌اند.

    1004
    1 روز قبل
    بهترین دستگاه های فشار خون دیجیتال
    بهترین دستگاه‌های فشارسنج دیجیتال [بهار و تابستان ۱۴۰۴]

    فشارسنج، دستگاهی بسیار ارزشمند است که به‌ شما کمک می‌کند بدون رفتن به مراکز درمانی، وضعیت سلامتتان را در خانه زیر نظر داشته باشید.

    8
    حدود 12 ساعت قبل
    قطع اینترنت - سایت باز نمی‌شود
    نت‌بلاکس: اینترنت ایران دوباره در حال محدود شدن است

    داده‌های نت‌بلاکس نشان می‌دهد اینترنت ایران دوباره در حال محدود شدن است.

    1047
    حدود 12 ساعت قبل
    تلگرام پاول دورف
    مدیرعامل تلگرام: بیش از ۱۰۰ فرزند دارم و از همین‌حالا وصیت‌نامه‌ام را نوشته‌ام

    مدیرعامل ۴۰ ساله‌ی تلگرام بیش از ۱۰۰ فرزند بیولوژیکی دارد و می‌خواهد به همه‌ی آن‌ها ارث بدهد.

    408
    1 روز قبل
    قطع اینترنت / قطعی اینترنت / Internet Outage
    «بله» و «ایتا» از دسترس خارج شدند

    بله و ایتا از دسترس خارج شدند.

    1182
    1 روز قبل
    عمر باتری گلکسی A35
    چه کار کنیم گوشی سامسونگ کمتر شارژ مصرف کند؟

    اگر نگران سریع خالی‌شدن باتری گوشی سامسونگ خود هستید، این ترفندها را امتحان کنید تا شارژدهی دستگاهتان افزایش یابد.

    61
    حدود 12 ساعت قبل
    محدودیت اینترنت ایران
    محدودیت‌های اینترنت در برخی نقاط کشور کمتر شد

    کاهش نسبی محدودیت‌های اینترنت در برخی نقاط کشور؛ اتصال به سایت‌های بین‌المللی آسان‌تر شده است

    912
    حدود 18 ساعت قبل
    تبلیغات
    DN-DNShatel

    نظرات

    با چشم باز خرید کنید
    زومیت شما را برای انتخاب بهتر و خرید ارزان‌تر راهنمایی می‌کند
    ورود به بخش محصولات