چگونه با افکار منفی در محیط کار مقابله کنیم

در این مطلب آلیسون گرین، از کارشناسان معتبر مدیریت و کارآفرینی به سؤالات متنوع کاربران درباره‌ی چگونگی رفتار با هم‌تیمی یا افراد دیگر در محل کار یا جامعه پاسخ داده است.

من به‌تازگی برای مدیریت بخش منابع انسانی ۲۰ نفره در سازمانی بزرگ ارتقاء شغلی پیداکرده‌ام. کارمندان این بخش از مدیر قبلی دل‌ خوشی نداشتند و دائماً از مدیریت او شکایت می‌کردند. من با قبول کردن این شغل، تصمیم گرفتم از اشتباهات او درس بگیرم و تبدیل به یک مدیر مطلوب برای افزایش روحیه و بازده در این مجموعه‌ی کوچک شوم. من کار خود را با یک سیاست متفاوت شروع کردم و تمام درهای انتقاد و مشورت را برای افراد باز گذاشتم. حتی مشتریان ما هم می‌توانستند به دفتر من بیایند و انتقادهای خود را مستقیم به من بگویند.

ولی پس از مدتی دیدم دفتر من از افرادی که دائما در حال شکایت از موارد بسیار پیش‌پاافتاده‌ هستند، پر شده است. اغلب خودشان هم می‌توانستند این مشکلات را حل کنند. این شرایط همچنان ادامه دارد. برای مثال، اکنون بعضی از آن‌ها پیش من می‌آیند و می‌گویند رفتار بیماران با آن‌ها خوب نیست و خیلی باید برای آن‌ها درباره یک موضوع توضیح داد؛ درحالی‌که من انتظار داشتم آن‌ها درباره توهین‌های بیماران به من شکایت کنند نه چنین موارد بسیار ساده‌ای که هرکسی خودش می‌تواند آن را حل کند.

با سیاست جدید، فکر می‌کنم اوضاع از قبل هم بدتر شده و یک موج منفی و انتظار بیش از حد کل بخش را فرا گرفته است. حتی مثبت اندیش‌ترین کارمند من هم سر میز غذا می‌گفت باید با بیماران کمی قاطع‌تر برخورد کند.

سوال: کجای کار من اشتباه بوده است؟

جواب: مشکل این است که افراد وقتی می‌شنوند شما یک مدیر پشتیبان هستید و حاضرید به شکایت‌ها پاسخ دهید؛ بدین معنا است که حتی کوچک‌ترین مشکل را هم باید با شما در میان بگذارند. شما وقتی‌که می‌خواهید در چنین شرایطی جایگاه و نقش خود را برای بقیه معرفی کنید، ابتدا باید به افراد بگویید چه شکایت‌هایی را باید با شما در میان بگذارند و چه مواردی را باید خودشان حل‌وفصل کنند. بهتر است راه و رسم شکایت کردن را به افراد مجموعه خود بیاموزید و به آن‌ها بگویید چگونه باید یک شکایت را معقولانه مطرح کرد. همچنین اهمیت مشتری‌ها را برای آن‌ها توضیح دهید (مشتری‌هایی که اگر نبودند شغلی هم برای مجموعه نبود). اگر وضعیت باز به‌خوبی پیش نرفت و برخی افراد از استاندارد خارج شدند، سعی کنید در گفتگوی تک‌به‌تک، آن‌ها را توجیه کنید. شغل شما به عنوان یک مدیر، فقط پشتیبان بودن و گوش کردن به شکایت بقیه نیست؛ شما باید به‌خوبی مجموعه را در رسیدن به هدف مدیریت کنید و نتایج مطلوب را از کار گروهی‌تان بگیرید. «پشتیبان بودن» می‌تواند بخشی از وظیفه شما باشد، نه همه آن! اگر فقط به فکر پشتیبانی و پاسخگویی به شکایات باشید، کارها آن‌چنان‌که می‌خواهید خوب پیش نخواهند رفت.

اخیراً من مسئول تبیین فرم مصاحبه خروج (این فرم هنگام خروج کارمندان از یک مجموعه به آن‌ها داده می‌شود و از اطلاعات و بازخوردهای مفید آن برای تغییر سیاست‌های سازمان استفاده می‌شود) شده‌ام، اکثر افراد مجموعه به خاطر اعتمادی که به من دارند، این فرم را بدون ترس یا در نظر گرفتن خدشه‌دار شدن سابقه‌شان پر می‌کنند. اکثراً ما نتیجه خوبی را از این فرم‌ها می‌گیریم و بازخوردها بسیار مناسب هستند.

اغلب افرادی که از سازمان خارج می‌شوند و فرم مصاحبه خروج را پر می‌کنند، درباره یکی از کارمندان ما به نام سارا و رفتارهایش شکایت دارند. سارا نیز مسئول وارد کردن تمام داده‌ها داخل سیستم ما است، یکی از این مجموعه داده‌ها فرم‌های مصاحبه خروج است..

سؤال: اگر من این گزارش‌ها را به او بدهم و او نظرات را بخواند، چه فکری خواهد کرد؟ در این شرایط من باید چگونه عمل کنم؟

جواب: بهتر است از مدیر خود کمک بگیرید و برای شروع به او بگویید: «کارمندانی که از شرکت می‌روند درباره سیاست سازمان بازخوردهای مفیدی می‌دهند و اغلب از کار کردن در اینجا راضی بوده‌اند، ولی برخی از آن‌ها کمی از سارا و رفتارهایش شکایت دارند، سارا نیز مسئول واردکردن داده‌ها در سیستم است و من اصلا حس خوبی درباره دادن این گزارش‌ها به او ندارم.» خیلی خوب است که مدیر خود را از وجود چنین شرایطی باخبر کنید.

شوهر سابق من به‌تازگی یک حساب کاربری جدید در شبکه اجتماعی لینکدین درست کرده و با اکانت جدید خود به من درخواست دوستی داده است. من با دیدن حساب جدید او کمی کنجکاو شدم و نگاهی به جزییات پروفایلش انداختم؛ ولی با دیدن یک مورد عجیب در پروفایل او کاملاً متعجب شدم. او در پروفایلش از یک مدرک دانشگاهی نام‌ برده بود که من مطمئن بودم او چنین مدرکی ندارد.

من و همسر سابقم چند سال پیش طلاق گرفتیم، حاصل این زندگی مشترک دو فرزند است. من در کل آدمی هستم که خیلی به زندگی دیگران وارد نمی‌شوم، ولی او پدر فرزندان من است و اگر به خاطر این حساب کاربری جدید اتفاقی برای او بیفتد، فرزندان من هم تحت تأثیر قرار خواهند گرفت. من مادر فرزندانم هستم و در قبال آن‌ها مسئولیت دارم؛ در این شرایط اصلاً احساس خوشایندی نسبت به بی‌حرکت ماندن ندارم و نظرم درباره او کاملا منفی است. اگر اتفاقی بخواهد برای آن‌ها بیفتد، من هر کاری که از دستم برمی‌آید، انجام خواهم داد تا آن‌ها را از خطرهای موجود دور سازم.

سؤال: آیا باید در قبال این پروفایل جدید کاری انجام دهم؟ یا روال بی‌تفاوتی خود را در پیش بگیرم؟

جواب: اگر شما با او هنوز یک رابطه دوستانه دارید، پیشنهاد می‌کنم این موضوع را به‌صورت دوستانه با او مطرح کنید و تأکید دارم که فرض کنید او این کار را از روی حواس‌پرتی انجام داده و قصدی از اضافه کردن چنین مدرکی در پروفایل خود نداشته است. مثلاً بگویید: «با پروفایل جدیدت به من درخواست دوستی داده بودی، با نگاهی به آن متوجه شدم که به‌صورت تصادفی مدرک اشتباهی را در آن وارد کرده‌ای! فکر کنم خودت متوجه آن نشده‌ای!» ولی اگر رابطه شما مثل قبل با او خوب نیست و ممکن است که با گفتن حرف کارها خراب‌تر هم شود، بهتر است به این موضوع بی‌تفاوت باشید و تذکری به شوهر سابق خود ندهید.

امروز صبح دیدم یکی از همکاران در حال گفتگو با دوست خود است؛ چنان بلند صحبت می‌کرد که مطمئنم بقیه نیز مانند من، تمام حرف‌های آن‌ها را شنیدند. او بااینکه هنوز سه ماه از استخدامش نگذشته است، درباره درخواست ارتقاء صحبت می‌کرد و از موقعیت فعلی خود شکایت داشت؛ چون ارتباط مستقیم با مشتریان را خسته‌کننده می‌دانست. سپس شروع به صحبت درباره یکی از همکاران نزدیک خود کرد و حرف‌های ناشایستی درباره او به زبان آورد. این شرایط اصلاً حس خوبی برای من نداشت و صحبت‌های خودشیفته‌ی او واقعاً ذهن من را درگیر کرده است.

سؤال: آیا من باید درباره رفتار او باکسی صحبت کنم یا اینکه این موضوع به من ربطی ندارد؟

جواب: به نظر من، اگر شما یک رابطه تقریباً خوب با مدیر یا مسئول استخدام او دارید؛ به‌صورت محتاطانه این موضوع را با وی در میان بگذارید. به مدیر او بگویید: «موضوعی ذهن من را درگیر کرده است، یکی از کارمندان شما که به‌تازگی درخواست ارتقاء داده است، هرروز درباره آن با صدای بلند صحبت می‌کند و واقعاً آرامش را از من گرفته است. من فقط خواستم این موضوع را با شما در جریان بگذارم تا بتوانم با خیال راحت این قضیه را فراموش کنم.»

«بهتر است به چیزی که به ما مربوط نیست، نپردازیم» این تفکر غالب در جامعه ما است (ولی طبق تجربه شخصی من چنین افرادی که فقط سه ماه وارد سازمان شده‌اند و حرف از ارتقاء شغلی می‌زنند، دردسرساز خواهند شد).

اخیراً من وارد یک کار ساده‌ شده‌ام. این شغل با مهارت‌های من نمی‌خواند؛ ولی چون کاری نداشتم، آن را برگزیدم. من ۴ ماه است که درگیر این شغل هستم، ولی می‌خواهم به دنبال یک شغل جدید بروم، چون حقوق فعلی بسیار کم است و من به‌سختی می‌توانم خرج خود را بدهم. تابه‌حال برای چند شغل مصاحبه داده‌ام.

در اغلب مصاحبه‌ها از من می‌پرسند: «چرا شغل قبلی‌تان را می‌خواهید ترک کنید؟» من در جواب آن‌ها می‌گویم به دنبال ماجراجویی‌های جدید هستم. ولی حس می‌کنم آن‌ها هم فهمیده‌اند که یک جای کار می‌لنگد و دائما در مصاحبه‌ها رد می‌شوم.

سؤال: آیا من می‌توانم به آن‌ها واقعیت را بگویم؟ و حرف کمبود حقوق را پیش بکشم؟

جواب: خب در جواب باید بگویم که اگر من جای آن کارفرما باشم و جواب شمارا بشنوم، فکر می‌کنم فردی مثل شما که ۴ ماه هم نتوانسته است در یک شغل دوام بیاورد، حتماً شغل ما را هم به‌زودی ترک خواهد کرد. اگر آن‌ها حرف شما را باور کنند که شما یک پیمان‌شکن به نظرخواهید آمد؛ ولی اگر حرف شما را باور نکنند، اعتماد خود را نسبت به شما از دست خواهند داد. چون اعتماد یک فاکتور مهم در بحث استخدام است، باز هم شما در آن مصاحبه رد خواهید شد. برای چنین مواقعی یک جواب مناسب وجود ندارد؛ چون شما شغل فعلی خود را با حقوق آن پذیرفته‌اید و از نگاه کارفرما ممکن است شرایط شما برای شغل جدید همین‌گونه پیش برود و پس از چند ماه این شغل را هم ترک کنید. 

به نظر من شما باید چنین شغلی را از رزومه خود پاک‌کنید، در این صورت نیاز نیست درباره آن به کارفرماها توضیح دهید و چیزی را کتمان کنید.