معرفی کتاب «مدیریت پروژه برای غیر مدیرپروژه» نوشته جیمز وود، سوزت بلکمور و کری کوگان

در دنیای پرسرعت امروز، تنها مدیران پروژه نیستند که به دانش مدیریت پروژه نیازمندند؛ بلکه هرکس در هرکجای دنیا به مدیریت پروژه نیازمند است؛ حتی اگر این نیاز در حد تدارک‌دیدن مهمانی شام خانوادگی باشد. کتاب «مدیریت پروژه برای غیر مدیرپروژه» به همین موضوع پرداخته است. اینکه چگونه مدیر یا رئیس‌جمهور یا سرکارگر در کارگاه تولیدی یا حتی پدر که قرار است برای سفری خانوادگی آماده شود، می‌توانند با استفاده از دانش مدیریت پروژه به عملکردی بیش از حد انتظار دست یابند.

متأسفانه بسیاری از افراد تصور می‌کنند که شکست مقدمه پیروزی است. این ضرب‌المثل از یک سو بسیار صحیح و از سوی دیگر گول‌زننده است. می‌توان به‌سادگی از بسیاری از شکست‌ها جلوگیری کرد، اگر پیش از شروع هر پروژه قدری وقت بگذارید و تمام جوانب کار را بسنجید. همان‌طورکه در کتاب می‌خوانید، پیاده‌کردن چند استاندارد ساده و ابتدایی از مدیریت پروژه می‌تواند شما را از بسیاری شکست‌ها دور کند. ایده‌هایی که در این کتاب مطالعه می‌کنید، از این نوع استانداردهای ساده و ابتدایی هستند؛ ایده‌هایی که نه آن‌قدر تخصصی هستند که نتوانید آن‌ها را درک کنید و نه آن‌قدر ساده هستند که مشکلی از شما حل نکنند.

چه قبول کنید چه نکنید، کارمندانی که فعالیت ذهنی انجام می‌دهند، در تمام سطوح به‌نوعی مدیرپروژه غیررسمی هستند. ناگفته نماند شکست در پروژه‌ها می‌تواند بسیار پرهزینه باشد. اینجا است که با تسلط بر چند فرایند، می‌توانید از شکست پروژه‌ها و هدررفت هزینه‌های بسیار زیاد جلوگیری کنید.

چه زمان می‌توان گفت پروژه‌ای واقعا موفق شده است؟ درواقع، هر پروژه‌ی موفق ازنظر کتاب سه مشخصه دارد: ۱. از کمترین منابع بیشترین استفاده انجام شود؛ ۲. به تمام یا حداقل اکثر خواسته‌ها دست یابد؛ ۳. به تیم اعتماد‌به‌نفس و روحیه‌ی لازم برای انجام پروژه‌های آینده را بدهد.

مردم + فرایند عبارت است از چهار رفتار + پنج گروه فرایند که درنهایت به ساختار بخشی و موفقیت پروژه‌های منجر می‌شود.

چهار رفتار بنیادین عبارت‌اند از:

• احترام بگذارید: با انجام کارهایی ساده، علاوه‌بر جلب احترام و اعتماد کارمندان، می‌توانید یک قدم به انجام موفق پروژه‌ها نزدیک‌تر شوید. همیشه خودتان سخت‌تر از بقیه کار کنید: اگر در حال نزدیک‌شدن به زمان تحویل پروژه هستید، حتی از زمان ناهار و استراحت خود کم کنید؛ هنگامی‌که به افراد کاری محول می‌کنید، توضیح دهید که چرا چنین می‌کنید و به‌طورکلی، به دیگران احترام بگذارید تا دیگران نیز به شما احترام بگذارند.
• اول گوش کنید: کلیشه‌ای ذهنی برای بسیاری افراد وجود دارد و آن این است که مدیران پروژه باید همه‌چیز را بدانند؛ اما همه می‌دانیم که این‌گونه نیست؛ پس در‌مقابل وسوسه‌ی صحبت‌کردن مقاومت کنید. این کار علاوه‌براینکه احترامتان به کارمندان را نشان می‌دهد، باعث کاهش اشتباهاتتان نیز می‌شود که در هر دو مورد، احترام شما را نزد کارمندان دوچندان می‌کند.
• انتظارات را روشن کنید: غالبا مدیران پروژه به اعضای تیم می‌گویند: «وظیفه‌ات را انجام بده و نگران سایر امور نباش.» این مدیران تصور می‌کنند که در حال کمک به آن‌ها هستند؛ در‌حالی‌که این صحبت به‌معنای آن است که کارمندان فقط در حال انجام «کار» خود هستند و سهمی در پروژه‌ی در حال انجام ندارند.
• پاسخ‌گویی را تمرین کنید: روزهای خوش گذشته به‌سر آمده که مدیران در دفتر خود می‌نشستند و فقط امرونهی می‌کردند. امروزه، مدیران باید خود در صف اول کار و تلاش باشند تا الهام‌بخش کارمندان خود شوند. همچنین، مدیران پروژه موفق شجاعت کافی برای قبول مسئولیت‌ها را دارند. به‌بیان‌بهتر، موفقیت برای همه است و شکست برای مدیر.

پنج گروه فرایند از این قرارند:

• ابتکار: مطمئن شوید که همه می‌دانند در چه صورت پروژه موفق خواهد بود.
• برنامه: تمام آنچه را بفهمید که باتوجه‌به بودجه و جدول زمانی و اهداف قرار است انجام شود.
• اجرا: مرتب با اعضای تیم ارتباط بگیرید تا مطمئن شوید تمام آن‌ها درگیر کار هستند.
• نظارت و کنترل: مطمئن شوید که همه‌‌ی کارها طبق برنامه پیش می‌رود و میزان پیشرفت را نیز به اعضای تیم ابلاغ کنید.
• بستن: کارهایی را بررسی کنید که انتظار داشتید طبق برنامه انجام شود و در‌نهایت درس‌هایی را مستند کنید که آموخته‌‌اید.

اگر بخواهید پروژه‌ای را بدون مدیریت پروژه اجرا کنید، به‌احتمال خیلی زیاد درگیر حلقه‌ی تکرار می‌شوید و مدام به دور خود خواهید گشت. در این فصل، درمی‌یابید که چگونه باید پروژه را با‌توجه‌به خواسته‌های ذی‌نفعان شروع کنید.

قطعا هر پروژه ذی‌نفعانی دارد که هرکدام می‌خواهند پروژه به‌شیوه‌ی موردانتظار آن‌ها پیش برود؛ اما نمی‌توانید خواسته‌های تمام آن‌ها را برآورده کنید؛ پس باید ذی‌نفعان اصلی را پیدا کنید که دیدگاه‌هایشان تأثیر بسزایی بر موفقیت یا ناکامی پروژه می‌گذارد و درنهایت، با آن‌ها مصاحبه کنید و خواسته‌هایشان را دریابید.

مشخصه‌های ذی‌نفعان اصلی عبارت است از:

• تصمیم‌گیری: تصمیمات آن‌ها بر بودجه‌ی پروژه تأثیر می‌گذارد.
• مرجع: برای ادامه‌ی پروژه اجازه‌ی آن‌ها لازم است.
• نیاز: پروژه بر آن‌ها تأثیر می‌گذارد؛ پس نیاز دارند همه‌چیز را بدانند.
• ارتباطات: به افراد، منابع، پول و تأثیرگذاری لازم برای اطمینان از موفقیت پروژه متصل هستند.
• انرژی: از انرژی مثبت یا منفی برخوردار هستند که می‌تواند موفقیت پروژه را تحت‌تأثیر قرار دهد.

حال که با مشخصه‌های ذی‌نفعان اصلی آشنا شدید، با آن‌ها باید مصاحبه کنید تا قبل از شروع پروژه بدانید که انتظارات هرکدام چیست. در کتاب انواع سوالاتی آورده شده است که باید مطرح شود و اینکه چگونه باید آن‌ها را بیان کرد.

حال که مسیر اصلی را مشخص کردید باید خطرهای این مسیر را نیز بشناسید. تمام پروژه‌ها با قطعیت‌نداشتن همراه هستند: مسئله بر سر این نیست که چگونه با خطر‌های قطعیت‌نداشتن مواجه نشویم؛ چراکه خطر‌ها همیشه وجود دارند؛ بلکه مسئله‌ی اصلی بر سر این است که چگونه می‌توانیم این خطر‌ها را ارزیابی و برای مواجهه با آن‌ها آماده شویم.

در وهله‌ی اول، باید میزان خطر را ارزیابی کنید. برای ارزیابی خطر‌ها فرمول ساده‌ای وجود دارد: تأثیر *  احتمال = خطر واقعی. برای رسیدن به میزان خطر واقعی، ابتدا تأثیر هر خطر را طبقه‌بندی کنید (پنج به‌معنی زیاد و یک به‌معنی کم). سپس احتمال وقوع هر خطر را طبقه‌بندی کنید (پنج بیشترین و یک کمترین). حال برای یافتن خطر واقعی این دو عدد را در یکدیگر ضرب کنید. برای خطرهایی که عدد بیش از ۱۲ به آن‌ها نسبت داده شده، به استراتژی اختصاصی نیاز دارید.

بعد از شناسایی و ارزیابی خطرها، باید با آن‌ها مقابله کنید. این مقابله به چند شیوه است:

• خطرها را به‌وسیله‌ی بیمه یا برون‌سپاری به شخص ثالث منتقل کنید.
• خطر را بپذیرید و با آن مقابله کنید.
• احتمال یا تأثیر خطر را کاهش دهید.
• خطر یا عامل به‌وجود‌آورنده‌ی آن را از بین ببرید.

حال که با خطرهای مسیر آشنا و برای مقابله با آن آماده شدید، بهتر است به‌سراغ ایجاد برنامه برای انجام پروژه بازگردیم. این کار مراحل زیر را شامل می‌شود:

• توسعه‌ی ساختار تفکیک کار (WBS)
• مشخص‌کردن فعالیت‌های زنجیره‌ای
• مشخص‌کردن تیم پروژه
• تخمین مدت زمان انجام هر کار
• تشخیص مسیر‌های بحرانی
• ایجاد بودجه‌ی پروژه

مدیران پروژه بزرگ متعهد و پیگیر و جاده‌صاف‌کن‌های پروژه هستند و مسئولیت خود را بازکردن مسیر برای اعضای تیم می‌دانند. برای مدیران پروژه هر درخواست و تعهد و مهلت از‌دست‌رفته اهمیت دارد. وقتی به مسئولیت‌های خود واقف باشید و دربرابر آن‌ها تعهد نشان دهید؛ وقتی درمقابل شکست‌ها مسئولیت‌پذیر باشید، قطعا با احترام و اعتماد دیگران، خصوصا اعضای تیم، مواجه می‌شوید

مسئولیت‌پذیری صرفا نباید مختص مدیر باقی بماند و اعضای تیم نیز باید از خود تعهد نشان بدهند. برای این کار، بهتر است جلسه‌ی هفتگی برای پاسخ‌گویی تیم برگزار کنید. این موضوع باعث می‌شود که اعضای تیم مرتب خود را درمقابل تیم و پروژه پاسخ‌گو بدانند.

اگر مراحل کار را تا به اینجا درست پیموده باشید، مرحله‌ی نظارت و کنترل آسان‌ترین مرحله خواهد بود. مشکل اصلی در این مرحله خزش دامنه‌ی محدوده است؛ یعنی ذی‌نفعان همواره خواستار قابلیت‌های اضافی در پروژه هستند؛ به‌طوری‌که علاوه‌بر سخت‌ترکردن روند اجرای پروژه، گه‌گاه باعث به حاشیه رانده‌شدن خود پروژه می‌شوند.

مدیران پروژه نباید تمام‌و‌کمال بله‌قربان‌‌گوی ذی‌نفعان باشند. مدیرپروژه وظیفه دارد گزارش پیشرفت را مداوم به ذی‌نفعان ارائه دهد؛ اما نیازی نیست تمام خواسته‌های آن‌ها درباره‌ی پروژه را برآورده کند. درنهایت، باید تمام تمرکز خود را روی انجام پروژه‌ی اصلی بگذارد.

پس از اتمام پروژه، حال زمان یادگیری است. درس‌هایی که از هر پروژه یاد می‌گیرید، باعث پیشرفتتان در سایر پروژه‌ها خواهد شد. در اینجا، باید سؤالات متعددی از خود و ذی‌نفعان کنید. آیا به اهداف پروژه دست پیدا کردیم؟‌ آیا نتیجه‌ی نهایی راضی‌کننده بود؟ آیا پروژه به‌موقع تحویل داده شد؟ آیا ارزش وقتی صرف‌شده را داشت؟‌ آیا در پیش‌بینی خطرها به‌خوبی عمل کرده بودیم؟ و سایر سوالاتی که به شما در افزایش کیفیت پروژه‌های آتی کمک می‌کند.

مدیرپروژه برای غیر مدیرپروژه معیاری جدید برای مدیریت واقعا اثربخش پروژه است. این کتابی است که باید خوانده شود.

گری آکوینو، مدیر آموزش و توسعه‌ی سازمانی بنیاد اسور آمریکاس

با چاپ کتاب مدیریت پروژه برای غیر مدیرپروژه، مؤسسه‌ی فرانکلین کووی مدیریت پروژه را دراختیار رهبران همه‌روزه قرار داده است. این کتاب راه‌حل‌های عملی و فرایندهای آسانی برای ایجاد بینش مشترک و جداول زمانی واقع‌بینانه و تحویل‌دادنی‌های موفق تهیه می‌کند. اگر درگیر اجرای پروژه در هر اندازه‌ای هستید، با نخواندن این کتاب به خود و تیمتان مدیون‌اید.

کیث جانسون، سرپرست آموزش و توسعه‌ی ایالت کلورادو آمریکا

امروزه، مدیران چندین پروژه‌ی سخت را باید با منابعی محدود رهبری و تکمیل کنند. نویسندگان، کوگن و بلیکمور و وود، مثال‌ها و تکنیک‌های ساده‌ای ارائه می‌کنند که برای موفقیت در این دوران ضروری‌اند.

مایکل فانگ، مدیرعامل سابق والمارت یو.اس.

کتاب حاضر با تلاش سوزت بلکمور و کری کوگان و جیمز وود نگاشته شده است. کوگان با ۲۵ سال تخصص درزمینه‌ی تجارت، سابقه‌ی همکاری با شرکت‌های بزرگی همچون AlphaGraphics را در کارنامه دارد. همچنین، مدت‌ها اجرای استاندارد ایزو ۹۰۰۰ را در جهان برعهده داشت. بلکمور نیز مانند کوگان کار خود را از AlphaGraphics شروع و به‌تدریج مراحل ترقی طی کرد و در‌نهایت در پروژه‌ی شرکت FranklinCovey، با کوگان و وود همکاری کرد. جیمز وود، تنها کسی از بین نویسندگان است که مدیریت پروژه را به‌صورت آکادمیک آموخته و آموزش داده است. وی سابقه‌ی ۲۵ ساله در‌زمینه‌ی مدیریت پروژه، توسعه‌ی نرم‌افزار، مهندسی و آموزش دارد و در چهار دانشگاه مختلف به‌عنوان استاد کمکی مشغول به تدریس است.

کتاب حاضر با نام کامل Project Management for the Unofficial Project Manager در سال ۲۰۱۵ با همکاری شرکت FranklinCovey منتشر شد. در ایران، انتشارات آریانا قلم این کتاب را با ترجمه‌ی سیدآرمین میرحسینی روانه‌ی بازار نشر کرده است.