برون‌سپاری به زبان ساده؛ چه کارهایی را به تیم‌های خارج از شرکت محول کنیم؟

در روزهای ابتدایی راه‌اندازی کسب‌وکار، اغلب بنیان‌گذاران تمایل دارند همه‌ی کارها را خودشان انجام دهند. آن‌ها استارتاپ را مانند فرزند خود می‌‌دانند و هرگونه تلاش را برای سوددهی و موفقیت آن به‌ کار می‌گیرند. با افزایش رشد استارتاپ، امکان انجام همه‌ی کارها به‌وسیله‌ی بنیان‌گذار یا تیم اولیه وجود ندارد. به‌علاوه، چنین رویکردی مناسب پیشرفت هم نیست؛ درنتیجه، مفهومی به‌نام برون‌سپاری وارد می‌شود که بسیاری از مشکلات عملکردی را حل می‌کند.

با وجود همه‌ی مزایایی که برای برون‌سپاری مطرح می‌شود، انجام چنین رویکردی مشکلات متعددی به‌همراه خواهد داشت که یکی از مهم‌ترین آن‌ها، انتخاب موضوع و وظیفه برای برون‌سپاری است. اگر مدیران کسب‌وکار در انتخاب موضوعات برون‌سپاری دقت نکنند، احتمال ایجاد مشکلاتی مانند از‌دست‌دادن اطلاعات شرکت، انجام‌نشدن صحیح کارها یا حتی هزینه‌های بی‌مورد محتمل خواهند بود. درادامه‌ی این مطلب زومیت، نکاتی را بررسی می‌کنیم که در انتخاب موضوع برون‌سپاری اهمیت پیدا می‌کنند.

در همه‌ی کسب‌وکارها، وظایفی وجود دارند که تقریبا همه‌ی نیروها از آن‌ها فراری هستند. دلیل اصلی نیز کاهش سرعت عملکرد اصلی به‌دلیل آن وظایف است. چنین وظایفی عموما وقت‌گیر و تکراری هستند؛ اما باید در روندی منظم اجرا شوند. به‌هرحال، با برون‌سپاری این دسته از کارها، می‌توان علاوه‌بر افزایش بهره‌وری، سوددهی فرایندها را نیز براثر کاهش هزینه‌ها یا افزایش تولید و فروش افزایش داد.

به‌عنوان نمونه‌ای از فرایندهای تکراری و زمان‌بر که قابلیت برون‌سپاری دارند،‌ می‌توان به این کارها اشاره کرد:

• برون‌سپاری پاسخ به تماس‌ها و پیام‌های مشتری؛
• برون‌سپاری تحلیل گزارش‌ها و نظارت بر کمپین‌های بازاریابی؛
• برون‌سپاری خریدها و پرداخت‌های تکراری شرکت مانند بیمه، مالیات، خرید‌های روزانه و فرایندهای اداری دولتی.

برخی وظایف به مهارت‌های بیشتری نیاز دارند که شاید در بنیان‌گذار یا تیم تحت مدیریتش وجود نداشته باشد. صاحب کسب‌وکار بودن به‌معنای عالی‌بودن در همه‌ی جنبه‌های آن نخواهد بود. به‌عنوان مثال، بنیان‌گذار احتمالا تخصص لازم را برای طراحی کمپین‌های بازاریابی یا نوشتن ایمیل‌های بازاریابی ندارد. در این صورت، می‌توان از متخصصان فریلنسر یا شرکت‌های دیگر استفاده کرد.

از میان کارهایی که عموما می‌توان به کمک تیم‌های خارجی متخصص انجام داد، حسابداری جزو مهم‌ترین‌ها به شمار می‌رود. امروزه فرایندهای حسابداری استارتاپ‌ها نه آن‌چنان بزرگ هستند که نیاز به تیم مالی مجزا داشته باشند و نه آن‌قدر بی‌اهمیت که از انجامش خودداری کنند. در چنین مواردی، همکاری با متخصص یا گروه حسابداری آشنا به قوانین مالی و مالیاتی ارزشمند خواهد بود. از نمونه‌های دیگر هم می‌‌توان به فعالیت‌های تبلیغاتی و امنیت سایبری اشاره کرد.

برخی وظایف کسب‌وکار اصولا به چندین ساعت کار در روز و هفته نیاز ندارند. باوجوداین، انجام آن‌ها هم بسیار مهم است و نمی‌توان از فرایندهای شرکت حذف کرد. در چنین مواردی قطعا برون‌سپاری و پرداخت هزینه به‌صورت پروژه‌ای یا ساعتی، صرفه‌ی اقتصادی بیشتری خواهد داشت.

برای وظایف با زمان اجرای کوتاه، بازهم می‌توان به فعالیت‌های حسابداری یا حقوقی اشاره کرد. به‌عنوان مثال، در استارتاپ یکی از نیروها وظیفه‌ی ثبت هزینه‌ها و درآمدها را برعهده می‌‌گیرد؛ اما برای ثبت رسمی و اعلام به سازمان‌های مرتبط دولتی، به نیروی ثابت متخصص نیاز نخواهد بود. در بحث‌های حقوقی نیز عموما با چند ساعت مشاوره و اقدامات ارتباطی در هفته، می‌توان نیازهای استارتاپ را برآورده کرد. حتی در این مورد، کارآموزان وکالت هم برای شرکت کارگشا هستند.

با وجود همه‌ی مزایای که برای برون‌سپاری مطرح کردیم، حفظ برخی از وظایف در داخل تیم اهمیت فراوانی دارد. همان‌طورکه گفته شد، درصورت انتخاب غلط در برون‌سپاری چنین مواردی، مشکلات عملکردی بسیار بیشتر از مزایا خواهد بود. درادامه، به برخی از وظایفی اشاره می‌کنیم که نباید برون‌سپاری شوند.

• وظایفی که در اجرای آن‌ها فقط به تیم داخلی اعتماد دارید: بنیان‌‌گذار و تیم تحت مدیریتش متخصص کار و استارتاپی هستند که تأسیس کرده‌اند. قطعا چنین موارد و تخصص‌هایی باید به‌صورت داخلی باقی بمانند.
• وظایفی که برون‌سپاری آن‌ها صرفه‌ی اقتصادی ندارد: برخی اوقات نشان‌دادن نیازهای وظیفه یا پروژه و راهنمایی تیم بیرونی دشواری‌های زیادی دارد. در چنین مواردی، عموما هزینه‌ها هم بیشتر می‌شود. درواقع، احتمالا آموزش‌دادن عضو داخلی برای انجام آن وظیفه، به‌صرفه‌تر از برون‌سپاری باشد.
• وظایفی که دوست دارید: بنیان‌گذاران و تیم‌های اجرایی برخی از بخش‌های کسب‌وکار را واقعا دوست دارند. به‌ بیان‌ دیگر، آن‌ها از انجام چنان وظایفی لذت می‌برند و شاید تنها دلیلشان برای کارکردن، همان وظایف باشد. این بخش‌های حیاتی ابتدا باید شناسایی شوند و سپس، به‌عنوان وظایف رسمی و قطعی داخل سازمان بمانند.

درنهایت پس از انتخاب وظایف برون‌سپاری، باید به انتخاب تیم و گروه خارجی هم دقت کنیم. زمانی‌ که دسترسی و کار با اطلاعات حساس کسب‌وکار در میان باشد، باید بسیار دقیق‌تر و حساس‌تر انتخاب کنیم. در چنین مواردی، شاید تکیه بر تیم‌های نزدیک‌تر و حاضر در شهر و کشور محل فعالیت، بهترین انتخاب باشد. به‌هرحال در چنین موقعیتی، بازهم با مشکلاتی روبه‌رو خواهید شد که شاید همکاری با آژانس‌های فریلنسری و بررسی عمیق سوابق و مدارک تیم‌های خارجی، به‌عنوان راهکاری اولیه مفید واقع شود.