چه زمانی از روز بهره وری بیشتری دارید

آیا حس می‌کنید در تمام طول روز، از انرژی کافی برخوردارید؟ یا فکر می‌کنید در به‌کارگیری حداکثر پتانسیل خود، با مشکل مواجهید؟ دنیل پینک، نویسنده‌ی کتاب «چه زمانی: اسرار علمی زمان‌بندی صحیح»، می‌گوید راز مهم بهره‌وری این است که کار درست را در زمان مناسب انجام دهید. او در این کتاب می‌نویسد:

به هر دلیلی، ما سؤال «چه زمانی» را به‌اندازه‌ی «چگونه، چطور، چه کسی» جدی نمی‌گیریم. ما می‌دانیم باید چه‌کارهایی انجام دهیم، حتی یک لیست وظایف روزانه نیز تنظیم می‌کنیم. ما می‌دانیم چه کسی مسئول چه وظایفی است و بخش منابع انسانی سازمان باید روی چه اولویت‌هایی متمرکز شود. می‌دانیم کارها باید به چه شیوه‌ای اجرا شوند. ولی زمان همیشه اولویت بعدی است؛ زیرا به‌ راحتی و قابلیت دسترسی سوژه‌ها فکر می‌کنیم.

مسئله‌ی «چه زمانی» درست به‌اندازه‌ی «چه کسی» و «چگونه» اهمیت دارد.

هر یک از ما، از الگویی شخصی مبتنی بر چرخه‌ی زیستی و ریتم شبانه‌روزی‌مان برخورداریم که روی فیزیولوژی و روانشناسی ما تأثیر می‌گذارد. به عقیده‌ی پینک، انسان‌ها برحسب کرونوتایپ (عادات زمانی خواب) به سه گروه تقسیم می‌شوند:

• پرندگان؛ یا افرادی که صبح زود بیدار می‌شوند
• جغدها؛ افرادی که شب تا دیروقت بیدارند
• پرندگان سوم؛ افرادی که جایی بین این دو گروه هستند

ساعتی را که معمولاً به خواب می‌روید و ساعتی که از خواب بیدار می‌شوید، یادداشت کنید. بعد، نقطه‌ی میانی آن‌ها را پیدا کنید. اگر جواب شما بین ساعت یک تا ۳ صبح است، جزو ۱۴ درصد از مردمی هستید که در گروه پرندگان صبح قرار دارند. اگر پاسخ بین ۶ صبح تا ظهر است، جزو ۲۱ درصد از مردمی هستید که گروه جغدها را تشکیل می‌دهند. اگر هم نقطه‌ی میانگین بین ساعت ۴ تا ۶ صبح است، در گروه پرندگان سوم قرار دارید که ۶۵ درصد از مردم را تشکیل می‌دهند.

آگاهی از اینکه در چه گروهی قرار دارید به شما کمک می‌کند مراحل کارایی زمانی روزتان را تشخیص بدهید: اوج، فرود و بهبودی. همه‌ی ما این سه مرحله را در طول روز تجربه می‌کنیم؛ اما افرادی که در گروه جغدها قرار دارند این مراحل را برعکس طی می‌کنند؛ یعنی: بهبودی، فرود و اوج.

 اگر هر وظیفه را به زمان درست موکول کنید، کارایی خود را افزایش می‌دهید. درواقع «زمان» حدود ۲۰ درصد واریانس روی عملکرد بهینه‌ی شما به وجود می‌آورد. معمولاً سیکل عملکرد بین ۹۰ تا ۱۲۰ دقیقه است؛ ولی اگر به ریتم انرژی خود توجه کنید، می‌توانید نگاه دقیق‌تری به بهره وری خود داشته باشید.

پینک توصیه می‌کند که هر ۹۰ دقیقه، انرژی خودتان را چک کنید. به این موضوع توجه کنید که مشغول انجام چه کاری هستید. سپس به سطح حساسیت ذهنی و انرژی فیزیکی خود، از یک تا ۱۰ نمره دهید.

افرادی که در گروه پرندگان صبح قرار دارند، به‌منظور ماکزیمم کردن کارایی خود باید کارهای تحلیلی و تصمیم‌گیری‌ها را به صبح زود موکول کنند؛ یعنی زمانی که نقطه‌ی اوج نمودار انرژی آن‌ها محسوب می‌شود. کارهایی که به بینش و خلاقیت بیشتری نیاز دارند، باید اواخر بعدازظهر و اوایل عصر انجام شوند؛ یعنی زمانی که روی نمودار از نقطه‌ی مینیمم دوباره به سمت بالا حرکت می‌کنیم.

افرادی که در گروه جغدها قرار دارند، باید به شیوه‌ای برنامه‌ریزی کنند که وظایف تحلیلی و تصمیم‌گیری‌ها را اواخر بعدازظهر و اوایل عصر و وظایف خلاقانه را صبح انجام دهند. پرندگان سوم باید وظایف تحلیلی و تصمیم‌گیری‌ها را در فاصله‌ی صبح زود تا نیمروز و کارهای خلاقانه را اواخر بعدازظهر و اوایل عصر انجام دهند.

اگر مشخص نیست چه زمانی وظایف مهم‌تری به شما محول می‌شود، بازهم نگران نباشید. پینک پیشنهاد می‌کند که روی وظایف و اتفاقات جانبی کار کنید؛ زیرا همین امر هم تغییرات زیادی در زندگی شما به وجود می‌آورد. به‌عنوان‌ مثال اگر یک پرنده‌ی صبح هستید و متوجه می‌شوید که امروز صبح، یک ساعت وقت آزاد دارید؛ به‌جای اینکه این زمان را با کارهای اداری مثل ایمیل زدن هدر دهید، به مهم‌ترین اولویت‌های کاری مشغول شوید.

به عقیده‌ی پینک، کارفرمایان تا حدی وظیفه‌ دارند که مشخص کنند چه‌ کاری در چه زمانی انجام شود. او می‌گوید:

برنامه‌ریزی زمانی، باید یک مسئله‌ی استراتژیک تلقی شود نه یک موضوع اداری. مدیران باید به عادات زمانی کارمندانشان توجه کنند. به‌عنوان‌ مثال یک زنجیره‌ی خرده‌فروشی که از ساعت ۹ صبح تا ۹ شب کار می‌کند، بهتر است مسئولیت کارمندان را برحسب کرونوتایپ آن‌ها تعیین کند.

باید اطمینان حاصل کنید که کارمندان، کار درست را در زمان درست انجام می‌دهند. همان‌طور که پینک توضیح می‌دهد:

اگر می‌دانید که کارمندانتان ساعات صبح به اوج بهره‌وری خود می‌رسند، بهتر است ساعت ۹ و نیم صبح را به یک جلسه‌ی بی‌اهمیت اختصاص ندهید یا ساعت ۲ بعدازظهر در مورد مسائل مهم محصول جدید با آن‌ها گفتگو نکنید. هر یک از این جلسات، ساعات مخصوص و مناسب خودش را می‌طلبد.

و در آخر، توصیه می‌کنیم هرماه یک روز به کارمندانتان اجازه بدهید که طبق برنامه‌ی ترجیحی خودشان، کارهایشان را انجام دهند.

درعین‌حال به یاد داشته باشید که آگاهی از کرونوتایپ، به این معنی نیست که عملکرد هر روز شما عالی و بی‌نقص خواهد بود. ولی اگر سعی کنید کارهای درست را در زمان مناسب اجرا کنید، گام مهمی به سمت حداکثر کردن بهره‌وری، خلاقیت و آسایش خودتان برداشته‌اید.