چگونه می‌توانیم یک فرهنگ کار تیمی مبتنی بر دورکاری در شرکت ایجاد کنیم؟

ما [نویسنده متن اصلی] یک تیم مهندسی ۳۰ نفری را مدیریت می‌کنیم که همه آن‌ها به‌صورت دورکاری فعالیت می‌کنند. با اینکه یک تیم کامل مهندسی دورکار، یک تیم بدون قاعده برای کسب‌وکار نرم‌افزار به‌عنوان یک سرویس (SaaS) محسوب می‌شود، استراتژی آن به خوبی برای ما جواب داده است. من از جوئل شلانت، معاون شرکت مهندسی هیرولوژی خواستم تا رازهای ساخت یک تیم مهندسی دورکار درگیر و سازنده را برای من بگوید.

جوئل توضیح داد که با تمام کارکنان دورکار باید طبق استانداردهای یکسانی که برای بقیه اعضای تیم اجرا می‌شود، رفتار کرد. او به من گفت:

اعضای تیم باید ارزش‌های اصلی شرکت شما را به نمایش بگذارند و بالاتر از هرچیزی از نظر فرهنگی متناسب باشند.

به دنبال افرادی بگردید که انگیزه زیادی دارند و می‌توانند به‌طور مستقل کار کنند. این نوع افراد می‌توانند به‌آسانی با چالش‌های دورکاری کنار بیایند و مسیر درست را انتخاب کنند و همچنین می‌توانند سازنده باشند، حتی اگر مشکلاتی در برقراری ارتباط و هدایت شدن آنها به وجود بیاید.

از همه‌جا نیرو بگیرید. جذب نیرو را محدود به مناطق شهری و کلان‌شهرها نکنید. مهندسان مستعد زیادی در سراسر کشور وجود دارند که بسیار باهوش هستند و می‌‌دانند که هزینه کم زندگی کردن در مناطق روستایی و شهرهای کوچک‌تر برای آنها یک مزیت است.

اگر مصاحبه‌ی خود را نیز از راه دور انجام دهید به شما کمک خواهد کرد که بفهمید افرادی که قرار است استخدام کنید، چگونه می‌توانند از راه دور با شما تعامل داشته باشند. همیشه سعی کنید هم از ویدیو و هم از صوت برای این مصاحبه‌های راه دور استفاده کنید.

ما دوست داریم ملاقات حضوری را در مرحله آخر روند مصاحبه با اعضای تیم که قرار است استخدام شوند، برقرار کنیم. این نوع سناریوها می‌توانند به شما کمک کنند که تناسب فرهنگی، تعامل فیزیک و روانی تیم، و مهارت‌های ارتباطی افراد را ارزیابی کنید.

شلانت می‌گوید:

بسیاری از چالش‌هایی که برای یک تیم دورکار به وجود می‌آید، حول محور ارتباطات و ارتباط برقرار کردن می‌چرخد. شما باید در آینده روی این زمینه هم سرمایه‌گذاری کنید.

سعی کنید به‌طور منظم جلساتی با اعضای تیم‌تان تشکیل دهید و اطمینان حاصل کنید که کارکنان دورکار حتما روزانه حداقل با دو نفر در شرکت تعامل داشته باشند. مراقب مکالمات غیررسمی کارکنان باشید. این نوع مکالمات، مکالماتی فرعی هستند که در داخل اداره و شرکت رخ می‌دهند و کارکنان دورکار به آنها دسترسی ندارند.

این مکالمات مسئله بزرگی در رابطه با تیم‌ها هستند که باعث می‌شوند افراد حس کنند با بقیه‌ی اعضای تیم ارتباطی ندارند و عضوی جدا هستند. این مکالمات باید برای همه اعضای تیم به اشتراک گذاشته شوند تا تمامی اعضای سازمان را به هم متصل کنند.

همیشه اطمینان حاصل کنید که برنامه‌های ارتباطی اعضای دورکار را نیز مشمول شود و این اعضا را وارد فرآیندهای داخلی کنید. اگر در شرکت یک سخنرانی گروهی وجود داشته باشد، کارکنان دورکار باید قادر باشند از طریق کنفرانس ویدیویی در آن شرکت کنند. نبود حتی یک نفر هم می‌تواند به روحیه تیم آسیب بزند.

در فناوری کنفرانس ویدیویی با کیفیت سرمایه‌گذاری کنید. ویدیو برای تسهیل یک ارتباط کامل و مداوم با اعضای تیم دورکار بسیار مهم است. اتاق‌های کنفرانس باید مجهز به دوربین‌ و تلفن کنفرانس یا میکروفون همه‌جانبه باشند. کامپیوترهای تمامی اعضای تیم باید مجهز به دوربین باشد.

شما باید مطمئن باشید که تیم دورکار می‌تواند به آسانی با هرکسی در شرکت ارتباط برقرار کند.

اگر جلسات بزرگ‌تر تیم یا شرکت با ویدیو همراه باشند، بسیار تاثیرگذارتر خواهند بود. اطمینان حاصل کنید که موقع نشست‌های بزرگ، همه بتوانند از طریق کنفرانس ویدیویی ناظر آن جلسه باشند. برای جلسات بزرگ شما به تلفن بلندگو یا میکروفون همه‌جانبه نیاز خواهید داشت، چراکه این وسایل برای چنین فضاهایی بسیار مناسب هستند.

وقتی خدمات کنفرانس ویدیویی را ارزیابی می‌کنید، مطمئن شوید که این خدمات نسبت به اندازه‌ی تیم شما به‌خوبی کار خواهد کرد. شما باید بتوانید کاری کنید که همه اعضا به یکدیگر متصل باشند و ویدیوهایشان را به اشتراک بگذارند. این نکته را به‌خاطر داشته باشید که تمامی خدمات کنفرانس‌های ویدیویی نمی‌توانند گروه ویدویی شما را به‌خوبی مدیریت کنند.

ابزارهای چت متنی مثل Slack یا HipChat می‌توانند به‌سرعت جایگزین ایمیل شوند و به حالت اصلی ارتباط برقرار کردن برای تیم‌های دورکار تبدیل شوند. باید در مورد این فکر کنید که چگونه می‌توانید به طور موثر و مفید به دنبال اطلاعات مهم اشتراکی بگردید و آنها را بایگانی کنید.

قابلیت همکاری کردن با مدارک و اسناد به اشتراک‌گذاشته‌شده نیز مسئله‌ی مهم دیگری است. ابزارهایی مثل گوگل‌ داکس برای اعضای تیم‌های دورکار عالی هستند و با کنفرانس‌های ویدیویی سازگارند و به‌خوبی کار می‌کنند. راه را برای یک عضو دورکار برای کار کردن با مدارک، صفحات گسترده یا سخنرانی‌های به اشتراک‌گذاشته‌شده را هموار و راحت‌تر کنید.

بسیار مهم است که فرهنگ شرکت شما توسط تیم دورکار انجام شود. اگر قرار است جوایز، جشن‌ها یا فعالیت‌هایی در شرکت انجام شود، راه‌هایی پیدا کنید که اعضای تیم دورکار نیز در آنها شرکت کنند. راه‌های خلاقانه زیادی از طریق ویدیو وجود دارد که می‌تواند شما را در رسیدن به این هدف یاری کند.

تمامی تیم را سالانه حداقل دو بار در یکجا جمع کنید. فعالیت‌های مخصوصی را ترتیب دهید که پیوندی میان اعضای دورکار و اعضای داخلی شرکت به‌وجود بیاورد و مطمئن شوید که اجزای فرهنگی شرکت در آن زمان میان اعضا وجود داشته باشد. برای زمان این‌گونه جمع‌شدن‌ها از قبل برنامه‌ریزی کنید تا بار اضافی سفر و وقت را از دوش کارکنان دورکار بردارید تا آنها بتوانند برای زمان و سفر خود برنامه‌ریزی کنند.

سعی کنید زمینه را برای تجربه دورکاری سایر اعضای شرکت فراهم کنید. این کار کمک می‌کند که یک احساس همدردی و هم‌دلی برای اعضای تیم دورکار به وجود بیاید و همچنین می‌تواند مشکلات سطحی را برطرف کند و باعث بهبود اوضاع شود.