نرم افزار BPMS کم کد و ایرانی پگاه آفتاب؛ برتری‌ها و کاربردها

بسیاری از کسب‌و‌کارها در دنیای امروز خود را در یک وضعیت چالش‌برانگیز می‌بینند. از یک سو با افزایش انتظارات مشتریان و بازار نسبت به حرکت سریع‌تر و واکنش چابک‌تر کسب‌و‌کار‌ها در برابر تغییرات روبرو هستیم و از سوی دیگر، پیچیدگی‌های محیط فناوری و عدم توانایی‌ سازمان‌ها برای پیاده‌سازی تغییرات لازم حرکت و پیشرفت آن‌ها را کند کرده است.

توسعه محیط دیجیتال در اکوسیستم‌های مختلف نیازمند تغییرات سریع و یکپارچگی‌هایی سیستمی عمیق است. نیازی که برخی از سازمان‌ها را به سوی ابزاری چون نرم افزار BPMS برای مدل‌سازی و اجرای فرایند‌های کسب‌و‌کارها می‌کشاند و تعدادی را به سوی پلتفرم‌های سیستم‌سازی که به آن‌ها امکان توسعه و تولید سریع‌تر اپلیکیشن‌های سازمانی را می‌دهد.

در چنین فضایی نرم افزار BPMS پگاه آفتاب که مجهز به امکانات سیستم سازی کسب و کار به صورت کم کد نیز هست، ابزاری مناسب برای انواع کسب‌و‌کارها است تا بسته به نیاز خود با کمترین زحمت دست به اتوماسیون فرایند‌های خود بزنند و در یک محیط گرافیکی و با کم‌ترین میزان کدنویسی زیرسیستم‌های فرایندی یا غیرفرایندی مورد نیاز خود را توسعه دهند.

نرم افزار مدیریت فرایند‌های کسب و کار یا BPMS پلتفرم و راهکاری نرم‌افزاری است که وظیفهٔ اصلی آن مدل‌سازی، اتوماسیون، سنجش و تحلیل فرایند‌های کسب‌و‌کار و در یک کلام مدیریت آن‌ها است. فرایند‌های کسب‌و‌کار شامل مجموعه‌ای از فرم‌ها، گردش‌کارها و شروط و قوانین لازم در هر مرحله از کار و در نهایت گزارش‌ها و داشبورد‌های به دست آمده از داده‌های این فرایند‌ها است. مدیریت این فرایند‌ها بدون داشتن ابزار دیجیتالی مناسب غیرممکن است و BPMS‌ها ابزاری مختص این کار هستند که معمولاً با ۴ ماژول ۱. مدل‌ساز فرایند ۲. موتور اعمال قوانین کسب‌و‌کار ۳. موتور اجرای فرایند ۴. داشبوردساز و گزارش‌ساز امکان اتوماسیون و بهینه‌سازی فرایند‌ها را فراهم می‌کند.

«پلتفرم توسعهٔ کم کد» الگوی جدیدی از توسعه نرم‌افزار است که بر ایدهٔ توسعه نرم‌افزار با کمترین میزان کدنویسی استوار است. شیوه‌ای سریع‌ برای توسعه اپلیکیشن‌ها در محیط‌هایی که کارکنان آن‌ها آشنایی اندکی با دانش کدنویسی دارند. با استفاده از این الگوی زیرساختی، نیروهای داخلی سازمان می‌توانند اپلیکیشن‌های مورد نیاز سازمان خود را بدون اتکا به اشخاص بیرون سازمان یا واحد فناوری اطلاعات توسعه دهند.

در این پلتفرم به باگ‌های کم‌تری در کد‌ها برمی‌خوریم چون بیشتر امکانات و ماژول‌های مورد استفاده به صورت پیش‌ساخته و در قالب‌های آماده مهیا هستند و تست‌های فراوانی را پشت سر گذاشته‌اند. اغلب کارها در این پلتفرم با ویژگی Drag & Drop انجام می‌شود. به طور کلی ویژگی‌های بصری، پلتفرم توسعهٔ کم کد را بدل به روشی بسیار ساده در میان سایر روش‌های توسعه نرم‌افزار می‌سازد.

نسل جدید سیستم‌های مدیریت فرایند‌های کسب‌و‌کار با ترکیب ویژگی‌های پلتفرم‌های سیستم‌سازی کم کد در خود هم سرعت توسعه و کاربری ابزارهای مدیریت فرایند را افزایش داده‌اند و هم باعث گسترش کاربردهای یک BPMS معمول شده‌اند.

موج پلتفرم‌های کم کد یا Low Code تقریبا از سال ۲۰۱۴ آغاز شد و یک اصل ساده داشت: اتکا بر رابط‌های گرافیکی برای مدیریت فرایند‌ها و سیستم‌ سازی که در آن حداکثر ۲۰ درصد کارها نیاز به کدنویسی داشته باشند. همزمان با این رویکرد، پلتفرم‌های «بدون کد یا No Code» نیز معرفی شدند که در این پلتفرم‌ها امکان کدنویسی میسر نیست. هرچند سیستم‌های بدون کد احتمالا برای کاربران مبتدی راهکاری جذاب‌تر است اما با این حال در یک محیط حرفه‌ای کسب‌و‌کار انعطاف‌پذیری پلتفرم‌های کم کد، امکان ترکیب دو مزیت یعنی یکی سرعت در پیاده‌سازی و توسعه اپلیکیشن‌های سازمانی و دیگری انجام سفارشی‌سازی‌ها و پیاده‌سازی سناریوهای پیچیده‌تر مورد نیاز را فراهم می‌کند؛ که قطعا نیاز هر کسب‌و‌کار متوسط و بزرگی است.

سیستم‌های کم کد بر ۵ اصل استوار هستند:

• امکان توسعه سریع برنامه‌های مورد نیاز کسب‌و‌کار

• سهولت در کاربری

• کاهش هزینه‌های پیاده‌سازی سیستم

• تضمین قابلیت اطمینان و کیفیت

• امکان اعمال چرخه PDCA (برنامه، اقدام، چک و ارزیابی و اقدام اصلاحی)

نرم افزار BPMS‌ پگاه آفتاب پلتفرمی با کارکردی فراتر از مدیریت فرایند‌ها است؛ به شکلی که هم یک BPMS استاندارد برای مدل‌سازی و اجرای فرایند‌ها است و هم پلتفرمی برای سیستم سازی که با آن می‌توان برنامه‌های نرم‌افزاری خاص‌منظورهٔ سازمان‌ها را نیز با سرعت بالا و میزان اندکی از کدنویسی (که ده‌ها برابر کم‌تر از شیوهٔ کدنویسی از صفر تا صد است) توسعه داد. این راهکار ایرانی که کاملا به صورت بومی توسط متخصصان پگاه آفتاب توسعه یافته است به صاحبان کسب‌و‌کار این امکان را می‌دهد تا در یک محیط پویا و بصری اپلیکیشن‌های سازمانی مورد نیاز خود را در سریع‌ترین زمان ممکن تولید کنند و در سازمان خود بکار گیرند. سیستم‌ساز پگاه آفتاب به شکلی توسعه یافته است که به‌وسیلهٔ آن هم می‌توان فرایند‌های کسب‌و‌کار را پیاده‌سازی و سیستم‌‌های فرایندی تولید کرد و هم سیستم‌های غیرفرایندی را با آن توسعه داد.

در ادامه با تعدادی از برتری‌ها و امکانات قابل ملاحظه BPMS پگاه آفتاب آشنا می‌شویم:

۱. پلتفرمی همه‌کاره

• مدیریت صفر تا صد فرایند‌ها و گردش‌کارهای سازمان

• امکان طراحی و تولید اپلیکیشن‌های سازمانی

• ارائه تمام ابزارهای طراحی مدل، فرم‌ساز، موتور اجرای فرایند، موتور قوانین کسب‌و‌کار و داشبورد‌ساز در یک محیط یکپارچه بدون نیاز به ابزار جانبی

• امکان توسعه چندزبانه

۲. مدل‌ساز فرایند منطبق با فناوری‌های روز

• پشتیبانی از زبان محبوب و جهانی BPMN 2.0 برای مدل‌سازی فرایند

• کاربری ساده و سریع بر اساس Drag & Drop و مولفه‌های گرافیکی

• امکان دریافت خروجی مدلِ فرایند در قالب‌های مختلف تصویری و چاپی

• پشتیبانی از الگوهای مختلف تصمیم‌گیری شامل Inclusive، Parallel، Exclusive و …

• تعریف شروط مختلف برای آغاز یک فعالیت بر اساس نتیجه سایر فعالیت‌ها

۳. فرم‌ساز پیشرفته

• ساخت خودکار فرم پایه

• امکان استفاده از قالب‌های پیش‌ساخته

• امکان استفاده از قابلیت Drag & Drop در طراحی فرم

• پشتیبانی از طراحی واکنش‌گرا

• امکان سفارشی‌سازی فرم‌ها با استفاده از JavaScript و CSS

• پشتیبانی از تقویم فارسی

• دارای کنترل‌های پیشرفتهٔ جستجو

• امکان نمایش دیتای جداول اطلاعاتی مرتبط در یک فرم

• پشتیبانی از اجزای استاندارد طراحی فرم مانند: Buttons ،checkbox ، Button group، Radio Button Card، Collapse، Dropdowns، Input group، List group، Tab Page و …

۴. داشبوردساز و گزارش‌ساز پیشرفته

• امکان بکارگیری قالب‌های پیش‌ساخته برای گزارش‌گیری

• تعریف انواع فیلتر بر اساس پارامترهای مختلف مورد نیاز

• پشتیبانی از انواع نمودارهای چارت، دایره‌ای، میله‌ای، ماتریکسی و …

• امکان خروجی گرفتن از اطلاعات در فایل اکسل

• امکان ایجاد نمودارها بر اساس جستجوی تعریف‌شده

• امکان دریافت خروجی از گزارش‌ها به صورت فایل ورد

• امکان ایجاد داشبوردهای متفاوت بر اساس نقش‌ها یا گروه‌های مختلف

۱. اتوماسیون فرایند‌ها و گردش‌کارهای کسب‌و‌کار

بدیهی‌ترین انتظار از یک سیستم مدیریت فرایند، دیجیتالی‌سازی و اتوماسیون فرایند‌های کسب‌و‌کار، فرم‌های مربوط به فرایند‌ها و گردش‌کار هر فرایند در میان بخش‌ها، نقش‌ها و واحد‌های مختلف سازمان است. ابزار مدیریت فرایند پگاه آفتاب در این موضوع با ماژول‌های طراح مدل فرایند مبتنی بر استاندارد مدل‌سازی BPMN 2.0، فرم‌ساز کاربرپسند با کاربری آسان و مبتنی بر عناصر گرافیکی، امکان تعیین قوانین کسب‌و‌کار و شروط مختلف (اعم از شروط سادهٔ پیش‌فرض تا شروط پیچیدهٔ مبتنی بر کد)، موتور اجرای فرایند و کارپوشه امکان این را فراهم می‌کند تا به سرعت و در داخل یک محیط یکپارچه فرایند‌ها و گردش‌کارهای استخراج‌شدهٔ هر کسب‌و‌کار پیاده‌سازی و به صورت سیستمی در داخل سازمان بهره‌بردار به گردش درآید.

۲. تبدیل فرم‌های کاغذی یا مبتنی بر اکسل به برنامه‌های کاربردی

داده‌های کسب‌و‌کار سرمایه‌های گران‌بهایی هستند که پراکندی آن‌ها در بین انواع فرم‌های کاغذی و فایل‌های متعدد و غیرقابل مدیریت اکسل و یا شیوه‌هایی شبیه به این، باعث از دست رفتن یکپارچگی اطلاعاتی، هدررفت زمانی و مالی و عدم استفادهٔ صحیح از داده در تصمیم‌گیری‌ها و تجارت اصلی کسب‌و‌کار می‌شود. هم‌چنین باید توجه داشت که تجربه ناپدید شدن یک فرم کاغذی حاوی اطلاعات مهم یا دسترسی غیر مجاز فردی به اطلاعاتی کلیدی در یک فایل اکسل تجربه‌ای بسیار دردناک خواهد بود.

با نرم افزار BPMS اما می‌توان به سرعت و با کمترین دانش برنامه‌نویسی برای این داده‌های جاری در سازمان خود برنامه بسازید و آن به اجرا در آورید، با فرایند‌های پیاده‌سازی‌شده از این داده‌های ارزشمند محافظت کنید، جلوی پراکندگی و تکثیر بیهوده آن‌ها را بگیرید، از آن‌ها گزارش‌های اطلاعاتی به مراتب ارزنده‌تر و گران‌بها‌تر از قبل استخراج کنید و هر داده جدید و یا هر تغییر را اعمال و بلادرنگ در سیستم اجرا کنید. در نهایت باید گفت که می‌توان با چنین پلتفرمی سرمایه‌های اصلی سازمان خود را کشف و از آن محافظت کنید و به راحتی روند جمع‌آوری، ورود اطلاعات و بروزرسانی داده‌ها را به یک فرایند تحت کنترل خود و ارزش آفرین بدل کنید.

۳. پر کردن خلاء‌های ERP‌ها

بسیاری از سازمان‌ها به سراغ سیستم‌های جامع برنامه‌ریزی سازمان یا همان سیستم‌های ERP می‌روند تا از طریق آن‌ها بتوانند تمام نیازهای نرم‌افزاری خود را در قالب یک سیستم متمرکز و یکپارچه برطرف کنند. اما باید توجه داشت ERP‌ها که معمولاً دربرگیرندهٔ زیرسیستم‌های عمومی و تخصصی هر صنعت هستند و برای فرایندهای مرسوم هر کسب‌و‌کار توسعه داده می‌شوند، در بسیاری اوقات پاسخ‌گوی همهٔ نیازهای سیستمی سازمان‌ها نیستند؛ به خصوص وقتی که سازمانی دارای فرایند‌های خاص و اختصاصی خود باشد. علاوه بر این گاهی اوقات به دلیل پیچیدگی سیستم‌های ERP ممکن است کار با آن‌ها در تمام سطوح سازمان دشوار باشد. هم‌چنین یکی از چالش‌های دیگر که اهمیت فراوانی نیز دارد، بکارگیری سیستم‌های ERP در کسب‌و‌کارهایی با فرایند‌های کاملا پویا و متغیر است که مدام در آن‌ها تغییر و تحول دیده می‌شود. این موضوع به دلیل ماهیت بسته و غیرمنعطف ERP‌ها، سازمان‌ها را در اعمال تغییرات مورد نظر خود دچار مشکل می‌سازد. تا جایی که این فرایند‌های سازمان هستند که باید خود را با سیستم ERP وفق دهند و بر اساس الزامات و پیش‌فرض‌های ERP به شکل آن درآیند.

در چنین حالاتی سیستم نرم افزاری BPMS می‌تواند ابزار مناسبی برای پوشش خلاء‌های ERP‌ها باشد. BPMS به سازمان این امکان را می‌دهد که به راحتی فرایندهای کسب‌و‌کار خود را سفارشی کرده، این فرایند‌ها را با موقعیت‌ها و سناریو‌های مختلف وفق دهد و در پویاترین حالت ممکن به راحتی تغییر مورد نظر خود را با کم‌ترین خسارت جانبی و ایجاد چالش در فرایند، ساختار اطلاعاتی پشت فرایند، گردش‌کارها و رابط‌های کاربری اجرای گام‌های فرایند (شامل فرم‌ها و لیست‌ها و …) اعمال کند.

هم‌چنین بکارگیری نرم افزار BPMS برای پوشش خلاء‌های ERP‌ها می‌تواند باعث یکپارچگی بیشتر سیستم شود و به استفاده و بهره‌گیری عمیق‌تر از سیستم‌های ERP بیانجامد تا این سیستم‌های جامع اما معمولاً بسته با کارآیی بیشتری کار کنند.

۴. کارآمدسازی و بهینه‌سازی گردش‌کارها

یکی از نخستین انتظارات و کاربرد‌های یک سیستم BPMS‌ در یک سازمان کشف گردش‌کارها و فرایند‌های موجود در آن است. در حالت عادی و بدون یک BPMS کشف گردش کارهای ناکارآمد و اصلاح آن‌ها بسیار دشوار است و حتی ممکن است این کار به قیمت متوقف ساختن سیستم‌های نرم‌افزاری تمام شود اما با نرم افزار BPMS می‌توان با کشف داده‌های تکراری و گلوگاه‌های فرایندی گردش کارهای معیوب را شناسایی و به سادگی در سیستم نسبت به اصلاح آن‌ها اقدام کرد.

بخش بزرگی از کاربرد یک نرم افزار BPMS در بهبود و بهینه سازی سیستم‌های مورد استفاده یک سازمان است. یکی از راه‌های انجام این کار استفاده از تجزیه و تحلیل برای حذف سیستم‌های تکراری و غیر ضروری است؛ و نرم افزار BPMS با این کار به هماهنگ‌سازی کارمندان با یکدیگر کمک می‌کند.

این هماهنگ‌سازی از این طریق بوجود می‌آید که BPMS مورد استفادهٔ سازمان با تجزیه و تحلیل عملیات یک کسب‌و‌کار کمک می‌کند تا به جزئیاتی مانند هزینه‌های سیستم‌های متعدد و وجود کارهای تکراری توجه شود. پس از آن می‌توان با حذف سیستم‌های تکراری و ادغام واحد‌ها و تیم‌ها در همان سیستم‌های فناوری اطلاعات، به راه‌هایی برای بهبود و بهینه‌سازی این فرایندها فکر کرد.

این موضوع نه تنها باعث صرفه جویی در منابع می‌شود، بلکه اعمال خط‌مشی‌ها و برقراری ارتباطات میان سطوح مختلف را در تمامی لایه‌های سازمان آسان‌تر می‌سازد.

۵. ایجاد شفافیت بین واحدهای سازمانی

عدم شفافیت اطلاعات بین واحد‌های سازمانی و عدم پایش کارهایی که در فرایند‌های تودرتو بین واحد‌ها در حال رفت و آمد هستند می‌تواند به یکی از گلوگاه‌های مهم بر سر راه کارکرد صحیح سازمان و فرسایش نیروی کار تبدیل شود. جمع آوری و به گردش در آوردن اطلاعات با یک سیستم BPMS به سازمان بهره‌بردار کمک می‌کند تا این گلوگاه‌ها را رفع کند و اتصال اطلاعاتی و کاری میان واحد‌های سازمانی را شفاف سازد. با امکان مدل‌سازی و تهیهٔ نقشه‌های دقیق فرایندی می‌توان به دید و شمایی کاملی از فرایند‌های کسب‌و‌کار رسید و به وسیلهٔ آن نحوه پیوند فرایند‌های مختلف را در نقاط مختلف کسب‌و‌کار شفاف ساخت و به راحتی تأثیر تغییرات یا ارتقاء یک نقش کاری، سند، قانون یا شرط کسب‌و‌کار یا سیستم را قبل از اجرای واقعی ارزیابی کرد.

۶. اتصال جزایر جداافتادهٔ کارکردی در سازمان به یکدیگر

اگر فرایند‌های کسب‌و‌کار و رویه‌های انجام کار و گردش اطلاعات در یک سازمان در دام سیلوهای کارکردی و جزایر منفصل از هم گرفتار شوند، بهره‌وری به شدت با کاهش روبرو می‌شود و این موضوع به طور مستقیم سودآوری و هستهٔ اصلی کسب‌و‌کار را نشانه می‌گیرد.

همچنین این ضعف می‌تواند شامل موانع و جزیره‌ای شدن سیستم‌های نرم‌افزاری مورد استفاده توسط سازمان نیز باشد. که در این صورت پراکندگی و عدم ارتباط فرایند‌ها و سیستم‌های نرم‌افزاری با یکدیگر به شدت بر اثربخشی و کارآیی کارکنان و روندهای کاری هر کسب‌و‌کار اثر منفی دارد.

و به همین دلیل است که وجود یک سیستم نرم‌افزاری کل‌نگرِ مرکزیِ یکپارچه، می‌تواند نجات‌بخش هر کسب‌و‌کاری باشد. وقتی سیستمی وجود داشته باشد که بتواند جزایر دورافتاده از یکدیگر را به هم متصل کند، گردش اطلاعات و کارها در بین واحدهای مختلف سازمان و سرعت طی شدن فرایند‌های کاری و ارتباطات میان واحدی با کارآیی بیشتری صورت می‌پذیرد و منابع و ایده‌ها در یک مسیر واحد شکل می‌یابند. نام سیستمی که بتواند این یکپارچگی را در کلیت کسب‌و‌کار بوجود آورد، نرم افزار BPMS‌ است.

۷. پیاده‌سازی نیازهای نرم‌افزاری پیچیده و پرهزینهٔ سازمان‌ها

در نقاط خاصی از عمر یک کسب‌و‌کار، که معمولاً سال‌های اولیه حضور در بازار است، ممکن است به یک سیستم پیچیده نرم‌افزاری برای مدیریت اطلاعات و فرایند‌ها نیاز نباشد. اما به مرور، اکثر شرکت‌ها و سازمان‌ها به نقطه‌ای می‌رسند که با پیچیده‌تر شدن فرایند‌ها و کسب‌و‌کار‌ خود، احتیاج به پیاده‌سازی سیستم‌های نرم افزاری پیشرفته‌تری خواهند داشت.

با پیچیده‌تر شدن پارامترهای مختلفی از کسب‌وکار، مانند افزایش تعداد کارکنان، افزایش شعب و دفاتر شرکت یا سازمان و افزایش تعداد مشتریان نیاز به یک سیستم نرم افزاری BPMS با کیفیت برای کنترل این پیچیدگی و از دست خارج نشدن آن افزایش می‌یابد. وجود یک نرم افزار BPMS می‌تواند به کنترل و پردازش اطلاعات پیچیده در سازمان کمک کند. سازماندهی و پردازش پایدار و قابل انطباق و سازگار اطلاعات توسط سیستم BPMS برای هر کسب و کار در حال رشد ضروری است.

۸. تحت وب کردن سیستم‌های نرم‌افزاری قدیمی

مشکل بسیاری از سیستم‌های نرم‌افزاری سازمانی و اداری این است که با وجود کارکرد عالی روی دسکتاپ اما قابلیت‌های کارکردی مناسبی بر روی موبایل‌ها و تبلت‌ها که روز به روز هم کاربرد آن‌ها در صنایع مختلف فراگیر‌تر می‌شود، ندارند. این مشکل می‌تواند انجام وظایف کارکنان را زمانی که آن‌ها نیاز به کار در خارج از دفتر سازمانی دارند یا هنگام دورکاری، که امروز شیوه‌ای مرسوم و پذیرفته‌شده‌ای از کار است، دشوار کند.

بخشی از دلایل توسعه و پیشرفت سیستم‌های BPM اصولاً برای کمک به حل این مشکل بوده است. از آنجایی که BPMS‌ها سیستم‌های مبتنی بر وب و فناوری ابری هستند، پس دسترسی به اطلاعات لازم در آن‌ها از هر نقطه‌ای ممکن است.

نرم افزار BPMS پگاه آفتاب حاصل بیش از دو دهه تجربه پگاه آفتاب در طراحی، تولید و پیاده‌سازی راهکارهای نرم‌افزاری سازمانی و تولید و ارائه ابزار مدیریت فرایندهای کسب و کار است. سال ۱۳۸۴ اولین نسل این محصول بر روی پلتفرم ویندوز و مبتنی بر نوتیشن طراحی گردش‌کار ابداعی پگاه آفتاب به بازار عرضه شد. نسل جدید این راهکار اما یک پلتفرم کم کد برای مدیریت فرایند‌های کسب‌و‌کار و توسعه سیستم‌های سازمانی (برای تولید نرم‌افزاری فرایندی و غیرفرایندی کسب و کارها) است، که در سال ۱۳۹۶ به صورت یک ابزار تحت وب معرفی شد.

جهت دریافت مشاوره و درخواست دموی رایگان با ما از راه‌های زیر در تماس باشید:

وبسایت پگاه آفتاب: https://pegaheaftab.com

ایمیل واحد فروش: sales@pegaheaftab.com

شماره‌های تماس: ۸۸۵۳۹۶۳۵-۰۲۱ الی ۸