امکانات و قابلیت‌های نرم افزار حسابداری فروشگاهی های سافت

انواع مختلفی از نرم‌افزارهای حسابداری وجود دارند که برای کاربردهای مختلف به کار می‌روند؛ نرم‌افزارهای کوچک و ساده‌ای که برای ثبت صورتحساب در کسب‌وکارهای کوچک به کار می‌روند تا نرم‌افزارهای پیشرفته و پیچیده‌ای که تمام امور مالی و حسابداری شرکت‌ها و سازمان‌های بزرگ را مدیریت کرده و در انبارداری، تعیین استهلاک تجهیزات کارخانه و شرکت و … به کمک مدیران و کارکنان شرکت‌ها می‌روند.

نرم‌افزارهای حسابداری قابلیت‌های بی‌شماری دارند که هر کدام از این نرم‌افزارهای با توجه به هدفی که بر پایه آن بنا شده‌اند، تعدادی از قابلیت‌های کلی نرم‌افزارهای حسابداری را دارا هستند. نرم‌افزارهای حسابداری نقش یک حسابدار باتجربه را ایفا می‌کند.

با توجه به سطح نرم‌افزاری که کاربران برای کسب‌و‌کار خود انتخاب می‌کنند، تعداد و تنوع قابلیت‌های آن‌ها نیز متفاوت خواهد بود.

حذف هزینه‌های تجهیز دپارتمان مخصوص حسابداری در شرکت‌ها و عدم نیاز به حسابدار در کسب‌وکارهای کوچک و نیز کاهش زمانی که برای امور حسابداری صرف روند انبارگردانی و خریدوفروش می‌شود، موجب افزایش قابل ملاحظه راندمان یک شرکت خواهند شد.

نرم‌افزارهای حسابداری خوب و قدرتمند این امکان را دارند که با ثبت صورت‌های مالی شرکت، فرم‌های مالیاتی را نیز طبق الگوریتم‌های مشخص پر کنند. اگر نرم‌افزارهای حسابداری مطابق قانون‌های مالیاتی برنامه‌ریزی شده باشند (که در نرم‌افزارهای معتبر چنین است)، اظهارنامه‌های مالیاتی را به شکل خودکار تهیه کرده و خیال کاربر را برای داشتن اظهارنامه‌ای مطمئن برطرف خواهد ساخت.

نرم‌افزارهای حسابداری آنالیزها و تحلیل‌هایی ارائه می‌دهند که با کمک گرفتن از آن‌ها، می‌توان متوجه نقاط کارآمد، کمبودها و ایرادهای کسب‌و‌کار خود شد.

حسابرسی توسط نهادهای نظارتی، بخش مهم و البته تنش‌زا و خسته‌کننده از روند کاری یک کسب‌و‌کار است. برای سربلند بیرون آمدن از حسابرسی نیاز به ارائه مستندات محکم و دقیق مالی است تا حسابرس با مشاهده آنان بتواند تصمیم دقیقی اتخاذ کند.

اصولاً ارائه خدمات رایگان بنا به دلایلی توسط توسعه‌دهنده یک نرم‌افزار صورت می‌گیرد و هیچ کسی برای رضایت خدا این کار را انجام نمی‌دهد!

اغلب، نسخه‌های رایگان نرم‌افزارهای حسابداری موجود، یا مدت‌زمان محدودی در اختیار کاربر قرار می‌گیرند تا در صورت رضایت پس از اتمام زمان آزمایشی آن را خریداری کنند. یا اینکه این نسخه رایگان، یک نسخه دمو از نسخه اصلی که تنها بخش‌های محدودی از خدمات نرم‌افزار اصلی را به کاربر می‌دهد. نسخه دمو برای این منظور ارائه می‌شود که کاربر با محیط نرم‌افزار، رابط کاربری و نحوه کار کردن با آن آشنا شود. به همین دلیل نرم‌افزارهای حسابداری رایگان به‌هیچ‌عنوان نمی‌توانند خواسته‌ها و نیازهای شرکت‌ها، کسب‌وکارها و فروشگاه‌ها را برطرف سازند.

اما دلیل مهمی که باید به خاطر آن از نرم‌افزارهای رایگان دوری کرد، بحث امنیت است. بخش مالی مهم‌ترین و سری‌ترین بخش هر کسب‌وکاری است و باید از آن به بیشترین میزان ممکن مراقبت کرد.

نرم‌افزارهای رایگان حسابداری موجود در فضای اینترنت امنیت بسیار پایینی دارند و امکان رخنه و سرقت داده‌ها در هر لحظه وجود دارد. استفاده از این نرم‌افزارها مثل این می‌ماند که در شب و هنگام تعطیلی مغازه، درهای آن را باز بگذارید! به دلیل وجود اطلاعات ارزشمندی مانند میزان فروش، مقدار موجودی کالا، اطلاعات تأمین‌کننده‌ها و مشتری‌ها و دیگر موارد، باید از نرم‌افزارهای باکیفیت و امن برای امور حسابداری مجموعه خود استفاده نمود.

پس لازم است که به سراغ نرم‌افزارهای رایگان حسابداری نروید.

نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی تحت وب نوعی نرم‌افزار حسابداری هستند که در پردازش و ذخیره اطلاعات، وابسته به وب و یک نقطه دسترسی آنلاین هستند. با این کار تمام داده‌های خام و پردازش‌شده مربوط به امور مالی و حسابداری در سرورهای اینترنتی ذخیره می‌شوند و با این کار دیگر نگران از دست رفتن داده‌ها نخواهید بود. این قابلیت مهم نرم‌افزار صندوق فروشگاهی تحت وب این امکان را برای کاربر فراهم می‌کند که بدون نیاز به هاردهای ذخیره‌سازی فیزیکی، در هر مکانی که دلخواه او بود، بتواند به داده‌ها دسترسی داشته باشد و از آن‌ها استفاده کند.

نرم‌افزار مدیریت فروشگاه تحت وب، در پردازنده نیز مانند هارد، نیازی به قطعات فیزیکی ندارند و تمام محاسبات و پردازش داده‌ها توسط پردازنده‌های ابری انجام می‌پذیرد. به کمک نرم‌افزارهای حسابداری تحت وب که سیستمی یکپارچه را در اختیار کاربران و صاحبان فروشگاه‌ها قرار می‌دهد، علاوه بر بالا رفتن دقت عمل، صرفه‌جویی قابل ملاحظه‌ای در زمان و هزینه خواهد شد.

با استفاده از این گونه نرم‌افزارها به طیف وسیعی از امکانات دسترسی پیدا خواهید کرد که در ادامه به آن‌ها اشاره می‌شود.

امروزه اغلب فروشگاه‌ها سیستم فروش آنلاین و غیر حضوری را راه‌اندازی کرده‌اند و بخش عمده‌ای از گردش مالی آن‌ها وابسته به این بخش است. یک نرم‌افزار مدیریت فروشگاهی خوب باید توانایی رسیدگی هم‌زمان به فروش حضوری و غیر حضوری را داشته باشد.

نرم‌افزارهای حسابداری تحت وب توانایی اتصال به پایانه‌های فروش اینترنتی و فیزیکی مانند دستگاه پوز را دارند. بدین طریق، امکان مدیریت پرداخت فراهم می‌شود و می‌توان پرداخت را به شکل نقدی، کارتی یا ترکیبی انجام داد.

صاحبان و مدیریت یک فروشگاه باید بدانند که چه کالایی و چه مقدار از آن‌ها را در فروشگاه و انبار موجود دارند. با کمک گرفتن از نرم‌افزار صندوق فروشگاهی تحت وب می‌توان به شکل پیوسته از موجودی کالا آگاه بود و با توجه به آن سفارش گذاری و مدیریت اجناس را انجام داد.

نرم‌افزار مدیریت فروشگاه با استفاده از پیچیده‌ترین تحلیل‌ها گزارش‌هایی دقیق و منظم به شکل ساده و همه‌فهمی در اختیار صاحبان و مدیران فروشگاه‌ها قرار می‌دهد. با توجه به مستندات ارائه‌شده در این گزارش‌ها مانند شرایط مالی فروشگاه، مقدار فروش در بازه‌های زمانی مختلف، وضعیت کلی فروش و درآمدها، میزان سوددهی، کالاهای پرطرفدار و کم طرفدار و … می‌توان یک استراتژی محکم بلندمدت و میان‌مدت برای فروشگاه خود در نظر گرفت.

بحث مدیریت زنجیره تأمین یکی از مهم‌ترین قسمت‌های شرکت‌ها صنعتی و تجاری است که نیاز به تبحر و دانش فراوان دارد. نرم‌افزارهای حسابداری تحت وبی که بتواند این فاکتور مهم را مدیریت کند، از بهترین نرم‌افزارهای حسابداری به شمار خواهد رفت. با استفاده از آن‌ها می‌توان سفارش‌ها را سازمان‌دهی کرده و پس از آن مراحل مختلف سفارش از مبدأ تا مقصد را رصد نمود. با کمک گرفتن از تحلیل‌های ارائه‌شده توسط نرم‌افزار می‌توان بازده زنجیره تأمین فعلی را مورد ارزیابی قرار داد و در صورت نیاز آن را تغییر داد.

روی دیگر سکه در یک کسب‌و‌کار فروشگاهی، سیستم بازاریابی و فروش است. همان قدر که زنجیره تأمین کالا اهمیت دارد، بازاریابی و فروش نیز بااهمیت است. به همین دلیل این نرم‌افزارها اطلاعات مختلفی از مشتریان حقوقی و حقیقی را ثبت کرده و با ارائه تحلیل‌هایی در مورد جنسیت، سن و مناطق جغرافیایی مشتری‌ها، سیستم بازاریابی و فروش را بهینه‌سازی خواهد کرد. با استفاده از آن‌ها می‌توان هر لحظه با مشتری‌ها در ارتباط بود.

هنگام خرید یک نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی چه نکاتی را باید مد نظر قرار داد؟

برای خرید یک نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی خوب که بتواند نیازهای کاربر را پاسخگو باشد، ابتدا باید نیازهای خود را شناخت تا دست به انتخاب درستی زد.

در زیر فاکتورهایی که هنگام خرید نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی باید در نظر گرفت، فهرست شده است.

نرم‌افزارهای آفلاین برای کار نیازی به اینترنت ندارند و از این رو می‌توان بدون نیاز به شبکه اتصال به اینترنت آن را راه‌اندازی کرد؛ اما در مقابل فضای ذخیره‌سازی بسیار محدود بوده و هر آن امکان از دست رفتن داده‌های حساس وجود دارد؛ اما نرم‌افزار مدیریت فروشگاه محدودیت دسترسی نداشته و امنیت بسیار بالایی دارند.

با این توضیحات می‌توان یکی از این دو نوع را انتخاب کرد، هر چند با توجه به نکات گفته‌شده کفه به سمت نرم‌افزارهای حسابداری تحت وب سنگینی می‌کند.

برای انتخاب درست باید نکاتی را در نظر گرفت:

• چه تعداد سیستم از نرم‌افزار استفاده می‌کنند؟
• چند انبار مرتبط با کسب‌و‌کار وجود دارد؟
• چند پایانه فروش در فروشگاه وجود دارد؟
• روزانه چند عملیات باید توسط نرم‌افزار پردازش شود؟
• چند شخص با نرم‌افزار ارتباط مستقیمی خواهند داشت؟

با پاسخ گفتن به سؤال‌های مطرح‌شده، می‌توان به دید نسبتا واضحی برای انتخاب درست یک نرم‌افزار حسابداری خوب رسید.

برای استفاده از نرم‌افزارهای حسابداری باید مشخص شود که حسابداری چه مدت‌زمانی قرار است در آن وارد و پردازش شود.

بخش‌های مختلف مانند پرداختی‌ها به کارکنان یا دسته‌بندی صورت‌حساب‌ها را می‌توان به شکل خودکار یا دستی انجام داد که این موضوع به سطح اتوماسیون درخواستی بستگی دارد. اگر مدیریت فروشگاه خواهان هر کدام از انواع دستی و خودکار باشد، باید نرم‌افزارهای منطبق با آن را تهیه نمایند.

چون معادلات و محاسبات پیچیده‌ای توسط نرم‌افزارهای حسابداری انجام می‌شود، باید مشخص شود کاربرانی که می‌خواهند از نرم‌افزارهای حسابداری فروشگاهی استفاده کنند، آیا دانش حسابداری دارند یا خیر. اگر کاربران نرم‌افزارها، آدم‌های عادی و بدون اطلاعات حسابداری باشند باید نرم‌افزاری را انتخاب کرد که کار با آن آسان بوده و به‌اصطلاح، رابط کاربری کاربردوستی داشته باشد.

با توجه به نکات گفته‌شده می‌توان نتیجه گرفت نرم‌افزارهای تحت وبی که رابط کاربری ساده و راحت فهمی داشته باشند و به‌عنوان یک نرم‌افزار صندوق فروشگاهی مناسب می‌تواند اولین انتخاب مغازه‌داران و مدیران فروشگاه‌ها باشد.

نرم‌افزار حسابداری «های سافت» یک نرم‌افزار پیشرفته تحت وب است که با وجود سادگی و راحتی کار با آن، همه فاکتورهایی را که کاربران و مدیریت فروشگاه بدان‌ها نیاز دارند، به شکل یک جا در اختیار آنان قرار می‌دهد. تمام پیچیدگی کدنویسی و نرم‌افزاری لازم در طراحی نرم‌افزار مدیریت فروشگاهی «های سافت» به کار رفته است که همه نیازهای کاربر پاسخ داده شده و هنگام کار با آن سادگی را حس کند. نرم‌افزار حسابداری های سافت این عبارت را به شکلی ویژه معنا کرده است: سادگی با قدرت منافاتی ندارد.

نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی «های سافت» یک نرم‌افزار حسابداری پیشرفته است که ویژه فروشگاه‌ها فیزیکی. مجازی و مغازه‌ها طراحی شده است. با این نرم‌افزار می‌توان میزان طلب و بدهکاری، میزان فروش و نیاز برای خرید، موجودی انبار، چک‌های دریافتی، مدیریت زنجیره تأمین و ده‌ها قابلیت دیگر را مدیریت کرد.

«های سافت» با بررسی پیچیدگی‌ها و پیش‌بینی نیازهای آتی فروشگاه‌ها و مغازه‌ها، خیال مدیران و صاحبان فروشگاه‌ها را بابت حساب‌وکتاب‌های مالی راحت کرده است.

نرم‌افزار حسابداری فروشگاهی «های سافت» یک نرم‌افزار صندوق فروشگاهی که به دستگاه کارت‌خوان یا درگاه اینترنتی متصل می‌شود و به وسیله آن می‌توان به روش‌های مختلف پرداخت را انجام داد. این نرم‌افزار با محیط کاربری ساده‌ای که دارد، مناسب کاربران، با هر سطح سواد حسابداری است. برای سایر قابلیت‌های این بخش می‌توان به موارد زیر اشاره نمود:

• تخفیف درصدی و مبلغی روی فاکتور
• اتصال به آیدی کالر، ترازو، بارکدخوان و فیش پرینتر
• کنترل صف سفارش مشتریان
• کار با صندوق فروشگاهی به‌صورت آفلاین/آنلاین
• وجود بیش از یک میلیون کالای از پیش تعریف‌شده
• تعریف کالا هنگام صدور فاکتور
• ویرایش آسان مشخصات کالا

نرم‌افزار صندوق فروشگاهی‌های سافت، یک سیستم فروشگاه اینترنتی یکپارچه و پیشرفته پدید می‌آورد که از طریق آن می‌توان به‌راحتی کالاها را به فروش رساند و سفارش‌های آنلاین را پیگیری کرد. با استفاده از این نرم‌افزار مدیریت فروشگاه، می‌شود بدون نیاز به گرفتن مجوز، کسب‌و‌کار و فروشگاهی اینترنتی راه‌اندازی نمود.

برای فروشگاه‌هایی که هم فروش آنلاین دارند و هم فروش فیزیکی، های سافت این امکان را فراهم می‌آورد که موجودی انبار را با توجه به هر دو نوع فروش مشخص کرد. قابلیت‌های دیگر این بخش در ادامه آمده است:

• انتخاب کالا برای فروش اینترنتی با فعال کردن یک گزینه
• ارسال و دریافت سفارش اینترنتی از طریق اپلیکیشن موبایل
• عدم نیاز به طراحی سایت، درگاه پرداخت، سرور، دامنه و ...

نرم‌افزار حسابداری «های سافت»، یک سیستم حسابداری فروشگاهی همه‌جانبه است که کلیه خدمات حسابداری مورد نیاز یک فروشگاه را به بهترین نحو ارائه می‌دهد. با این نرم‌افزار می‌توان ترازنامه مالی را مشخص کرد و گزارش‌های مالی را در هر فصل ارائه نمود. همچنین بخش مالیات بر ارزش افزوده که برای صاحبان فروشگاه امری مهم و حیاتی است، به‌راحتی توسط این نرم‌افزار محاسبه و ارائه می‌شود.

در ادامه فهرست سایر ویژگی‌های مرتبط با این بخش آمده است:

• ارائه انواع داشبوردهای مدیریتی
• ثبت سند هزینه
• ذخیره حساب اشخاص
• گزارش تمامی اسناد فروش و خرید و به تفکیک روزنامه
• ثبت اتوماتیک سند خرید/ فروش

نرم‌افزار صندوق فروشگاهی «های سافت»، یک سیستم انبارداری یکپارچه را در اختیار کاربر قرار می‌دهد. مدیران فروشگاه‌ها و کاربران از طریق این نرم‌افزار می‌توانند علاوه بر ثبت انبارگردانی و مشخص کردن موجودی کالا، فروش هر کالا به شکل روزانه را رصد کنند. سایر ویژگی‌هایی این بخش به شرح زیر است:

• گزارش کمترین و بیشترین میزان فروش کالا
• گزارش جابجایی و گردش‌های کالا
• گزارش خروجی اکسل موجودی کالا

نرم‌افزار حسابداری «های سافت» علاوه بر نسخه دسکتاپ دارای اپلیکیشن موبایل برای گوشی‌های اپل و اندرویدی است. نسخه‌های گوشی نرم‌افزار صندوق فروشگاهی‌های سافت اغلب قابلیت‌های نسخه کامپیوتری آن را دارا هستند. با استفاده از نسخه‌های گوشی، می‌توان گزارش فروش حضوری و آنلاین را مشاهده کرد و به میزان فروش در بازه‌های زمانی مشخص پی برد. یک توانایی مهم این نرم‌افزار امکان بارگذاری و ثبت کالا با دوربین موبایل است که کار کاربران را برای کدگذاری بسیار ساده کرده و دیگر نیازی به وارد کردن اعداد طولانی نخواهد بود. این کار علاوه بر صرفه‌جویی در زمان امکان خطا را تقریبا از بین می‌برد. قابلیت‌های دیگر اپلیکیشن‌ های سافت در ادامه قابل مشاهده است:

• اعلان سفارش اینترنتی
• تعریف و ویرایش کالا به‌سادگی
• پیگیری مراحل انجام سفارش‌های اینترنتی

یکی از مشخصه‌های برجسته نرم‌افزار حسابداری «های سافت»، ارتباط با مشتری‌ها از طریق داده‌های مختلف است که برای سیستم بازاریابی و فروش یک فروشگاه اهمیت بسزایی دارد. این نرم‌افزار می‌تواند تمام اطلاعات دقیق و مشخصات مشتری و تأمین‌کننده‌ها را ثبت کند و تمام پرداختی و دریافتی توسط آن‌ها را رصد کرده و گزارش کند. با «های سافت» در هر زمان می‌توان به مشتری‌ها و تأمین‌کننده‌ها دسترسی پیدا کرد. سایر ویژگی‌های این بخش در ادامه آمده است:

• تعریف سریع مشتری در هر بخش از نرم‌افزار
• تعریف نامحدود مشتری و تأمین‌کننده

با آشنایی با ویژگی‌های نرم‌افزار حسابداری «های سافت»، مشخص شد که تمام نیازها در رابطه با امور حسابداری فروشگاه‌ها، توسط این نرم‌افزار برطرف خواهد شد و صاحبان فروشگاه دیگر نگرانی بابت امور مالی و حسابداری خود نخواهد داشت.

شروع کار با نرم‌افزار حسابداری «های سافت» ساده است و استفاده از آن بسیار آسان است. ابتدا لازم است که نسخه نرم‌افزار را به شکل حضوری از نمایندگان رسمی فروش یا به‌صورت آنلاین خریداری کنید.

پس از آن نوبت به راه‌اندازی و فعال‌سازی این نرم‌افزار صندوق فروشگاهی می‌رسد که کلا چیزی حدود ۱۵ دقیقه زمان می‌برد.

حال نرم‌افزار آماده کار است. نرم‌افزار حسابداری «های سافت» محیط بسیار ساده‌ای دارد و کاربر هنگام کار با آن احساس خستگی نمی‌کند. این نرم‌افزار به‌راحتی به تمام سخت‌افزارهای جانبی مانند پرینتر و دستگاه کارت‌خوان متصل می‌شود و نیاز به هیچ دانش تخصصی در این زمینه نیست.

در صورت وجود هرگونه مشکل تیم پشتیبانی های سافت آماده است که آموزش‌های لازم را انجام داده و مشکلات احتمالی را همگی به شکل رایگان رفع کند.

با استفاده از نرم‌افزار حسابداری «های سافت»، از کار کردن با اعداد و رقم‌ها لذت خواهید برد!