سیستم سازی کسب و کار با مرکز بیزینس کوچینگ ایران

اگر شما هم صاحب کسب‌و‌کار خودتان باشید، حتماً تأیید می‌کنید که هرچه کسب‌و‌کار بزرگ‌تر می‌شود و رشد می‌کند، بار مسئولیت شما بیشتر شده و تعداد کارهایی که روزانه باید انجام دهید چندین برابر می‌شود. بعد از مدت کوتاهی می‌بینید یک لیست بلند و بالا وظایف برای خود درست کردید که برای انجام آن راهی جز کار کردن تا دیروقت و حتی کار کردن در تعطیلات ندارید. گاهی در بعضی از کسب‌وکارها برای انجام کمترین کارها نیز به حضور مدیر مجموعه احتیاج پیدا می‌شود از تأیید انتخاب و تصمیمات گرفته تا فرایند جذب و بازاریابی و مذاکره با مشتری.

در چنین وضعیت‌هایی تفریحاتی مثل بودن در کنار خانواده یا رفتن به مسافرت برای شما به آرزویی دور از دسترس تبدیل می‌شود و حتی آرزو می‌کنید حتی یک هم که شده فرصتی برای رسیدگی به امور شخصی داشته باشید. چون نبودن شما مساوی از دست دادن درآمد و این یعنی نه‌تنها درآمدتان را در آن مدت از می‌دهید بلکه با صرف هزینه برای تعطیلات ضرر مالی این غیبت کوتاه‌مدت را دو برابر می‎کنید. در این شرایط نظر می‌رسد تنها راهکار رهایی یک معجزه می‌تواند باشد.

برای رهایی از این وضعیت تنها یک راه وجود دارد. معجزه سیستم سازی!

سیستم سازی، ارمغان دانش تحلیل کسب‌و‌کار به شما کمک می‌کند تا با شناسایی مهم‌ترین فعالیت‌های کسب‌و‌کار خود و مسیر رسیدن به ثروت، بتوانید این جریان را به بهترین شکل ممکن تنظیم کنید تا مانند قطعات یک پازل در کنار هم قرار گیرند و کارمندان تیمتان در هر بخش با مشخص بودن وظایف راحت‌تر خواهند توانست بخشی از  مسئولیت‌های شما را بر عهده بگیرند و از تراکم کاریتان کم کنند. به زبان ساده، در هر کسب‌وکاری چارچوب‌ها، سیاست‌ها و روش‌های کاری و تجاری وجود دارد که تمام فرآیندهای کلیدی بر اساس آن‌ها به‌صورت منظم و یکپارچه انجام می‌شوند. این سیاست‌ها از کارهای ساده مانند نحوه‌ی پاسخگویی به تلفن و پروتکل‌های اداری تا فرآیندهای پیچیده‌تر مانند نحوه‌ی پاسخگویی به نیازهای مشتریان و ایجاد رضایت در آن‌ها را شامل می‌شود. سیستم سازی وظیفه‌ی ایجاد این چارچوب‌ها در هر کسب‌وکاری را بر عهده دارد.

بخشی از سیستم هر کسب‌وکاری، توسعه و اجرای استراتژی و برنامه‌ریزی‌های استراتژیک در سرتاسر سازمان است. تصمیمات بنیادی منجر به بررسی هوشمندانه‌تر و ارتقای درآمد شرکت منجر خواهند شد. یک سیستم کسب‌و‌کار کمکتان می‌کند که انتظارات مشتریان خود را برآورده کرده و موقعیت برندتان را تقویت کنید.

برای سیستماتیک سازی کسب‌و‌کار خود به سیستم‌های مختلف نیاز دارید. در ادامه به معرفی تعدادی از مهم‌ترین سیستم‌های کسب‌و‌کار می‌پردازیم.

برای سیستماتیک سازی کسب‌و‌کار خود، نیاز به سیستم اثبات‌شده بازاریابی، تبلیغات و تشویق مشتری دارید که موجب ایجاد جریان مداومی از مشتریان (لیدهای) واجد شرایط می‌شود که به کارمندانتان زنگ می‌زنند، به‌صورت اینترنتی ارتباط می‌گیرند، یا برای خرید محصول یا خدماتتان شخصاً به فروشگاهتان می‌آیند. بدون این جریان پیوسته و قابل پیش‌بینی مشتریان راغب (لید)، فروش و درآمد شما کاهش می‌یابد و جریان نقدی شما نزول پیدا می‌کند و بقای کسب‌وکارتان در خطر قرار می‌گیرد.

برای سیستماتیک سازی کسب‌و‌کار و تبدیل مشتریان بالقوه‌ی علاقه‌مند، به مشتریانی که خرید می‌کنند، به یک سیستم فروش اثبات‌شده نیاز دارید. این سیستم با یک اسکریپت فروش آغاز می‌شود که توسط هر فروشنده و نماینده فروش، از اولین تماس با مشتری بالقوه تا زمان تکمیل فروش بکار می‌برد.

استفاده از اسکریپت فروش ِاز پیش برنامه‌ریزی‌شده، می‌تواند تقریبا یک‌شبه، فروش شما را سه برابر کند. با استفاده از یک اسکریپتِ فروش، هر فردی که به تلفن پاسخ می‌دهد، از مشتری سؤال می‌پرسد یا به مشتری‌ که در حال راه رفتن در فروشگاه است سلام می‌کند دقیقا می‌داند که از اولین خوشامدگویی تا خرید نهایی چه بگوید.

سیستم فروش شما در نتیجه‌ی آزمایش و خطا ایجاد خواهد شد. همان‌طور که فرایند فروشتان را ارزیابی می‌کنید، متوجه خواهید شد که بعضی از مواردی که انجام می‌دهید و می‌گویید مؤثر هستند و بقیه نیستند. با گذشت زمان، نقاط منفی فرایند فروشتان را برطرف خواهید کرد، کلمات و اقداماتتان را اصلاح و درست می‌کنید، به‌طوری‌که باعث می‌شود که مشتریان علاقه‌مند به مشتری‌های خرید کننده تبدیل شوند و بارها و بارها از شما خرید کنند.

از ابتدا تا انتها برای تولید محصول یا خدماتی که به مشتری فروخته‌اید نیاز به سیستم اثبات‌شده‌ای دارید. این سیستم اثبات‌شده، تداوم کیفیت، سهولت عملیات، کارایی فعالیت‌ها و هزینه‌های کمتر تولید و تحویل مداوم را تضمین می‌کند.

شما به سیستمِ گام‌به‌گامی برای انجام سفارشات و تحویل به‌موقع محصول یا خدمات به مشتری نیاز دارید. این سیستم شما را قادر می‌سازد تا محصول یا خدماتتان را به‌صورت سریع و کارآمد با حداقل تأخیر و با کیفیت بالا به مشتری تحویل دهید.

شما به خط مشی و رویه‌های مکتوب برای پیگیری خدمات به هر یک از مشتریان خود، از جمله شیوه‌های ایجادشده برای رسیدگی به نیازها و شکایات مشتری، ایجاد فروش بیشتر، حفظ تماس منظم با مشتری، ارجاع و اطلاع‌رسانی توصیه‌های مشتریان راضی به مشتریان جدید و اطلاع‌رسانی محصولات و خدمات جدید به مشتریان علاقه‌مند به خرید آن‌ها، نیاز دارید.

شما به سیستم‌های حسابداری کاملا روان و یکنواخت نیاز دارید که هر یک ریال درآمد و هزینه‌ای را که وارد کسب‌و‌کار می‌شود یا از آن خارج می‌شود پیگیری کند. خوشبختانه، برنامه‌های کامپیوتری مختص کسب‌وکارهای کوچک و بزرگ وجود دارد که می‌توانید آن‌ها را برای پیگیری تمام جریان‌های مالی در کسب‌وکارتان بکار ببرید، بنابراین همیشه می‌توانید وضعیت مالی مناسب خود را بدانید.

شما نیاز به سیستم‌های مکتوبی دارید که به‌وضوح هر کار و چگونگی انجام آن را توضیح دهند. علاوه بر این، شما به سیستم‌های آموزشی، توسعه و روابط پرسنل نیاز دارید. هر فردی که برای شما کار می‌کند، باید دقیقا بداند چه کاری و با چه استاندارد کیفیتی از او انتظار می‌رود. کارکنان شما باید شرایط و ضوابط شغل خود، تعریف کار غیر رضایت‌بخش و دلایل فسخ را بدانند. آن‌ها باید دقیقا از بیمه درمانی، هزینه‌های بیماری، مرخصی و سایر عناصر کلیدی مورد نیاز تجربه کاری آگاهی داشته باشند.

در این مطلب با سیستم سازی و ضرورت آن برای رشد و توسعه کسب‌وکارتان آشنا شدید و دیدید که برای داشتن یک کسب‌و‌کار سیستماتیک به چه پیش‌زمینه‌هایی نیاز خواهید داشت. اگر می‌‌خواهید درباره نحوه اجرای سیستم سازی در کسب‌و‌کار و داشتن نگاه سیستماتیک در برخورد با مشکلات اطلاعات بیشتری داشته باشید، پیشنهاد می‌کنم مقاله «آیا می‌دانید سیستم سازی کسب‌و‌کار چیست؟» را حتماً مطالعه فرمایید.