با نرم افزار BPMS سازمان خود را ضدضربه کنید!

این موضوع را می‌توان جزء مشکلات فورس ماژور دانست که در طولانی مدت باعث ایجاد خسارات، ضررها و هزینه های گزافی خواهد شد که به مدیران سازمان ها و پرسنل وارد می‌شود. بنابراین جنبه ی اقتصادی و بعد از آن جنبه های هدر رفت سرمایه‌گذاری های پیشین گریبان این افراد را خواهد گرفت. اما چاره چیست؟ استفاده از نرم‌افزار BPMS.

نرم‌افزار BPMS که به‌نام نرم‌افزار مدیریت فرایند شناخته می‌شود، در کنترل اوضاع و جلوگیری از وخیم شدن شرایط مذکور برای مدیران و کارمندان کاملا مفید خواهد بود. الزام انجام دورکاری فارغ از پیشامد مشکلات غیر قابل پیش‌بینی، یک امر بدیهی است و ممکن است بسته به شرایط، نیازها و حوزه فعالیت یک سازمان یا شرکت بزرگ لازم و ضروری باشد.

نرم‌افزار BPMS برای انجام دورکاری کارمندان، با مکانیزاسیون فرآیندهای سازمان، ارائه کارتابل جداگانه به‌همراه درک نیازهای سازمان و فرایندهای جاری، به آن‌ها کمک می‌کند تا مشکلات جزئی و کلان را کنار بزنند و در صورت وقوع پیشامد خاصی از آن برای ادامه روند کار در کوتاهترین و بهترین زمان ممکن، استفاده نمایند. این نرم‌افزار مدیریت فرایند یک نرم‌افزار دورکاری مستقل به حساب می آید که برای هر سازمان به‌طور جداگانه و براساس روند جریان جاری در آن به کار برده خواهد شد.

نرم‌افزار دورکاری

اکثریت نرم‌افزار‌های تحت وب مانند BPMS در صورت انعطاف پذیر بودن، سریع بودن، استاندارد بودن و مقرون‌به‌صرفه بودن و غیره، در نظر سازمان ها به محبوبیت لازم می رسند. چندان دور از انتظار نیست که نرم‌افزار BPMS که مبتنی بر وب است را شامل این ویژگی‌ها بدانیم؛ نرم‌افزاری که به مدیران و کارمندان اجازه می‌دهد تمامی امور و فرایند های دور کاری را تحت وب به نتیجه برسانند.

نرم‌افزار BPMS به مدیران و کارمندان اجازه می‌دهد تا در کوتاهترین زمان ممکن، فرایند های سازمان خود را با امکان drag & drop (کشیدن و رهاسازی) پیاده‌سازی کنند و در نهایت نرم‌افزاری مطابق نیازهای خود در اختیار داشته باشند. این نرم‌افزار فرایندهای کسب کار را با حداکثریت جزئیات ممکن پیاده‌سازی می‌کند، برای ساخت فرم‌های اطلاعاتی آنلاین گزینه‌های لازم و کافی را در اختیارتان قرار می‌دهد و سطوح دسترسی را براساس ساختار سازمان‌ها و شرکت‌ها اجرایی می‌کند.

مکانیزه کردن فرآیندهای جاری و کلی در هر شرکت یا سازمان بسته به رویکردهای آن متفاوت است، بنابراین نمی‌توان یک تعریف کلی برای آن یافت. اما نکته‌ای که در مورد استفاده از این نرم‌افزار برای مدیریت فرایند کسب‌و‌کار اهمیت دارد آن است که یک نرم‌افزار، توانایی تطبیق و وفق داده شدن با نیازهای یک سازمان را داشته باشد و بتواند طبق آن‌ها نیازهای عملیاتی و کاربردی را به مرحله اجرا برساند؛ آن هم در سریع‌ترین و کوتاه‌ترین زمان ممکن بدون نیاز به صرف هزینه‌های کلانی که در پس وقوع اتفاقات غیر قابل پیش‌بینی رخ می‌دهند. نرم‌افزار BPMS امکان ایجاد این وفق دهی و مکانیزه کردن فرایندهای شرکت را در زمان کوتاهی ارائه می‌کند و از همه مهم‌تر اینکه این نرم‌افزار در حالت پایه، جهت ارتقا فرایندها و جریانات اصلی در سازمان ها فعالیت می‌کند.

تا به اینجا در مورد ویژگی‌های اساسی و مهم نرم‌افزار BPMS سخن گفتیم اما به نحوه عملیاتی کردن فرایندهای سازمان ها و شرکت‌ها نپرداختیم. در حقیقت، تبدیل فرایندهایی که به‌صورت جداگانه و مشخص برای هر سازمان و مجموعه بزرگ یکتا است، در این نرم‌افزار قابل پیاده‌سازی است.

شما با یک رابط کاربر پسند و دارای جزئیات لازم جریانات و فرایندهای شرکت یا سازمان خود را به این نرم‌افزار فرم ساز و تحت وب ارائه می دهید و آنچه که تحویل خواهید گرفت، یک نرم‌افزار کامل و دقیق است که دقیقا برای سازمان شما پیاده‌سازی شده و کار می‌کند. در حقیقت می‌توانید اینگونه تصور کنید که این نرم‌افزار برای تبدیل شدن به نرم‌افزار عملیاتی و کاربردی سازمان شما تنها به اطلاعات و داده‌های ابتدایی نیاز دارد که در نهایت دورکاری و روند کار مجزا و دقیق پرسنل را به‌صورت جداگانه آسان خواهد کرد.

نرم‌افزار BPMS برای ارائه یک بستر پویا جهت امکان انجام آسانتر روند کاری کارمندان طراحی شده است و می‌تواند با ارائه بخش‌های متمایز و جداگانه که هر فرایند طبق فرایند کسب‌و‌کار شما از قبل به آن ارائه شده است یک چینش سازماندهی شده و کامل ایجاد کند. درنتیجه ادامه فرایندها مختل نخواهد شد و هر کارمند با انجام فعالیت و کار مورد نظر خود می‌تواند مانند سابق و تنها با دورکاری فعالیت‌های لازم را انجام دهد. 

هر کارمند در این نرم‌افزار یک کارتابل جداگانه و مشخص دارد و این وظیفه نرم‌افزار است که کنترل جریان فرایندها را مدیریت کند. پس بخش عظیمی از بار طی شدن فرایند ها از بُعد ماشینی به نتیجه میرسند، نه بُعد انسانی تا بروز خطاها با مشکلات بیشتر کاهش پیدا کنند. به این معنا که کارمند به کمک این نرم‌افزار تحت وب می‌تواند تمامی امور لازم را به نتیجه (براساس فعالیت‌های تعریف شده وی در سازمان) برساند و درست مانند یک روز کاری از طریق این نرم‌افزار اموری که باید انجام شوند را به نتیجه برساند.

اگر بخواهیم یکی از عوامل غیر مترقبه را به غیر از موارد بیان شده در ابتدای مطلب بیان کنیم، خروج یکی از پرسنل می‌تواند جزو این دسته باشد و در تکمیل فرایند های سازمان خلل ایجاد کند. در این نرم‌افزار هر کارمند بدون ایجاد اختلال یا به هم ریختگی در فرایندهای کلی سازمان به کار خود مشغول خواهد شد و در صورتی که یک شخص از سازمان خارج شود بخش عظیمی از امور مختل نخواهد شد، چرا که تمامی فرایندها در این نرم‌افزار از قبل تعیین شده هستند.

با شکل‌گیری یک پیش زمینه کامل در این حوزه، می‌توان به سمت کاهش ریسک‌های احتمالی گام برداشت. بهترین نرم‌افزار BPMS در این رابطه را می‌توان نرم‌افزار BPMS جریان، دانست. این نرم‌افزار ایرانی جزئیات و فرایندهای نامبرده را پشتیبانی کرده و به شما این امکان را می‌دهد تا سازمان خود را در برابر بسیاری از خطرات و چالش‌های احتمالی ضد ضربه کنید. برای خرید نرم‌افزار BPMS می‌توانید به سایت جریان سافت مراجعه کنید.