پیام‌رسان‌های سازمانی چگونه ارتباطات کاری را متحول می‌کنند؟
در هر سازمانی مجموعه‌ی گسترده‌ای از تعاملات روزمره، مبتنی بر تعامل مستقیم میان یک یا چند نفر است که توسط سامانه‌های اتوماسیون اداری و سایر سامانه‌های نرم‌افزاری درون‌سازمانی پشتیبانی نمی‌شوند. در واقع بخش اعظم انرژی پرسنل یک سازمان روزانه صرف همین تعاملات مستقیم، مانند مذاکره، پیگیری، تبادل اسناد، نظرخواهی و غیره می‌شود. تعاملاتی که همواره به گفتگوی حضوری و یا برقرای تماس تلفنی متکی هستند.
این در حالی است که درصد بالایی از یک گفتگوی حضوری و یا تلفنی، زمان اتلاف‌شده‌ای است که صرف احوال‌پرسی و مرور موضوعات نامرتبط با موضوع اصلی گفتگو می‌شود. افرادی که در حال تعامل چهره به چهره و یا تلفنی هستند، ناگزیرند تمام تمرکز خود را صرف همان موقعیت کنند و از پیشبرد همزمان سایر وظایف خود بازمی‌مانند. از سوی دیگر، عموماً هیچ‌گونه تاریخچه‌ای از این تعاملات به‌جا نمی‌ماند و در جایی ثبت نمی‌شوند. به بیان دیگر بخش قابل توجهی از زمان پرسنل صرف فعالیت‌هایی می‌شود که قابل ارجاع نیستند. علاوه بر این، درصد بالایی از این تعاملات اساساً خصلت کاری ندارند و در جهت پیشبرد اهداف سازمان قرار نمی‌گیرند.
علت استقبال فراگیر سازمان‌ها از بسترهای پیام‌رسان را می‌توان در موارد بالا جست. پیام‌رسان‌ها تعاملات پرسنلی و فعالیت‌هایی همچون مذاکره، پیگیری و تبادل اسناد را تسهیل می‌کنند و سرعت می‌بخشند. با این همه، استفاده از پیام‌رسان‌های عمومی مانند تلگرام، واتس‌اپ، سروش و غیره برای کاربری‌های سازمانی نه تنها برخی از مسائل پیشتر اشاره شده را حل ناشده باقی می‌گذارد، بلکه مسائل جدیدی نیز به آن‌ها اضافه می‌کند.
تعاملات سازمانی که بر روی پیام‌رسان‌های عمومی انجام می‌شوند، از جمله اسناد تبادل‌شده که بخشی از دارایی‌های یک سازمان محسوب می‌شوند، به‌سادگی ممکن است در اختیار دیگران قرار گرفته و یا مورد سوء استفاده قرار گیرند. از سوی دیگر، اعضای پیام‌رسان‌های عمومی تنها پرسنل سازمان یا کسانی که در رابطه‌ای کاری با سازمان قابل تعریفند، نیستند. استفاده از پیام‌رسان‌های عمومی برای اهداف سازمانی می‌تواند ناخواسته به تشویق پرسنل به گسترش تعاملات غیرکاریشان با دوستان و اقوام در زمان کاری بی‌انجامد. در کنار این‌ها، پیام‌رسان‌های عمومی نسبت به ساختار سازمان از جمله سلسله‌مراتب سازمانی بی‌تفاوتند. به بیان دیگر، ارتباطاتی که بر بستر این ابزارها انجام می‌شود، ارتباطاتی ساخت‌یافته نیست و ممکن است خود به تهدیدی علیه روال‌ها، فرآیندها و سلسله‌مراتب سازمانی بدل شود.
به دلایل بالاست که اغلب سازمان‌ها رغبتی به استفاده از پیام‌رسان‌های عمومی برای مقاصد کاری ندارند و به دلیل معایب جدی، از مزایای استفاده از آن‌ها چشم پوشیده‌اند. تاجایی که در اغلب سازمان‌ها و کسب و کارها، خصوصاً در کشورهای توسعه‌یافته، استفاده از این ابزارها برای مقاصد کاری ممنوع است.
برخلاف پیام‌رسان‌های عمومی، پیام‌رسان سازمانی خود را با ساختار سازمانی انطباق می‌دهد و سرور آن در صورت لزوم می‌تواند در درون سازمان استقرار باید که خود به تضمین امنیت داده‌ها و حفظ مالکیت آن‌ها برای سازمان و نیز افزایش چشمگیر سرعت ارتباطات و تبادل اسناد می‌انجامد.
کاربران پیام‌رسان سازمانی محدود به پرسنل سازمان، مشتریان و یا اشخاص و سازمان‌هایی است که در ارتباط کاری با سازمان قرار دارند و سطوح دسترسی بر مبنای گروه‌های کاری، چارت سازمانی، و سیاست‌های ارتباطی قابل تعریف است. همچنین امکان یکپارچه‌سازی با نرم‌افزارهای سازمانی به‌منظور ارائه‌ی خدمات مختلف به پرسنل از طریق روبات‌ها وجود دارد.
دارکوب تنها پلتفرم پیام‌رسانی سازمانی با مشخصات ذکر شده است که توسط یک شرکت ایرانی طراحی و تولید شده و از پشتیبانی مستقیم این شرکت برخوردار است. علاوه بر این، دارکوب تنها پلتفرمی است که امکان توسعه‌ی روبات هوشمند با قابلیت پردازش زبان طبیعی و درک جملات به زبان فارسی را ارائه می‌کند. دارکوب بر مبنای یک پروتکل ایمن و باز توسعه یافته است که این پروتکل برای یکپارچه‌سازی با نرم‌افزارهای دیگر مانند اَپ‌های موبایل یا وب‌سایت و نیز توسعه‌ی روبات در اختیار خریدار قرار خواهد گرفت. در نتیجه دارکوب در زمانی کوتاه با نرم‌افزارهای اتوماسیون اداری، ارتباط با مشتریان (CRM)، و سایر سامانه‌های مورد نیاز یکپارچه می‌شود و شرکت تولیدکننده نیز در فرآیند یکپارچه‌سازی همراه خریدار خواهد بود. ویژگی دیگر دارکوب ارائه‌ی تجربه‌ای یکسان بر روی تجهیزات دسکتاپ، موبایل و تبلت است. نصب و نگهداری بسیار آسان و کم‌هزینه سرور دارکوب را نیز باید به فهرست برتری‌های آن افزود.
با بازدید از غرفه‌ی شرکت یکان دانش در نمایشگاه Telecom 2018 که از ۱۱ تا ۱۴ مهرماه در محل دائمی نمایشگاه‌های بین‌المللی تهران جریان خواهد داشت می‌توانید اطلاعات بیشتری در مورد دارکوب کسب نمایید.
نظرات