چگونه از برنامه یادآوری آیفون برای مدیریت حرفهای کارها استفاده کنیم؟
اگر از Apple Reminders (برنامهی یادآوری اپل) فقط برای ثبت یادآوریهای ساده استفاده میکنید، فرصت استفاده از تمام امکانات آن را از دست دادهاید. این برنامه علاوهبر سادگی، میتواند به یک ابزار قدرتمند برای مدیریت و سازماندهی وظایف شما تبدیل شود. برای آموزش کار با برنامه یاداوری روزانه ایفون، آپید و مک با ما همراه باشید.
ساختن لیست صندوق ورودی
اگر شخص پرمشغلهای هستید، احتمالاً احساس میکنید از هر طرف کاری به سمتتان سرازیر میشود. این وضعیت میتواند باعث استرس و بهتعویقافتادن کارهایتان شود. بهجای اینکه دستبهکار شوید، ممکن است بیشتر وقتتان را صرف فکرکردن درباره کارها کنید و فرصتها را از دست بدهید. برای اینکه چنین مشکلی پیش نیاید، میتوانید از روش GTD و اپلیکیشن Apple Reminders کمک بگیرید.
روش Getting Things Done یا به اختصار GTD، یک سیستم مدیریت زمان و سازماندهی وظایف است که دیوید آلن آن را معرفی کرد. هدف این روش، کمک به افراد برای انجام کارها به شکلی موثر و بدون استرس است. در روش GTD، تمرکز روی انتقال تمامی کارها و وظایف از ذهن به یک سیستم خارجی است تا ذهن شما آزاد شود و تمرکز بهتری روی انجام آنها داشته باشید. مراحل اصلی روش GTD عبارت هستند از:
- جمعآوری تمامی کارها، ایدهها و وظایف
- پردازش و تحلیل اولویتبندی تمام موارد
- سازماندهی وظایف
- بازبینی منظم لیستها
- انجام کارها براساس اولویتبندی انجامشده
برای شروع استفاده از روش GTD در بهترین اپ reminder اپل یعنی اپلیکیشن Apple Reminders، ابتدا باید یک لیست به نام «inbox» ایجاد کنید تا محل موقتی برای ثبت تمامی کارهایی باشد که باید انجام دهید. با این کار، ذهن شما آزاد میشود و مطمئن خواهید بود که هیچ ایده یا کاری را فراموش نمیکنید. اگر از دستگاههای اپل استفاده میکنید، میتوانید با انجام مراحل زیر لیستتان را ایجاد کنید:
- پس از بازکردن اپلیکیشن Reminders، روی لیست پیشفرض که زیر My Lists قرار دارد دبلکلیک کنید.
- نام این لیست را به Inbox تغییر دهید و پساز انتخاب یک رنگ و آیکون برای آن، روی OK کلیک کنید.
شما میتوانید برای این منظور یک لیست جدید هم بسازید؛ اما بهتر است نام لیست پیشفرض را تغییر تا هربار که کار جدیدی اضافه میکنید بهطور خودکار به لیست صندوق ورودی برود.
تهیه لیستهای جداگانه برای دستهبندی کارها
حالا که تعدادی وظیفه در لیست صندوق ورودی دارید، باید آنها را بر اساس نوعشان دستهبندی کنید. قبل از این کار، ابتدا لیستهای جداگانهای برای بخشهای مختلف زندگیتان مانند کار، امور شخصی، خانواده، دانشگاه، سفر و غیره بسازید؛ برای مثال، تمام کارهای مربوطبه دانشگاه را در لیستی بهنام دانشگاه قرار دهید.
برای ساختن لیستهای جداگانه در Reminders روی گزینهی Add List کلیک کنید و سپس براساس مراحلی که در قسمت قبل گفتیم پیش بروید.
بخشبندی پروژههای فردی
پس از ایجاد لیستها، میتوانید آنها را به پروژهها یا بخشهای کوچکی تقسیم کنید که شامل وظایفی با هدف یا نتیجهی مشخص باشند؛ مثلاً در لیست «کار» میتوانید بخشی برای پروژهای مانند «کمپین بازاریابی محصول جدید» ایجاد کنید که وظایفی مثل ساخت پستهای شبکههای اجتماعی، طراحی تبلیغات، هماهنگی با تیم فروش و تنظیم جلسات با مشتریان را شامل شود. برای انجام این کار، مراحل زیر را دنبال کنید:
- پس از انتخاب لیست مورد نظرتان، از نوار ابزار روی گزینهی Add a new section کلیک کنید.
- نام بخش را وارد و ددلاین آن را اضافه کنید.
- برای افزودن زیروظایف به هر تسک، کافی است آن را انتخاب و از منوی Edit > Indent Reminder استفاده کنید تا آن تسک به زیرمجموعه (زیروظیفه) تبدیل شود.
پس از اضافهکردن بخشهای مختلف به یک لیست، ممکن است صفحه شلوغ به نظر برسد. برای رفع مشکل، میتوانید از گزینهی View as Columns استفاده کنید. این ویژگی هر بخش را بهصورت یک ستون جداگانه نمایش میدهد و شما میتوانید وظایف خود را به سبک کانبان (Kanban) ببینید. برای فعالسازی به مسیر View > as Columns بروید.
مرتبسازی وظایف بر اساس اولویت و ایجاد لیستهای هوشمند
همهی وظایف از نظر اهمیت و فوریت یکسان نیستند و این موضوع زمانی اهمیت بیشتری پیدا میکند که زمانتان محدود باشد. بههمیندلیل هم پساز سازماندهی تسکها در لیستها و بخشهای مختلف، بهتر است برای هر تسک برچسب اولویت تعیین کنید.
برای تنظیم اولویت تسکها، به یادآوری مورد نظرتان بروید و پس از کلیک روی آیکون «i»، از منوی کشویی Priority سطح اولویت را انتخاب کنید. برای مرتبسازی تسکها بر اساس اولویت هم، به مسیر View > Sort By > Priority بروید.
برای استفاده بهتر از اپلیکیشن ریمایندر آیفون، میتوانید از ویژگی لیستهای هوشمند استفاده کنید. این قابلیت به شما اجازه میدهد تمام وظایف موجود در لیستهای مختلف را بر اساس معیارهایی مانند تاریخ، زمان، اولویت، مکان و موارد دیگر، یکجا مشاهده کنید.
لیستهای هوشمند میتوانند به شما کمک کنند تا تمام وظایفی را که در هفت روز آینده باید انجام دهید یکجا ببینید. با انتخاب این لیست، تمام تسکهایی که موعدشان در هفته آینده است، برای شما نمایش داده میشوند. برای ساختن لیستهای هوشمند براساس مراحل زیر پیش بروید:
- روی دکمهی Add List در گوشهی پایین سمت چپ اپلیکیشن کلیک کنید.
- یک نام برای لیست هوشمند وارد کنید و از منوی کشویی List Type روی گزینهی Smart List ضربه بزنید.
- معیارهای مورد نظر خود را انتخاب کنید؛ برای مثال، اگر میخواهید وظایف هفتگی را ببینید، از منوی کشویی Tags روی گزینه Date ضربه بزنید.
- در منوی کشویی بعدی Relative Range را انتخاب و تعداد روزهایی را که میخواهید در لیست قرار بگیرند (مثلاً ۷ روز) وارد کنید.
- در نهایت روی OK کلیک کنید.
ساخت قالب برای کارهای تکراری
اگر بعضی از کارها را مرتباً تکرار میکنید، ساختن لیست برای هربار میتواند وقتگیر باشد. خوشبختانه در اپلیکیشن Reminders میتوانید یک لیست را بهعنوان قالب ذخیره و از آن برای تنظیم سریع وظایف روزمره خودتان استفاده کنید.
برای ساختن قالب، مراحل زیر را دنبال کنید:
- یکی از لیستهای یادآوری موجود را بهعنوان قالب انتخاب کنید.
- از منوی File، به Save as Template بروید و پس از انتخاب یک نام برای قالب خود، روی Save کلیک کنید.
- برای استفاده از قالب ذخیرهشده، روی Add List در گوشهی پایین سمت چپ کلیک کنید.
- به تب Templates بروید و پس از انتخاب قالب مورد نظر، روی Create List کلیک کنید.
فرایند بازبینی هفتگی
بازبینی هفتگی به شما کمک میکند همیشه منظم بمانید و هیچ تاریخ مهمی را از دست ندهید. وقتی وظایف مختلف مثل ایمیلها، کارهای شخصی و تکالیف روی هم جمع میشوند، ممکن است فراموش کنید کدام کارها انجام شدهاند و کدامیک باقی ماندهاند. برای اینکه با چنین مشکلی مواجه نشوید، میتوانید با دنبالکردن مراحل زیر یک بازبینی هفتگی در Reminders تنظیم کنید:
- وارد اپلیکیشن Reminders شوید و لیست مورد نظرتان را انتخاب کنید.
- برای اضافهکردن یک ریمایندر جدید، روی علامت + در گوشهی بالا سمت راست ضربه بزنید و عنوانی برای آن انتخاب کنید.
- برای اضافهکردن زیرمجموعه به ریمایندر اصلی باید تسکهای جدیدی بسازید و آنها را با گزینه Indent (از منوی Edit > Indent Reminder) به زیرمجموعهی ریمایندر اصلی تبدیل کنید.
- برای تنظیم روز و ساعت ریمایندر اصلی، روی آیکون info در کنار ریمایندر ضربه بزنید و پس از فعالکردن گزینه On a Day روز مورد نظرتان را انتخاب کنید. سپس نوبت به روشنکردن گزینه At a Time و تنظیم زمان دلخواه میرسد.
- روی منوی کشویی Repeat کلیک و گزینهی Weekly را انتخاب کنید و گزینه Custom را بزنید.
- در پنجره بعدی، Every 1 Week را انتخاب کرده، روزی را که میخواهید به بررسی تسکهایتان اختصاص دهید، انتخاب کنید
- در نهایت روی OK ضربه بزنید تا تغییراتی که انجام دادهاید ذخیره شوند.
با استفاده از این ترفندها در اپلیکیشن Reminders، میتوانید کارهای خود را به شکلی ساده و مؤثر مدیریت کنید و بهرهوریتان را افزایش دهید. روشهایی که گفتیم به شما کمک میکنند تا نظم بیشتری در زندگی خود داشته باشید. اگر قرار باشد فقط یکی از ترفندهای مذکور را انتخاب کنید، کدامیک را ترجیح میدهید و چرا؟