کاربرد طوفان مغزی در دورکاری

در عصر کووید ۱۹، از یک سو کارمندان دیگر در اتاق‌های یکسان کار نمی‌کنند و از سوی دیگر به اشتراک‌گذاری ایده‌ها با همکارانشان نیاز دارند. خوشبختانه حتی درصورت دورکاری هم روش‌های متعددی برای حل بهینه‌ی مسائل وجود دارد.

وقتی با افراد دیگری برای رسیدن به راه‌حلی جدید همکاری می‌کنید، در درجه‌ی اول باید از اطلاعات یکدیگر استفاده کنید. در چنین وضعیتی، توصیف مسئله می‌تواند سرنخی برای دسترسی به حافظه و بازیابی اطلاعات مرتبط باشد. انتخاب افراد شرکت‌کننده در فرایند طوفان‌ مغزی هم امری مهم است. قبل از دنیاگیری کرونا، در بسیاری از سازمان‌ها امکان برپایی گردهمایی‌های گسترده به‌دلیل زمان‌بندی‌ها یا موقعیت مکانی متفاوت وجود نداشت و ازآنجاکه پیش‌فرض ذهنی بسیاری از افراد حضور در جلسات حضوری است، بسیاری از افراد نمی‌توانستند از راه دور در فرایند ایده‌پردازی شرکت‌ کنند. جلسات ترکیبی نیمه‌حضوری و نیمه‌آنلاین هم اغلب اوقات تجربه‌ی مناسبی نیستند.

یکی از مزایای کار از راه دور، امکان گردهمایی گروه گسترده‌تری از افراد است؛ البته این کار را باید با دقت انجام داد. برای مثال، صرفا گردهمایی را با فهرستی از افراد دلخواه در جلسه‌ی طوفان مغزی شروع نکنید؛ بلکه به‌دنبال نقش‌ها و تخصص‌های موردنیاز باشید و سپس، افراد منطبق با توصیف مسئله را پیدا کنید. از همکاران خود بخواهید افراد مرتبط با تخصص مدنظر را به شما معرفی کنند. بد‌ین‌ترتیب، می‌توانید مطمئن شوید گروهتان ترکیبی از سابقه‌ها و تخصص‌ها و دیدگاه‌های مختلف برای حل مسئله است.

در وضعیت دورکاری، به‌سختی می‌توان زمان مناسبی برای جلسات تنظیم کرد؛ به‌خصوص اگر منطقه‌ی زمانی کارمندان متفاوت باشد. البته برای طوفان مغزی، کمی آسان‌تر است؛ زیرا برای این کار لزوما به آماده‌سازی بهترین ایده‌ها نیازی نیست. طبق نظریه‌ی تفکر گروهی، اگر افراد به‌تنهایی کار کنند، در فرایند ایده‌یابی تفکر متفاوتی درمقایسه‌با بقیه خواهند داشت؛ اما وقتی گروهی برای تولید ایده‌ دورهم جمع بشوند، معمولا شبیه به‌هم فکر می‌کنند و به نتایج همگرا و مشترکی خواهند رسید.

فرایند طوفان مغزی را با ایده‌یابی فردی شروع کنید یا از افراد بخواهید در گروه‌های کوچک درباره‌ی احتمالات فکر کنند. تنها مسئله‌ای که باید از آن اجتناب کرد، واگذارنکردن وظایف خود به دیگری است؛ به‌همین‌دلیل، باید مطمئن شوید تمام افراد از فرصت یکسانی برای مشارکت و حل مسئله برخوردار هستند. برای این کار لازم است از گروه‌های کوچک بخواهید ایده‌های خود را به سند تبدیل کنند. اعضای گروه نیز باید افکار اولیه‌ی خود را برایتان ارسال کنند تا قبل از بحث، آن‌ها را تجزیه‌و تحلیل کنید.

پس از مرحله‌ی اولیه، راه‌حل‌های به‌دست‌آمده را جمع و آن‌ها را برای تجزیه‌ی بیشتر به گروه‌ها ارسال کنید. سندی مشترک از ایده‌های اولیه بسازید که تمام افراد بتوانند آن را ویرایش کنند و از آن‌ها دعوت کنید طرح‌های پیشنهادی اولیه را گسترش دهند. پس از مرور مجموعه‌ی ایده‌ها، ممکن است از شخصی که در گروه حضور ندارد، ایده‌ها و طرح‌های مناسبی ببینید. یکی از مزایای این روش در طول زمان، فراهم‌کردن امکان مشارکت با افراد جدیدی است که می‌توانند دیدگاه‌های ارزشمندی برای حل مسائل ارائه دهند. سپس می‌توانید کل گروه را در زمانی مناسب گردهم بیاورید تا درباره‌ی بهترین ایده‌ها بحث کنید و روی ایده‌ها به‌توافق برسید.

طبق بسیاری از پژوهش‌ها، هرچه از نظر زمانی یا فضایی یا اجتماعی از چیزی فاصله بگیرید، دیدگاه انتزاعی‌تری به آن پیدا خواهید کرد. به این ذهنیت نظریه‌ی دگرتعبیری گفته می‌شود. در کار از راه دور، وقتی ازنظر فیزیکی با مجموعه‌ی مشکلات فاصله داشته باشید، دیدگاه انتزاعی‌تری به آن‌ها پیدا می‌کنید.

شاید دیدگاه انتزاعی از نگاه اول مطلوب به‌نظر برسد. اگر کار را با دیدی کلی از مسئله آغاز کنید، می‌توانید نکات بیشتری به‌یاد بیاورید. انتزاع می‌تواند به مقایسه‌ها و دیدگاه‌های بهتر منجر شود؛ اما در این روش، ممکن است هرچه بیشتر از واقعیت دور شوید، احتمال شکستتان هم بیشتر شود؛ به‌همین‌دلیل، ایده‌پردازی برای برخی افراد کار دشواری است.

هر هفته بیش از ۲۵۰ نفر درباره‌ی سناریو یادشده نظر می‌دهند و به مشکلات احتمالی آن اشاره می‌کنند؛ بنابراین، تعجب‌آور نیست اگر سناریو آموزشی دانشگاه با تغییراتی همراه شود. ازآنجاکه سناریو دانشگاه تعریف‌شده و مشخص است، افراد به مشکلات احتمالی آن فکر می‌کنند. برای مثال، یکی از مشکلات یافتن فضا برای دانشجویانی بود که پس از کلاس‌های حضوری، کلاس آنلاین داشتند. این دانشجویان برای کلاس‌های آنلاین باید کجا می‌نشستند؟

در فرایند طراحی تکراری، اشخاص باید از همان ابتدا تجربه‌ی کار با اجزای طرح را به‌دست بیاورند. اگر شخصی مهم بر تصمیم‌ها و طرح اولیه پافشاری کند، اعضای گروه به مشارکت بی‌میل می‌شوند؛ اما وقتی افراد از همان ابتدا اعمال تغییراتی در طرح را شاهد باشند، می‌توانند به آن متعهد بمانند و برای بهبودش تلاش کنند.