تاثیر طراحی محیط کار در بهره وری افراد

یکی از مسائل مهمی که کسب‌ و کارها با آن سر و کار دارند، طراحی محیط داخلی شرکت و سازمان است. این طراحی بیش از آن چه که تصور می‌شود، روی خلاقیت و بهره‌وری افراد تاثیر دارد. مدیران با سابقه و کارشناسان نیروی انسانی بر این باورند که نوع طراحی محیط کار تاثیر مستقیمی روی بهره‌وری افراد دارد چرا که کارمندان بیشترین زمان از طول شبانه روز را در این محیط سپری می‌کنند. برخی از دلایل اصلی که باعث می‌شود مدیران توجه زیادی به طراحی داخلی محیط کار داشته باشند، عبارتند از:

افراد شاغل در یک شرکت و سازمان، در طول روز ارتباطات مستقیم زیادی با یکدیگر دارند. آنها برای حل مسائل نیاز به برگزاری جلسات داخلی کوچک و بزرگ دارند. افراد از بخش‌های مختلف شرکت از فنی تا بازرگانی، جلساتی در داخل دپارتمان یا بین دپارتمان‌ها خواهند داشت. محیط کاری که به خوبی طراحی شده باشد، به این کارمندان اجازه می‌دهد تا تعامل خوبی با یکدیگر داشته باشند. علاوه بر این، طراحی خوب محیط کار، کارمندان را برای ماندن در آن ترغیب می‌کند و آنها در وظایف گروهی و کارهای گروهی نیز با راندمان بهتری فعالیت می‌کنند. در نهایت این نکته که محیط کار آرامش‌بخش، از تنش‌های فعالیت‌های گروهی و مشکلات بین دپارتمان‌ها نیز تا حد امکان جلوگیری می‌کند.

افراد حرفه‌ای و با استعداد که نیروهای اساسی در پیشرفت شرکت‌ها هستند، به سمت شرکت‌هایی جذب می‌شوند که بهترین طراحی را در کنار مزایای مناسب داشته باشند. در رقابت بین شرکت‌های بزرگ برای جذب نیروهای جدید، شرکت‌هایی موفق هستند که بتوانند فضای کاری این افراد را به بهترین نحو فراهم کنند.

اما برای ایجاد یک فضای کاری مناسب نیز نکات ساده‌ای وجود دارد که رعایت کردن آنها الزامی است:

همه‌ی افراد برای تمرکز و بهتر کار کردن به سکوت نیاز دارند. فراهم کردن فضای مناسب برای تمرکز کارمندان یکی از وظایف مهم مدیران است. آنها باید بتوانند فضای جلسات و فضای کارگاهی را از مکانی که افراد نیاز به تمرکز دارند جدا کنند. البته فراهم کردن چنین فضایی برای شرکت‌های کوچک و نوپا می‌تواند چالشی اساسی باشد اما نکته‌ی اساسی اینجا است که این شرکت‌ها باید برنامه‌ای کامل برای ایجاد چنین فضاهایی داشته باشند و در اولین فرصت مالی، هزینه‌ای را برای ایجاد فضای کار مناسب در نظر بگیرند.

اکثر افراد بر این باورند که وظیفه‌ی طراحی و نظم دادن به محیط کار تنها به عهده‌ی مدیریت و نیروهای خدماتی است. این باور غلط است و کارمندان باید هر کدام به صورت شخصی به نظم محیط کاری و فضای اختصاصی خود اهتمام داشته باشند. به هم ریختگی فضای شخصی مانند میز و کشوها، تمرکز کردن را دشوار می‌کند و در اکثر مواقع باعث کاهش بهره‌وری و بالا رفتن احتمال اشتباه در انجام وظایف می‌شود. وظیفه‌ی مدیریت در این موارد وضع قوانین و تشویق نیروها به ایجاد خلاقیت در محیط کاری شخصی و منظم کردن آن است.

فضای کاری یک شرکت، نشان‌دهنده‌ی فرهنگ حاکم بر آن نیز است. افراد در بدو ورود به یک شرکت، با مشاهده‌ی طراحی و سبک چیدمان آن، به فرهنگ حاکم در این شرکت پی می‌برند. راه حل ساده برای شرکت‌های نوپا در این زمینه، منظم نگاه‌داشتن فضای کاری و به خصوص فضای جلسات است. استارتاپی را تصور کنید که برای جذب سرمایه‌گذار، جلساتی را برگزار می‌کند. به طور قطع به دلیل فرهنگ جوان و پویایی که در این شرکت‌ها حاکم است، ممکن است به‌ هم‌ ریختگی‌هایی در فضای آن مشاهده شود. وظیفه‌ی اصلی تیم این استارتاپ در جلسات جذب سرمایه‌گذار، منظم کردن فضای جلسات است. این کار، انرژی مثبت و امید زیادی را در نگاه اول به سرمایه‌گذاران منتقل می‌کند و می‌تواند آنها را در نگاه اول به استارتاپ علاقمند کند.