اسناد الکترونیکی تا سال دیگر جایگزین اسناد کاغذی در دستگاه‌های دولتی می‌شوند

شورای اجرایی فناوری اطلاعات دستورالعمل اجرایی مدیریت نظام‌مند اسناد الکترونیکی را ابلاغ کرد. براین‌اساس، قرار است در یک سال آینده به‌تدریج اسناد الکترونیکی در دستگا‌ه‌های دولتی جایگزین اسناد کاغذی شود.

سازمان اسناد و کتابخانه ملی به ایجاد سامانه‌ای با عنوان سماد برای مدیریت اسناد الکترونیکی موظف شده و نهایتا تا ۱۸ ماه پس از ابلاغ مصوبه‌ی شورای اجرایی فناوری اطلاعات، باید برقراری ارتباط برخط آن با سامانه‌های استاندارد تولید اسناد الکترونیکی در دستگاه‌های اجرایی را عملی کند. سامانه‌ی سماد قرار است اصول حاکم بر مدیریت اسناد ازجمله دریافت، شناسایی، طبقه‌بندی، نگه‌داری و تعیین تکلیف، اشاعه و تحویل اسناد را منطبق با استانداردهای لازم اعمال ‌کند. طبق تعریف شورای اجرایی فناوری اطلاعات، اسناد الکترونیکی به اسنادی گفته می‌شود که اطلاعاتی درباره‌ی فعالیت‌ها و تصمیم‌های دستگاه‌های اجرایی داشته باشند و روی رسانه‌های الکترونیکی دریافت، ایجاد، ویرایش، تبادل و ذخیره شوند.

پیگیری و پیاده‌سازی و استفاده از سامانه‌های استاندارد اسناد الکترونیکی در دستگا‌های اجرایی هم حداکثر در دوره‌ی زمانی ۱۵ ماهه پس از ابلاغ دستورالعمل، با هماهنگی کارگروه تعامل‌پذیری دولت ‌الکترونیکی و سازمان اداری و استخدامی کشور به‌وسیله‌ی سازمان اسناد و کتابخانه ملی انجام می‌شود. سازمان اسناد باید در مدت ۵ ماه، استاندارد فراداده‌های ضروری اسناد الکترونیکی و شیوه‌نامه‌ی فنی پیاده‌سازی آن را تهیه و به‌روزرسانی کند. تعیین اولویت‌های قالب فایل‌های اسناد الکترونیکی و ردیف‌های تعیین تکلیف اسناد و شیوه‌نامه‌ها و راهنماهای کاربردی لازم هم برعهده‌ی این سازمان قرار گرفته است.

طبق مصوبه‌ی شورای اجرایی فناوری اطلاعات، وزارت ارتباطات و فناوری اطلاعات زیرساخت‌ها و بسترهای ارتباطی امن و پایدار برای تبادل اسناد الکترونیکی بین دستگاه‌های اجرایی و سازمان‌ها را فراهم می‌کند. سازمان اداری و استخدامی کشور هم باید پیشنهادهای خود را برای تهیه و تدوین پیش‌نویس مصوبات مربوط به اسناد الکترونیکی ارائه و تصویب و ابلاغ مصوبه را پیگیری کند. 

پیش‌ازاین هم مرکز توسعه تجارت الکترونیکی با انتشار ابلاغیه‌ای اعلام کرد که قابلیت امضای الکترونیکی اسناد در سامانه‌ی تدارکات الکترونیکی فراهم شده است. با استفاده از این قابلیت جدید که نیازمند اخذ گواهی امضای الکترونیکی است، دیگر به چاپ، امضا و مُهر گرم و اسکن اسناد احتیاجی نیست. براین‌اساس ازاین‌پس، تنها نسخ الکترونیکی اسناد با استفاده از امضای الکترونیکی صاحبان حق امضای مجاز، امضا و مُهر و در سامانه‌ی تدارکات الکترونیکی بارگذاری می‌شود.