چگونه در اکسل نمودار قیفی رسم کنیم؟

ریاضی با تمام خدماتی که به بشر می‌کند؛ اما بدون تعارف در دید بسیاری از افراد خسته‌کننده به‌نظر می‌رسد و بررسی اعداد و ارقام در مقیاس‌های بزرگ و تعداد بالا در سطح سازمانی که می‌خواهد آماری از فعالیت‌های تک‌تک کارمندان داشته باشد، تبدیل به فرایندی خشک و پراز ریاضتی شود که حتی عاشقان ریاضی را راضی نکند.

یکی از ابزاری که در کنار اعداد، درک و مقایسه آمارها را آسان می‌کند رسم نمودارهای مختلف است که امروزه در سطوح مختلف مدیریتی و سازمانی مطالعه و نمایش بسیاری از فرایندها را آسان‌تر می‌کند.

فرض کنید مدیر تبلیغات مجموعه‌ای هستید و می‌خواهید بدانید کمپین تبلیغاتی ایمیلی که برای محصولی کار کرده‌اید چه بازخوردی داشته و تا چه میزان شما را به هدف فروش مدنظر نزدیک کرده است. قطعاً در مسیر اجرای کمپین از چک‌لیست اکسل نیز کمک گرفته‌اید؛ اما اگر نمی‌دانید، چگونه در اکسل چک لیست بسازیم، مقاله جامع زومیت برای آن را مطالعه کنید.

محمد عربی

آموزش تبدیل تاریخ میلادی به تاریخ شمسی در اکسل

مطالعه '4

برای نمایش فرایندهای اینچنینی که که ابتدا اعداد بزرگ هستند و در هر مرحله با کاهش روبه‌رو می‌شوند از نمودار قیفی (Funnel chart) استفاده می‌کنند. اما، روش رسم نمودار قیفی در اکسل چگونه است؟ اصلاً تعریف دقیق نمودار قیفی چیست؟ مثل همیشه با زومیت همراه باشید تا به پرسش‌های مطرح‌شده پاسخ دهیم.

نمودار قیفی برای نمایش هر آماری که مقادیر آن به‌صورت نسبت‌های روبه کاهش تدریجی مرتب می‌شوند و در مجموع نسبت‌ها به ۱۰۰ درصد می‌رسند، کاربرد دارد. این نمودار به دلیل شکل‌ظاهری آن که شبیه به قیف است، نمودار قیفی نامیده می‌شود زیرا در هر مرحله عرض نمودار کاهش پیدا می‌کند و شکلی مشابه قیف ایجاد خواهد کرد.

بیشترین کاربرد نمودار قیفی برای جمع‌بندی داده‌های مرتبط با حرکت مشتریان یا کاربران یک کسب‌وکار در فرایند دریافت یک سرویس یا فرایند فروش است. فرض کنید کمپین تبلیغاتی ایمیلی برای محصولی خاص اجرا کرده‌اید و قصد دارید روند واکنش و تعامل کاربران را با تبلیغات در هر مرحله به‌نمایش درآورید.

یکی از مشکلاتی که عده‌ای در رسم نمودار قیفی ممکن است با آن مواجه شوند ضعف در شخصی‌سازی آن در روش استفاده از الگوی آماده نمودار قیفی در اکسل ۲۰۱۹ یا مایکروسافت ۳۶۵ است. به‌همین دلیل، بسیاری از افراد ترجیح می‌دهند نمودار قیفی را از پایه خودشان رسم کنند. ازسویی دیگر، نسخه‌های قبلی مایکروسافت اکسل مثل نسخه‌ی ۲۰۱۳، امکان رسم نمودار قیفی به‌صورت آماده را ندارد و باید تمام مراحل را دستی انجام دهید.

پیشنهاد اول این است که از نسخه‌های جدید مایکروسافت اکسل استفاده کنید یا اینکه اگر امکان نصب نسخه جدید را ندارید، می‌توانید به صورت رایگان با یک حساب کاربری مایکروسافت، به صورت رایگان از مایکروسافت 365 بهره‌مند شوید.

اکسل یکی از محبوب‌ترین و پراستفاده‌ترین برنامه‌ها برای انجام محاسبات سازمانی و حسابداری است که امکانات زیادی فراهم می‌کند. یکی از امکانات اکسل رسم انواع نمودار است و مایکروسافت در همین راستا در Excel 2019 برای اولین‌بار امکان رسم نمودار قیفی را به این برنامه اضافه کرد. در این آموزش ما از نسخه آنلاین و رایگان Mictosoft 365 استفاده می‌کنیم و روش ترسیم نمودار قیفی در اکسل ۲۰۱۹ نیز مشابه همین مراحل است.

مرحله اول: برای شروع رسم نمودار قیفی در اکسل ابتدا داده‌های خام را گردآوری کنید و در جدولی وارد کنید.

برای رسم نمودار قیفی حداقل به دو ستون داده نیاز است که یکی نام مراحل فرایند را نشان می‌دهد و دیگری آمار مربوط به هر مرحله، می‌توانید درصورت نیاز ستوی را برای نمایش درصد نیز اضافه کنید.

مرحله دوم: تمام سلول‌های دارای داده خام را انتخاب کنید.

مرحله سوم: در اکسل مایکروسافت 365 بعداز انتخاب داده‌ها روی زبانه Insert بزنید و سپس مانند شماره (۲) روی منوی Insert Chart بزنید تا گزینه‌های نمودارهای آماده را مشاهده کنید. کمی به پایین فهرست اسکرول کنید و در بخش Other روی نمودار قیفی (شماره ۴) بزنید.

در مایکروسافت اکسل ۲۰۱۹ برای انتخاب نمودار قیفی بعداز وارد شدن به زبانه Insert باید Insert Chart را بزنید و از فهرست موجود Funnel را انتخاب کنید.

درنهایت، اکسل به‌صورت خودکار نمودار را براساس داده‌های خام ترسیم می‌کند و از نظر فنی اکنون رسم نمودار قیفی در اکسل انجام شده است. برای تأثیر بهتر می‌توانید هر میله را در رنگ متفاوتی نمایش دهید و برای افزایش اثرگذاری ترتیب رنگ را از تیره به روشن مرتب کنید. بنابراین، درادامه برای شخصی‌سازی آن و تغییر ظاهر تنظیماتی را انجام می‌دهیم.

در قدم اول برا بهبود رنگ نمودار قیفی در اکسل روی میله اول کلیک راست کنید و از پنجره کوچک باز‌شده روی دکمه Fill بزنید و سپس رنگی را براساس سلیقه انتخاب کنید. ما در این جا از رنگ آبی تیره برای میله اول شروع می‌کنیم.

روند انتخاب رنگ را برای سایر میله‌ها تکرار کنید تا شکل نمودار شبیه به تصویر سمت چپ شود. اکنون نمودار قیفی حرفه‌ای شما آماده ارائه است. همچنین، می‌توانید با کلیک راست روی محور عمودی که نام هر مرحله روی آن نشان داده می‌شود، ظاهر آن را نیز تغییر دهید یا حتی درصورت نیاز آن را حذف کنید.

درحالی که رسم نمودار قیفی با روش داخلی اکسل ۲۰۱۹ و مایکروسافت ۳۶۵ هیچ پیچیدگی ندارد و فقط باید آن را ازطریق منو انتخاب کرد و داد‌ه‌های خام را برای آن فراهم کرد، رسم نمودار قیفی در اکسل قدیمی با توجه به نبود گزینه Funnel Chart در آن نسخه‌ها کمی پیچیده است و مراحل بیشتری دارد که با کمی خلاقیت رسیدن به آن آسان می‌شود. البته، با این روش در اکسل ۲۰۱۹ نیز می‌توانید نمودار قیفی رسم کنید که امکان شخصی‌سازی بیشتری را برای شما فراهم می‌کند و نتیجه نهایی بهتری دراختیار خواهید داشت.

درادامه آموزش مرحله‌به‌مرحله رسم نمودار قیفی در اکسل‌های قدیمی را دنبال می‌کنیم. نسخه اکسل مورد استفاده در آموزش Excel 2013 است.

مرحله اول: اساساً نمودار قیفی دستی در اکسل ازطریق ترکیب نمودار میله‌ای انباشته مرکز-محور رسم می‌شود. اما قبل از اینکه سراغ ایجاد و رسم خود نمودار برویم باید داده‌های اضافی را کنارهم قرار دهیم.

برای شروع، باید یک ستون دیگر به‌عنوان «فاصله» به داده‌های خام اضافه کنیم تا شکل ظاهری نمودار قیفی درست از آب دربیاید. بنابراین، مانند عکس باید یک ستون بین دو ستون داده ایجاد کنیم و نام آن را «فاصله» بگذاریم. در این ستون قرار است مقادیر ساختگی وارد شوند تا شکل نهایی میله‌های نمودار قیفی ایجاد شود و داده‌های اصلی به مرکز نمودار هدایت شوند.

مرحله دوم: سپس فرمول زیر را کپی می‌کنیم و از سلول دوم ستون فاصله یعنی سلول B3 تا پایین (در اینجا سلول B6) اضافه خواهیم کرد.

هرسلولی که این فرمول را می‌گذاریم مقدار C3 را براساس شماره سلول تغییر دهید تا عدد درست محاسبه شود.

این فرمول یک مقدار کمکی متناسب با مقدار اصلی آمار برای هر مرحله محاسبه می‌کند تا درنهایت باعث شود میله‌ها درست در مرکز نمودار قرار بگیرند. درنهایت باید جدول داده‌ها به این شکل تکمیل شود. توجه داشته باشید که اعداد ستون فاصله قرار نیست یکسان بمانند و با توجه به آمار ستون کاربران تغییر می‌کنند.

مرحله سوم: اکنون تمام داده‌های ضروری برای رسم نمودار میله‌ای انباشته را دراختیار داریم که قرار است سنگ‌بنای نمودار قیفی آینده‌مان باشد. پس اکنون نمودار میله‌ای را رسم می‌کنیم.

بدین ترتیب، داده‌های جدول را انتخاب کنید، در زبانه Insert روی Insert Column or Bar Chart بزنید و گزینه Stacked Bar را انتخاب کنید.

بلافاصله نمودار میله‌ای ایجاد خواهد شد.

مرحله چهارم: اکنون باید اطلاعات کمکی را که به نمودار در ستون فاصله اضافه کردیم، به‌گونه‌ای پنهان کنیم که شکل ظاهری نمودار قیفی تغییر نکند. دقت داشته باشید که صحبت از پنهان کردن در نمودار است، نه حذف‌کردن.

روی هرکدام از میله‌های آبی رنگ در نمودار کلیک راست کنید و از منوی بازشده روی Foram Data Series بزنید.

پنجره‌ای در سمت راست برگه اکسل باز می‌شود که در آن می‌توانید تنظیمات اختصاصی برای میله‌های ستون فاصله، اعمال کنید.

در بخش Series Options سه آیکون به‌چشم می‌خورد که از بین آن‌ها روی آیکونی که به شکل سطل رنگ است، آیکون Fill & Line، بزنید و از فهرست گزینه‌های بازشده برای آن، در قسمت Fill، گزینه No Fill را انتخاب کنید.

همان‌طور که مشاهده می‌کنید میله‌های آبی بدون رنگ شدند و اکنون در نمودار دیده نمی‌شوند.

مرحله پنجم: در نمودار قیفی، میله‌ی عریض‌تر در بالا قرار می‌گیرد و به‌تردیج در هر مرحله عرض نمودار کاهش پیدا می‌کند. اما، درحال‌حاضر در نمودار قیفی ما، میله‌ها به‌صورت برعکس مرتب شده‌اند؛ بنابراین باید چینش نمودار را معکوس کنیم. بدین‌ترتیب، روی اولین ستون عمودی نمودار که نام هر میله از نمودار را نشان می‌دهد، کلیک راست کنید و از منوی باز شده روی Format Axis بزنید.

مرحله ششم: پنجره جدیدی در سمت راست باز می‌شود که طبق تصویر از قسمت تنظیمات محور (Axis Options) گزینه Categories in reverse order را فعال کنید تا نمایش میله‌ها از بالا به‌سمت پایین، از عریض‌تر به باریک‌تر مرتب شوند.

مرحله هفتم: برای نمایش بهتر نمودار اکنون باید رنگ هر میله را تغییر دهیم تا ارائه‌ی آن تأثیرگذارتر باشد و رنگ‌وبوی حرفه‌ای به‌خود بگیرد. بنابراین، برای تغییر رنگ نمودار قیفی در اکسل روی میله‌ی مدنظر با فاصله دوبار کلیک کنید تا کادری دور میله مدنظر مشاهده کنید و سپس روی آن کلیک راست کنید و گزینه Format Data Point را از منوی بازشده انتخاب کنید.

توجه داشته باشید که بار اولی که روی نمودار کلیک کنید تمام میله‌ها انتخاب می‌شوند و کادری با چهارنقطه در گوشه‌ها، دور آن‌ها نمایان می‌شود، پس یک‌بار دیگر روی میله مدنظر کلیک کنید و بعداز اینکه انتخاب شد، کلیک راست را بزنید.

تغییر رنگ میله‌های نمودار را از میله‌ی عریض‌تر آغاز می‌کنیم و به ترتیب رنگ‌ها را از تیره به روشن مشخص می‌کنیم. برای این منظور بعداز انتخاب Format Data Point پنجره‌ای در سمت راست باز می‌شود که از گزینه‌های موجود ابتدا روی آیکون سطل رنگ (Fill & Line) بزنید و در آن زبانه، زیر بخش Fill، گزینه Solid fill را انتخاب کنید. اکنون از بخش Fill Color در پایین، رنگ آبی تیره را انتخاب کنید.

فرایند را برای تک‌تک میله‌ها تکرار کنید و بعداز اینکه طبق سلیقه خود رنگ‌ها را تغییر دادید نمودار قیفی شما باید تقریباً شبیه عکس زیر باشد.

مرحله هشتم: اکنون باید فاصله بین میله‌ها را مدیریت کرد و با افزایش پهنای میله‌ها شکاف بین هر مرحله را کاهش داد تا جلوه نمودار زیباتر شود و به نمودار قیفی مدنظر نزدیک شود. پس، روی یکی از میله‌ها کلیک راست کنید، به‌گونه‌ای که تمام میله‌ها انتخاب شوند و سپس روی Format Data Series بزنید تا پنجره تنظیمات در سمت راست باز شود.

اکنون باید فاصله بین میله‌ها کم‌تر شود و پهنای میله‌ها افزایش یابد.

مرحله هشتم: به‌منظور بهبود وضعیت نمودار و ارائه‌ی اطلاعات دقیق‌تر برچسب داده برای نمایش عدد مربوط به هر میله را اضافه می‌کنیم.

روی یکی از میله‌ها کلیک راست کنید و از منوی بازشده روی Add Data Lables بزنید.

مرحله نهم: اکنون اطلاعات اضافی نمودار را حذف می‌کنیم تا نمودار قیفی شسته‌رفته‌ای داشته باشیم و عناصر اضافی مشکلی در ارائه و تفسیر نمودار ایجاد نکنند.

بدین‌ترتیب، هرکدام از عناصر موجود روی نمودار که می‌خواهید حذف کنید را با کلیک راست روی آن و انتخاب Delete از منوی بازشده، به‌راحتی حذف کنید.

برای مثال، در تصویر بالا محور افقی را حذف کرده‌ایم زیرا با وجود برچسب روی هر میله نیازی به آن نیست.

کار رسم نمودار قیفی در اکسل تمام است؛ اما، درادامه به شخصی‌سازی بیشتر نمودار می‌پردازیم تا شکل حرفه‌ای‌تری به‌خود بگیرد و دقیقاً ظاهر قیف داشته باشد.

مرحله اول: یکی از روش‌های تبدیل کردن این نمودار به نمودار قیفی برش میله‌های افقی به‌اندازه‌ای است که به الگوی قیف نزدیک شود. اما، برای رسیدن به نتیجه‌ای بهتر می‌توانیم از قابلیت SmartArt در اکسل کمک بگیریم. بنابراین، یک هِرم معکوس با کمک ویژگی SmartArt در اکسل به نمودار اضافه می‌کنیم.

برای افزودن هرم روی نمودار از زبانه Insert روی دکمه SmartArt بزنید و در باکس Choose a SmartArt Graphic از فهرست سمت چپ روی زبانه Pyramid بزنید و گزینه Inverted Pyramid انتخاب کنید و دنهایت روی OK بزنید.

مرحله دوم: اکنون باید تعداد سطوح هرم را با تعداد ملیه‌های نمودار قیفی برابر کنید، پس با توجه به مراحل پنج‌گانه در نمودار اولیه، باید سطوح هرم را به عدد ۵ برسانیم. بدین ترتیب، هرم معکوس را انتخاب کنید و از نوار ابزار بالای صفحه روی زبانه Design بزنید و سپس روی Add Shape بزنید به هرم سطح جدید اضافه شود. با هربار کلیک روی Add Shape یک سطح به هرم اضافه می‌شود.

اکنون زمینه برای کامل‌شدن نمودار قیفی فراهم شده است و باید هرم معکوس را از حالت SmartArt خارج کنید تا به‌عنوان شکل عادی دربیاید و بتوانید آن را در نمودار قیفی قرار دهید.

مرحله سوم: کل هرم معکوس را انتخاب کنید و سپس روی آن کلیک راست کنید و از منوی بازشده گزینه Convert to Shapes را انتخاب کنید.

درنهایت، الگوی رنگی نمودار را روی هرم به صورت دستی پیاده کنید.

مرحله چهارم: برای تغییر رنگ هر سطح از هرم روی سطح مدنظر دوبار کلیک کنید و بعداز اینکه در حالت انتخاب‌شده قرار گرفت روی آن کلیک راست کنید و از منوی بازشده روی Format Shape بزنید.

مرحله پنجم: پنجره تنظیمات در سمت راست باز می‌شود مانند روال قبل در زبانه Fill & Line، در زیر گزینه‌های Fill روی Solid fill بزنید و رنگ را براساس نمودار قیفی خود انتخاب کنید. شکل نهایی هرم معکوس بعداز انتخاب رنگ‌ها مانند تصویر زیر می‌شود.

مرحله ششم: اکنون هر سطح از هرم معکوس را که با نمودار قیفی مطابقت دارد، با روش زیر روی آن قرار می‌دهیم تا ظاهر نمودار قیفی کامل شود.

روی بالاترین سطح هرم معکوس دوبار کلیک کنید . سپس کلیک راست کنید تا منوی آن باز شود و روی Copy بزنید یا بعداز دوبار کلیک کلیدهای ترکیبی Copy + C را بزنید.

اکنون باید از روی نمودار میله‌ای خود، مرحله‌ای که با آن بخش از هرم معکوس هم‌سطح است را انتخاب کنید و وارد بخش Format Data شوید، یعنی کلیک راست و انتخاب Format Data Point.

مانند دفعات قبلی منویی در سمت راست باز می‌شود که از زبانه Fill & Line با آیکون سطل رنگ در بخش Fill، گزینه Picture or texture fill را انتخاب کنید و در بخش Picture source روی دکمه Clipboard بزنید.

آموزش را برای هر سطح تکرار کنید تا شکل نهایی نمودار قیفی شما کامل شود و پایان!

رسم نمودار قیفی در اکسل از نسخه ۲۰۱۹ به بعد با ویژگی انتخاب مدل نمودار قیفی در بخش نمودارها آاسن شد؛ اما اگر هنوز از نسخه‌های قدیمی‌تر مجموعه آفیس مایکروسافت استفاده می‌کنید برای رسم نمودار قیفی مسیر پیچیده‌ای را باید طی کرد. درابتدا باید نمودار میله‌ای رسم کنید و سپس با کمک داده‌های ساختگی که بعداً از نمودار پنهان می‌کنید، نمودار قیفی خود را ایجاد کنید.

از نمودار قیفی برای ارائه‌ی خلاصه عملکرد کمپین‌های تبلیغاتی و فروش محصولات کمک گرفته می‌شود و می‌توان عملکرد تیم فروش را همراه با نمودار قیفی و نحوه محاسبه مجموع زمان کاری در اکسل، به طور جزئی بررسی کرد تا در استراتژی‌های مدیریت نیرو تصمیمات بهتری اتخاذ کنید.