چطور تقویم خود را برای بهره وری بیشتر تنظیم کنیم؟

تقریبا همه‌ی افرادی که کارهایی برای انجام دادن دارند استفاده از تقویم‌ها را برای برنامه‌ریزی امورات‌شان امتحان می‌کنند؛ در میان انبوه گزینه‌های موجود، این تقویم آنلاین گوگل است که دارای تنوع زیادی است.

با استفاده از این برنامه شما می‌توانید به برنامه‌ریزی امورات بپردازید، کارهای پیشرو را به صورت کلی مشاهده کنید، قرارها و برنامه‌های متناوب و مکرر نظیر سالگردها و تولدها را در آن مشخص کرده و با هرکسی که آدرس ایمیلش را دارید به اشتراک بگذارید.

داشتن یک تقویم با اطلاعات کامل و با قابلیت درک آسان و سریع بهترین راه برای اطمینان از مدیریت صحیح برنامه‌ها است.

این موضوع زیاد ربطی به تقویم گوگل ندارد و به صورت کلی به همه‌ی آنها اطلاق می‌شود. وقتی شما روی یک موضوع بزرگ کار می‌کنید یا به کل سال نگاهی می‌اندازید، مهمترین کاری که می‌توانید انجام دهید این است که ابتدا بزرگ‌ترین و سخت‌ترین کارها را یادداشت کنید. مراسم ازدواج، ضرب الاجل‌ها، بررسی‌های فصلی و هر چیزی که واقعا جزو دسته‌ی مهم‌ترین کارها باشد الویت بالاتری دارد. وقتی کارهای مهم را برنامه ریزی کردید می‌توانید سایر کارها را در کنار آنها بگنجانید.

ایده‌ی کلی این بخش این است که معمولا بزرگترین پروژه‌ها که در اکثر مواقع جزو مهم‌ترین برنامه‌هایمان نیز هستند از انعطاف خیلی کمتری برخوردارند . قراردادن این کارها در تقویم به شما اجازه می‌دهد که بدانید برای سایر کارهایتان چه زمانی را انتخاب کنید و نهایتا این کار باعث خواهد شد تا زمان مناسبی را برای توجه به رویدادهای مهم داشته باشید.

به عنوان مثال برنامه‌ها و قرارهای شام جزو کارهای کوچک و کم اهمیت دسته‌بندی می‌شوند که می‌توان آن را با برنامه‌ی نهار یا انتقال به یک روز دیگر تغییر داد، ولی برنامه‌ی شام سالگرد ازدواج جزو برنامه‌های مهمی است که نمی‌توان آن را تغییر داد و شما احتمالا باید سایر برنامه‌هایتان را حول این برنامه بچینید. وارد کردن برنامه‌هایی از این دست از هم اکنون در تقویمتان به شما کمک خواهد کرد تا آنها را فراموش نکنید و در همان زمان‌ها برنامه‌های دیگری را نگنجانید.

از بخش یادداشت تقویم خود استفاده کنید، در مورد رخدادها و کارهای مهم‌تان که در تقویم گنجانده‌اید، حتما یادداشت‌هایی را برجای بگذارید تا در آینده به هنگام رسیدن زمان موعد، نیاز به جست و جو و دریافت اطلاعات در مورد آن رخداد نباشید. به عنوان مثال، آدرس، شماره تلفن، اسناد و سایر توضیحاتی که برای هرچه بهتر شدن عملکرد شما در زمینه‌ی اجرای بهتر آن برنامه کمکتان خواهد کرد را یادداشت کنید.

برای تماس‌های چند نفره بهتر است کلیه‌ی شماره‌ها را یادداشت کنید تا بعدا نیاز به جستجوی مجدد آن نداشته باشید. این کار باعث خواهد شد زمان جست و جو در بین ایمیل‌ها برای یافتن اطلاعات تماس را در آینده ذخیره کنید. همچنین بهتر است شماره‌های پیگیری، اطلاعات پرواز، اطلاعات رزرو هتل را نیز یادداشت کنید تا هیچ وقت نگران فراموشی از این دست اطلاعات ساده اما مهم را نداشته باشید.

امروزه برنامه‌های بسیار متنوع و عظیمی از همگام سازی فیس بوک، جی میل و هر سرویسی که شما در نظر داشته باشید با گوشی هوشمندتان وجود دارد. این امر نه تنها کار را برای شما راحت می‌کند، بلکه یک پاداش بزرگ نیز محسوب می‌شود، چرا که هر مقدار برنامه تقویمی خود را ساده‌تر نگه داشته باشید احتمال از دست دادن رخداد‌های مهم پایین‌تر خواهد شد.

بیایید با هم صادق باشیم، داشتن چند تقویم مختلف به همان مقداری بد است که نداشتن یک تقویم. داشتن تقویم‌های زیاد یکی برای کار، یکی برای دوستان و یکی برای خانواده و ... به این معنی است که شما قرارهای مختلفی را از دست خواهید داد و دوباره کاری‌های مکرری را شاهد خواهید بود.

علاوه بر آن زمان بیشتری صرف خواهید کرد تا هر برنامه‌ای را در تقویم مرتبط یادداشت کنید و زمان بیشتری را صرف خواهید کرد تا بین آنها هماهنگی ایجاد کنید. استفاده از یک برنامه‌ی تقویمی به صورت بسیار محسوسی شما را از آشفتگی‌ها و سردرگمی‌ها رها خواهد کرد و براحتی قادر خواهید بود تا برنامه‌های یک روز یا یک هفته‌ی خود را مشاهده کنید.

در کنار همگام سازی، تقویم گوگل امکان جذاب اشتراک گذاری را برای کاربرانش ایجاد کرده است، این بخش به طور شگفت انگیزی برای قرار ملاقات‌ها و رخدادها کاربردی است. می توانید دوستانتان را دعوت کنید، تنها کافی است یک درخواست در مورد موضوعی که می‌خواهید با آنها به اشتراک بگذارید، ارسال کنید. این درخواست در قالب یک ایمیل که حاوی اطلاعات جلسه کاری یا قرار ملاقات مانند زمان، مکان و افراد شرکت کننده است، برای کاربر مورد نظر ارسال خواهد شد.

حالا دیگر نیاز نیست که نگران این موضوع باشید که برای یک رخداد ممکن است افراد مد نظرتان را دعوت نکرده باشید، چرا که لیست مدعوین به شما نمایش داده خواهد شد، هرچند متاسفانه تا این لحظه امکان بازگشت و عودت دعوت به افرادی که اشتباها دعوت نامه ارسال شده، وجود ندارد.

معمولا همه‌ی ما موضوعاتی را فراموش می‌کنیم مگر اینکه یک خاطره تصویری از آن را داشته باشیم.

به همین منظور است که تنظیم یک هشدار یادآوری می‌تواند خیلی مفید باشد. بسیاری از افراد گوشی‌های هوشمندشان را به عنوان یک دستگاه چند کاره استفاده می‌کنند، دوربین برای ثبت تصاویر، زنگ هشدار برای بیدار شدن از خواب و ... شما می‌توانید تقویمتان را با زنگ هشدار گوشی‌تان همگام سازی کنید تا بتوانید از تمامی رخدادهای روزانه خبردار شوید، در کنار همه‌ی این قابلیت‌ها می‌توانید از طریق ایمیل؛ هشدارها و دعوت‌های قبول شده از طرف دوستان را مشاهده کنید تا دیگر بهانه ی "متاسفم، فراموش کردم" قابل قبول نباشد.

این توصیه‌های کوچک ولی بسیار تاثیر گذار را اجرا کنید و منتظر تاثیر شگفت انگیز آن باشید.