طراحی و تجهیز سالن کنفرانس

سالن کنفرانس مکانی برای برگزاری جلسات همگانی در محیط‌های اداری یا خدماتی است. این سالن‌ها دایر هستند تا افراد در آنجا حاضر شده و با یکدیگر بر روی موضوعات و اهداف مشترک بحث و تبادل نظر کنند. اما برای برگزاری چنین جلساتی به تعامل میان افراد یا تعامل آنها با سخنران جلسه نیاز داریم. تجهیز سالن کنفرانس راهی برای ایجاد تعامل میان افراد است.

طراحی سالن کنفرانس با بهینه‌ترین حالت ممکن با توجه به زمان طولانی از برنامه‌ریزی، بودجه‌بندی، ساخت و تجهیز کامل، می‌بایست بصورت حرفه‌ای و تخصصی صورت پذیرد. نظر مدیران مجموعه، بهره برداران و کاربران آتی سالن کنفرانس، جایگاه و اهمیت ویژه ای در تصمیم گیری سازمانی دارد. بدین منظور نیاز داریم که با در نظر گرفتن برنامه‌های آینده و فرصت های فعلی و آتی، مجموعه یا سازمان را به سمت توسعه کامل و مناسب سوق دهد.

مشاور، طراح، بهره بردار یا تصمیم گیرنده سازمانی می‌بایست ابتدا فهرستی از نیازها و الزامات سازمان را با مشورت سایر ذی نفعان پروژه تهیه و به مشاور حرفه ای و متخصص گروه توسعه مهندسی نیکان اطلاع دهد. مشاور و طراح سالن کنفرانس از بازخوردها و درخواست های بهره برداران بر اساس کاربری‌های مورد نیاز، یک برنامه فیزیکی و یک طرح چیدمان پیشنهادی تهیه می کند و طی جلسات و گفتگو با مشتریان بر اساس بودجه موجود به طرح و درخواست نهایی می رسد.

در عصر ارتباطات مدرن، سالن‌های کنفرانس نیز به بسترهای مدرن برای برگزاری جلسات نیاز دارند. دیگر نمی‌توانیم و یا نمی‌خواهیم تا جلسات اداری خودمان را با همان روش‌های سنتی انجام دهیم. امروزه افراد از سیستم‌های نوین مانند لپ‌تاپ، تبلت، گوشی هوشمند و... استفاده می‌کند، قاعدتاً انتظار دارند تا اطلاعات مورد نیاز جلسه را بوسیله همین گجت‌ها به ‌راحتی با دیگر افراد از طریق سیستم‌های صوتی و تصویری مدرن به اشتراک بگذارند. از طرفی تمامی مدعوین علاقه دارند تا بدون کوچکترین چالشی از جریان برگزاری جلسه مطلع شوند و حتی بتوانند به ‌راحتی و از طریق گجت‌های خود اطلاعات مورد نیاز را به اشتراک بگذارند. مستندسازی اطلاعات، مدیریت جلسات، سهولت عملکرد، ایجاد ارتباط میان افراد و حتی برگزاری جلسات به شکل آنلاین و... از جمله اهداف تجهیز سالن کنفرانس است. به ‌این ‌ترتیب بهره برداران و کاربران به مذاکرات انجام‌ شده در جلسه مسلط هستند و به ‌خوبی می‌توانند با تمامی افراد در آن جلسه و حتی به شکل غیرحضوری ارتباط برقرار کنند.

اولین و بدیهی‌ترین ملزومات دکوراسیون سالن کنفرانس، میزها و صندلی‌هایی هستند که مخصوص چنین محیط‌هایی طراحی‌ شده‌اند. از آنجا که سالن کنفرانس برای برگزاری جلسات میان تعداد افراد زیادی دایر است، به میزی با ابعاد متناسب نیز نیاز دارد. با توجه به محیط اتاق کنفرانس از انواع میزهای دایره‌ای، بیضی ‌شکل، مستطیلی یا U شکل برای طراحی میز سالن کنفرانس استفاده می‌کنند. این میزها طراحی بهینه‌ای دارند تا از تمامی فضاهای آن به بهترین شکل استفاده شود.

صندلی کنفرانس بخش دیگری از تجهیزات کنفرانس است و تعداد آن با توجه به ابعاد میز و ابعاد اتاق در نظر گرفته می‌شود. این صندلی‌ها اگر چه طراحی کاملاً ارگونومیک و راحتی دارند؛ اما معمولاً از قابلیت تنظیمات شخصی‌سازی کمتری برخوردار هستند و آنها را با پایه‌های بدون چرخ بکار می‌گیرند. همچنین جهت حضار می‌توان از صندلی همایشی با قابلیت کف تاشو و دسته تحریر استفاده نمود.

از عوامل برقراری ارتباطات در سالن کنفرانس هستند که سیستم‌های صوتی و تصویری مهمترین آنها هستند. به ‌هر حال تمامی افراد در جلسه باید صدای رسا و واقعی از فرد سخنران داشته باشند. قطعاً قرار نیست تا با بلندگوهای بزرگ موجب آشفتگی محیط و آزار مدعوین شویم. در عین ‌حال لازم است تا تمامی مدعوین به نمایش کاملی از اطلاعات، اسناد و یا فیلم‌ها و پاورپوینت ها و... دسترسی داشته باشند. موارد فوق همگی به اهمیت طراحی سیستم‌های صوتی و تصویری در تجهیز سالن کنفرانس اشاره دارد. این تجهیزات به قرار زیر می‌باشند:

در تجهیز سالن‌های مدرن از سیستم‌های یکپارچه اتاق کنفرانس استفاده‌ می‌شود. این سیستم‌ها برای ایجاد تعامل میان تمامی حضار جلسه و ارتباط بهتر صوتی و تصویری هستند. سیستم‌های قدیمی از نوع آنالوگی هستند که صرفاً برای انتقال صوت در محیط سالن کنفرانس نصب می‌شدند، اما برای تجهیز سالن کنفرانس، امروزه از سیستم‌های دیجیتالی استفاده می‌کنند. این سیستم‌های دیجیتالی علاوه ‌بر مدیریت صدا از امکانات ویژه‌تری مانند سیستم رأی‌گیری، اتو ترک، حضور و غیاب و حتی ترجمه هم‌زمان پشتیبانی می‌کنند.

سالن‌های کنفرانس با هدف برگزاری جلسات عمومی دایر هستند و قرار است تا هر کسی در جلسه از قابلیت سخنرانی برخوردار باشد. لذا معمولا به تعداد صندلی‌ها نیاز به میکروفن‌های مخصوص سالن کنفرانس داریم. این میکروفن‌ها برای چنین فضاهایی طراحی شده‌اند و از اصلی‌ترین تجهیزات سالن کنفرانس می‌باشند.

میکروفن‌ سالن کنفرانس از نوع رومیزی روکار و توکار بوده و با قابلیت ارتباط باسیم و بی سیم طراحی ‌شده‌اند. در عین ‌حال کوچک، انعطاف‌پذیر و زیبا ساخته می‌شوند. از طرفی این میکروفن‌ها از فیلترهای کاهنده‌ی نویز برای انتقال هر چه باکیفیت‌تر صدا استفاده می‌کنند.

دوربین‌ها از دیگر تجهیزات سالن کنفرانس هستند که برای تکمیل سیستم تصویری، ضبط و انتقال تصاویر و مستندسازی جلسات استفاده می‌شوند. برای تجهیز سالن‌ کنفرانس، دوربین‌های مخصوصی مرتبط با سیستم کنفرانس طراحی‌ شده که از قابلیت شناسایی فرد سخنران برخوردار هستند (اتو ترک) و می‌توانند حین برگزاری جلسه بصورت کاملاً اتوماتیک چهره فرد سخنران را بر روی صفحه نمایش اتاق کنفرانس نشان داده یا از طریق سیستم ویدئو کنفرانس به مکانی دیگر انتقال دهند.

صدای سخنران و یا صدای فیلم‌های نمایش‌ داده ‌شده باید به شکل واضح در تمامی فضای سالن کنفرانس توزیع شود. برای این منظور از تعدادی بلندگو در جای جای سالن استفاده می‌کنند تا با توزیع یکدست صدا علاوه‌ بر وضوح کامل و رسای سخنران مانع از تولید صداهای ناهنجار شوند. برای طراحی سیستم‌های صوتی نیز از انواع ملزومات در کنار بلندگوها مانند آمپلی فایر برای تقویت صدا و میکسر برای تنظیم حجم صدا و... استفاده می‌کنند.

نمایشگرها شامل طیف بزرگی از تجهیز سالن کنفرانس می‌شوند که همگی آنها یک هدف مشترک را دنبال می‌کنند. از این نمایشگرها برای ارتباط میان افراد حاضر در جلسه استفاده می‌کنند. به شکلی که سخنران و یا رئیس جلسه و حتی هر یک از افراد به‌ راحتی قادر هستند تا فایل‌های تصویری خود را در سیستم تصویری مرکزی سالن به اشتراک گذارند. اسمارت برد، تلویزیون، مانیتورهای رومیزی، تجهیزات ویدئو کنفرانس، ویدئو پرژکتور و پرده نمایش از جمله مهمترین نمایشگرها هستند.

پرده نمایش یکی از متداول‌ترین و بهترین تجهیز سالن کنفرانس است که مناسب نمایش بزرگ تصویر برای دید تعداد زیادی افراد در سالن‌های بزرگ استفاده می شود. برای استفاده از این پرده‌ها به تجهیزات دیگری از ملزومات سالن کنفرانس یعنی ویدیو پروژکتور با رزولوشن، شدت روشنایی، کیفیت تصویر متناسب نیاز داریم. از طرفی انواع پرده نمایش خود در انواع دیواری، پایه‌دار، تاشو بصورت دستی و برقی استفاده شده‌اند.

همه سالن‌های کنفرانس به صفحه‌هایی بزرگ برای نوشتن موضوعات کلیدی جلسه نیاز دارند. معمولاً رئیس جلسه و یا سخنران تیترهای مهم موضوعات و یا سرفصل‌های جلسه را در تخته‌های وایت‌برد می‌نویسد. وایت بردها بصورت عادی، مغناطیسی و هوشمند می‌باشند، لذا حضور این ملزومات نوشتاری در راه اندازی تجهیز سالن کنفرانس الزامی است.

پنل VSP یا همان پنل صوتی تصویری از تجهیزات مدرن اما جذاب و کاربردی در سالن‌های کنفرانس است. فرض کند که افراد حاضر در جلسه بخواهند تا اطلاعات خود را با دیگر افراد به اشتراک بگذارند و یا نیاز به ارتباط فیزیکی با سیستم شبکه سالن داشته باشند. حتی بخواهند تا گجت‌های خود مثلاً گوشی همراه و یا لپ‌تاپ را شارژ کنند. قطعاً علاقه ندارید تا افراد حاضر در جلسه برای انجام چنین کارهایی از جای خود بلند شوند و نظم جلسه را به ‌هم بریزند. برای حل این مشکل پنل‌های رومیزی VSP را ابداع کرده‌اند. این پنل‌ها دارای پورت‌های مختلف ارتباطی از نوع USB،LAN، HDMI، تلفن هستند و با سیستم شبکه صوتی و تصویری سالن در ارتباط می‌باشند.

تجهیز سالن کنفرانس به روش‌های گوناگون صورت گرفته و قطعا تمامی تجهیزات برای راه‌اندازی هر نوع سالن نیاز نخواهیم داشت. اما بدون تردید به راه‌اندازی سالن‌ کنفرانس مدرن با بهره‌مندی کامل از تجهیزات تخصصی فکر می‌کنید. بهتر است نوع تجهیز، ابعاد و جانمایی ملزومات با توجه به ابعاد اتاق کنفرانس و سطح نیاز باشد. در تجهیز سالن کنفرانس به برخی از نکات توجه کنید. از قبیل:

• دسترسی به ادوات ساده باشد.

• تجهیزات، متناسب با تعداد صندلی‌ها و یا مدعوین انتخاب شوند.

• تجهیزات، از کیفیت مناسب و کارایی کامل در محیط اتاق کنفرانس برخوردار باشند.

• توجه به دکوراسیون آکوستیکی و سیستم سرمایش و گرمایش سالن کنفرانس از همیت بسزایی برخوردار باشند.

برای راه‌اندازی سیستم‌ها و نصب تجهیزات سالن کنفرانس بهتر است تا با کارشناسان خبره در این‌باره تماس حاصل کنید و سیستم‌های صوتی و تصویری را با در نظر گرفتن ابعاد محیط و امکانات و نیازها طراحی نمایید.

برای بهره‌مندی از یک سالن مجهز می‌توانید از خدمات حرفه‌ای و تخصصی گروه توسعه مهندسی نیکان در طراحی، ساخت و تجهیز سالن کنفرانس استفاده نمائید.