چطور با میزیتو در هر شرایطی کسب و کار و پروژه خود را مدیریت کنیم؟

همین باعث می‌شد که با دیدن یک کنترل از راه دور که با یک سیم بلند به تلویزیون وصل شده بود، هیجان زیادی را تجربه کنند. اما اکنون از آن زمان، سال‌های زیادی گذشته است و افراد به‌دنبال راه‌هایی برای کنترل وسایل و مدیریت کار و حتی زندگی خود از راه دور هستند. پس شما هم در سال ۱۹۵۰ و کنترل تلویزیونی سیم‌دار باقی نمانید و باسرعت، به جمع انسان‌های پیشرفته امروزی بپیوندید که به شما لبخند می‌زنند و فاصله‌ها را بر می‌دارند.

با رشد تکنولوژی و پیشرفت علم، مردم هرروزه بیشتر به‌دنبال راه‌هایی هستند که هرچیزی را آسان‌تر کنند و مدیریت بیشتری بر کار و زندگی خود داشته باشند. یکی از این راه‌ها، استفاده از ابزار دورکاری و مدیریت پروژه از راه دور است که سرویس «میزیتو» به‌عنوان یک محصول باکیفیت ایرانی نمونه مناسبی جهت انجام این مهم است.از دورکاری و مزیت‌های آن، آن‌قدر صحبت شده که احتمالا مزایای آن را بدانید. پس به بیان چند نمونه مختصر از آن کفایت می‌کنیم:

• کاهش مخارج کاری
• منعطف شدن برنامه‌ها
• رفع محدودیت‌های زمانی و مکانی
• مدیریت و انجام کارها در هرزمان و شرایطی

و ...

خیلی از افراد با دانستن فواید این روش به این کار روی آورده اند و به شیوه‌های مختلف کارهای خود را با ابزارهای دورکاری پیش می‌برند. در این میان، برخی افراد هم، هم‌چنان به‌دنبال روش‌های‌سنتی و قدیمی خود هستند و کاری به کار دنیا و مسیری که طی می‌کند ندارند. اما خب همیشه همه چیز اختیاری نیست! کافی است صبح روزی را به خاطر بیاورید که  یک ویروس کوچک، یک دنیای بزرگ را به تعطیلی کشاند!

بسیاری از کسب‌و‌کارها تعطیل شدند یا به مشکل خوردند. در این میان آن‌هایی که از یک اتوماسیون دورکاری خوب استفاده می‌کردند همچنان در صحنه باقی ماندند. البته کسب و کارهای زیادی هم با سرعت به این دسته ملحق شدند که جلوی ضرر را هرچه زودتر بگیری، منفعت است.

اما اگر شماهم به فکر بستری مناسب هستید تا به بهترین شکل ممکن همه چیز هماهنگ شود و کارهای خودرا به خوبی مدیریت کنید حتی از راه دور، باید به این موارد توجه کنید و امکانات زیر را فراهم کنید:

اولین نکته ای که باید به آن توجه داشته باشید این است که همه همکاران و مجموعه شما امکان استفاده از ابزار دورکاری را داشته باشند. بعضی افراد دنبال کوچک‌ترین دلیل و بهانه‌ای هستند تا از انجام کارهایشان شانه خالی کنند. اگر ابزار کارشما عمومی نباشد، بهانه خوبی به این دسته افراد داده‌اید؛ پس مواظب باشید! البته عده‌ی دیگری هم هستند که واقعا توجیهات منطقی دارند؛ مثل طرفداران گوشی‌های آیفون که چالش‌های زیادی با بعضی برنامه‌ها دارند!

مسلما نمی‌توانید از آن‌ها درخواست کنید گوشی خود را کنار بگذارند! پس برای مدیریت کسب‌و‌کار خود از میزیتو استفاده کنید که در سه بستر وب، Android  و iOS قابل اجرا باشد. با این کار شما ارتباطات خود را تسهیل می‌کنید و یک دسترسی همگانی برای افراد به وجود می‌آورید.

قرار نیست تمام مدت این دغدغه را داشته باشید که افراد چقدر مشغول کار بوده‌اند یا چه میزان برای کارهای خود وقت گذاشته‌اند. همچنین لازم نیست هرکدام از افراد تیم، مدام با یک قلم و کاغذ ساعت‌های کاری خود را محاسبه کنند و جمع بزنند؛ آن هم زمانی‌که یک برنامه می‌تواند کلیه ساعت های حضور افراد و میزان فعالیت‌هایشان را به‌راحتی محاسبه و مشخص کند. یک ابزار کاربردی خوب باید این نیاز مهم مدیران و کارکنان را به خوبی تأمین کند.

 کی بود کی بود؟ من نبودم!

هرچقدرهم برای برنامه‌ریزی وقت بگذارید، هزینه کنید و تلاش کنید، تازمانی‌که نتوانید آن‌ها را مدیریت کنید، سودی ندارد. خیلی وقت‌ها در کارهای مربوط به شرکت‌ها و گروه‌های مختلف بی‌نظمی‌هایی به وجود می‌آید و کارها درست پیش نمی‌رود. در این میان هرکس تلاش می‌کند تا خود را بی‌تقصیر نشان دهد و دیگران را مقصر. اگر برنامه‌های مدنظرتان بیشتر هم شود، این اتفاق می‌تواند کارکنان را بیشتر گیج و سردرگم کند!

بنابراین لازم است برنامه‌ها را در درجه اول برای خودتان و در مرحله بعد برای کل تیم مشخص و منظم کنید. یک سیستم خوب مدیریت کسب‌و‌کار کمک می‌کند تا کل مجموعه به‌طور مشخص وظایف خود را بدانند و نسبت به انجام آن متعهد شوند. معین شدن مسئولیت‌ها، پیگیری کارها و اولویت‌بندی آن‌ها، باعث بهبود بهره‌وری افراد و درنهایت پیشرفت کل سیستم می‌شود.

البته گاهی اوقات هم، بعضی تسک‌ها و وظایف باید چندبار تکرار شوند. اگر امکان ایجاد یک چرخه وظایف مناسب برای انجام امور وجود داشته باشد، این عمل با سرعت و دقت بیشتری انجام می‌شود. این قابلیت درواقع به نظم بیشتر امور کاری شما کمک خواهد کرد.

کاربری آسان یکی از مزیت‌های یک ابزار دورکاری خوب است. اگر بتوانید به یک برنامه دستری داشته باشید که باوجود قدرتمندی خود استفاده آسانی هم داشته باشد، خیلی خوب است. یکی از معیارهای کاربری آسان، پشتیبانی از زبان فارسی است که سرعت کار را بالاتر می‌برد و استفاده از آن را تسهیل می‌کند. استفاده از چنین ابزاری آموزش خاصی ندارد و تنها پیش نیاز آن گذراندن کلاس اول و یاد داشتن حروف الفبای فارسی است!

یکی از معایبی که افراد برای دورکاری نام می‌برند، کاهش تعاملات و ارتباطات میان اعضای تیم است. اگر امکان همفکری و بیان نظرات، پیشنهادها و انتقادها وجود نداشته باشد، رسیدن به اهداف مشترک سخت می‌شود. افزایش میزان تعامل در یک گروه و گسترش میزان مشارکت افراد، باعث ایجاد حس مثبت و درنتیجه بازدهی بیشتر می‌شود. چنین ارتباطی در گروه های کاری، امکان اشتراک‌گذاری بیشتر اطلاعات را به افراد می‌دهد.

استفاده از قابلیت‌های یک شبکه اجتماعی خوب، در این بین فایده زیادی دارد. اگر بتوانید از یک شبکه اجتماعی اختصاصی بهره ببرید که همیشه در دسترس باشد و نگران قطع یا فیلتر شدن آن نباشید، خیلی بهتر است. اگر امکان انتشار اطلاعات، آمار، گزارش‌ها، ارسال فایل، عکس و پیوست و گفت‌وگو در مورد برنامه‌ها و ارجاع آن در چنین فضایی مهیا شود، بسیاری از نیازهای یک گروه برطرف خواهد شد. پس از شبکه اجتماعی اختصاصی خودتان استفاده کنید.

اگر امکان یادداشت کردن و نوشتن اطلاعات لازم خود را داشته باشید، دیگر نگرانی از بابت اینکه موردی از قلم بیفتد نخواهید داشت. ایجاد چک لیست در این مورد کمک بسیار خوبی به شما خواهد کرد. با استفاده از برچسب‌ها و رنگ‌های مختلف تنوع بیشتری به نوشته‌هایتان بدهید و آن‌ها را از هم متمایز کنید.

همچنین لازم است که یک یادآور مناسب برای کارهای خود داشته باشید تا کارهایی را که به دقیقه ۹۰ نزدیک می‌شوند به شما یادآوری کند تا هیچ چیز فراموش نشود.

در مدیریت آنلاین یک پروژه، بررسی وضعیت کلی کارهای انجام شده اهمیت زیادی دارد. اگر امکان مشاهده کارها و سرویس‌های استفاده شده توسط اعضای گروه و آمارگیری و دریافت گزارش از روند کارها وجود داشته باشد، فرایند و میزان پیشرفت امور بهتر مشخص می‌شود. مدیریت وظایف و امور درنهایت باعث ارتقاء کل سازمان خواهد شد.

در زمانی‌که هنوز سردر بعضی از مغازه‌ها نوشته شده ایستادن بیجا مانع کسب است یا جنس فروخته شده پس گرفته نمی‌شود، خیلی از کسب و کارها و برندهای معتبر و محبوب دنیا همچنان به‌دنبال روش‌های جذب و البته حفظ مشتری هستند. حتما ازاین قبیل داستان‌های مشتری‌مداری تاکنون زیاد شنیده اید...

ایجاد ارتباط خوب، مشتری‌مداری و توجه به آن، چیزی است که در هرجا و از هر فاصله‌ای باید به آن توجه کرد. برای این کار حتما به ایجاد یک پرونده برای مشتریان خود فکر کنید.

 برای ایجاد یک پرونده مناسب برای مشتریان و ارتباط مؤثر با آن‌ها، حتما این موارد را رعایت کنید:

• این تنها یک ارتباط بیهوده نیست؛ پس ارتباط خود را هدفمند کنید.
• همیشه درنظر داشته باشید توجه به مشتری یک لطف نیست؛ یک وظیفه است.
• دسته‌بندی مربوط به مشتریان مختلف و گزارش‌گیری از هر دسته را فراموش نکنید.
• بهتر است نظرها و نکته‌های مربوط به هر مشتری را جایی ثبت کنید. این تاریخچه احتمالا روزی به دردتان خواهد خورد.
• ارتباط با مشتریان را مستمر و دائمی کنید. به آن‌ها این امکان را بدهید که هر زمان خواستند به شما دسترسی داشته باشند.

هدف این کار در نهایت خودکار ساختن سازمان و کسب‌و‌کار است تا بدون نظارت و مدیریت مدیر یا با حداقل میزان آن، کلیه کارها به خوبی اجرا شود. این اتفاق باعث کاهش وابستگی به مدیریت مجموعه و کارامد شدن تک تک افراد سیستم خواهد شد. وجود یک سیستم مدیریت کسب‌و‌کار این امکان را می‌دهد که هر عضو سازمان تبدیل به یک مدیر خودکار شود که وظایف خودرا به بهترین شکل ممکن انجام می‌دهد. سیستم سازی در کسب‌و‌کار هدفی است که بسیاری از مدیران برای کاهش فشار و درنهایت بهبود مجموعه خود، از آن استفاده می‌کنند.

شاید نکاتی تا اینجا گفته شد، دور از دسترس به‌نظر برسد و فکر کنید تلاش زیادی برای رسیدن به تنها چند مورد از آن نیاز است. اما ما اصلا نمی‌خواهیم که شما به یک، دو یا حتی چند مورد از آن برسید! بله تعجب نکنید. ما اصلا چنین هدفی نداریم! پس هدف ما چیست؟ هدف نهایی ما این است که شما به بهترین شکل مدیریت کسب‌و‌کار خودرا برعهده بگیرید و به تمامی آیتم‌هایی که گفته شد دست پیدا کنید.

میزیتو در بسترهای وب، Android  و iOS آماده است تا به بهترین شکل برنامه‌ها و پروژه‌های شما را مدیریت کند. با داشتن مزایایی مثل امکان مکاتبات اداری، مشخص کردن ساعات کاری افراد، ایجاد پرونده مشتریان و امکان ارتباط با آن‌ها، نمایش میزان فعالیت مجموعه، یادداشت شخصی و برخورداری از تیم پشتیبانی و کلی امکانات دیگر، میزیتو یک سیستم مدیریت کسب‌و‌کار قوی را به شما پیشنهاد می‌کند که می‌توانید رایگان در آن ثبت‌نام کنید.

کرونا بیاید یا بادمجان ببارد! با میزیتو در هرشرایطی کسب‌و‌کار و پروژه خود را مدیریت کنید.