همه از دفاتر باز متنفرند، پس چرا هنوز وجود دارند؟

کارکنان دفاتر باز را دوست ندارند. پژوهش‌ها هم نشان می‌دهد که آن‌ها کارآمد نیستند ولی به دلایلی همچنان وجود دارند.

«نخست دیوارها را از میان بردارید و اتاقک‌های بی‌روح بسازید. سپس کارمندان را شانه‌به‌شانه پشت یک میز طویل قرار دهید، به‌صورتی که بتوانند راحت‌تر با هم صحبت کنند. هرگونه دفتر خصوصی باقی‌مانده را که تنها بر این ایده تأکید می‌کند که برخی از افراد بهتر از دیگران هستند، رها کنید. کارمندان ارشد خود را کنار دیگران بنشانید؛ این‌گونه است که افراد با هم همکاری خواهند کرد. ایده‌ها جرقه خواهد زد. افراد غریبه به دفتر شما نگاه می‌کنند و فکر می‌کنند که این مکان انرژی دارد. کارکنان شما مولدتر خواهند بود. شرکت شما محصولاتی تولید خواهد کرد که نظیر آن‌ها را جهان ندیده است». این افسانه‌ی طراحی دفترهای باز است؛ یک طرح محل کار که چنان فراگیر است که کاملا مورد پذیرش واقع شده و وعده‌های آن (همکاری و نوآوری) مقدس شمرده می‌شود.

براساس نتایج یک مطالعه در سال ۲۰۱۰ که به‌وسیله‌ی انجمن بین‌المللی مدیریت تدارکات انجام شد، ۶۸ درصد از افراد در دفاتر بدون دیوار یا دارای دیوارهای کوتاه کار می‌کنند و این تعداد بدون شک پس از آن افزایش یافته است. فقط یک مشکل وجود دارد؛ کارکنان از دفاتر باز متنفرند. این محل‌های کار موجب پرت شدن حواس می‌شود، پر سروصدا بوده و حریم خصوصی کمی در آن‌ها وجود دارد. یک طراح گرافیک ۴۷ ساله که بیش از دو دهه را به کار در محیط‌های باز مشغول بوده است، می‌گوید:

اضافه‌بار حسی همراه‌با طرح‌های دفتر باز به نقطه‌ای می‌رسد که من به دشواری می‌توانم کار خود را انجام دهم. من حتی به‌خاطر این موضوع یک بار مجبور شدم که یک کار را ترک کنم.

از همان زمان که این دفترهای باز رواج پیدا کردند، مطالعات سودمندی آن‌ها را زیر سؤال بردند. پژوهشگران نشان داده‌اند که افراد مشغول به کار در دفاتر باز، دوبرابر بیشتر مرخصی استعلاجی می‌گیرند و ناراحتی و استرس بیشتر و بهره‌وری کمتری را نسبت‌به افرادی که حریم خصوصی بیشتری دارند، گزارش می‌کنند. مطالعه‌ا‌ی که در سال ۲۰۱۸ به‌وسیله‌ی پژوهشگران دانشکده‌ی کسب‌و‌کار هاروارد انجام شد، نشان داد که دفاتر باز تعاملات چهره به چهره را تا حدود ۷۰ درصد کاهش می‌دهند و ارسال ایمیل و پیام را تا ۵۰ درصد افزایش می‌دهد. نتایج این مطالعات، این ایده را که ادعا می‌کند در چنین شرایطی مشارکت کارکنان با هم بیشتر می‌شود، رد می‌کند.

با این‌ حال، طرح‌های دفاتر باز همچنان وجود دارند و برخی از آن‌ها ازنظر سمبولیک چنان قدرتمند هستند که قابل کنار گذاشتن نیستند. یک مورد مشهور در این زمینه، شرکت گوگل است. طرح دفاتر باز از زمان ایجاد مخازن منشی‌گری در دهه‌ی ۱۹۴۰ وجود داشت اما وقتی گوگل ۷ ساله مراکز سازماندگی خود را در مانتین ویو در کالیفرنیا بازسازی کرد، حاصل آن نمایشگاهی مرتفع و پرنور برای نشان دادن رشد ثروت و نفوذ این شرکت بود؛ این تغییر قاصد عصر حرفه‌ای جدیدی بود. کلایو ویلکینسون، معمار این طرح از فضاهای درونی سنگین که در دفتر پیشین وجود داشت، اجتناب کرد. هنوز هم تا حدی فضاهای خصوصی وجود داشت اما وسعت زیادی از فضا به محل کار جمعی و اتاق‌های جلسه‌ی کوچک و شیشه‌ای اختصاص داده شد. ویلکینسون می‌گوید:

نگرش ما این بود: ما در حال ابداع یک جهان جدید هستیم، پس چه نیازی به دنیای قدیمی داریم.

با ظهور گوگل، ایده‌ی او برای طراحی یک محیط کار مشارکتی رونق گرفت. او می‌گوید:

شرکت‌ها نزد ما آمده و می‌گفتند که می‌خواهیم مثل گوگل باشیم. آن‌ها نسبت‌به هویت خود اطمینان کمی داشتند اما مطمئن بودند که می‌خواهند مانند گوگل باشند.

حدود همان زمان، یک نسخه‌ی افراط‌گرایانه‌تر از دفاتر باز از استارتاپ‌هایی که طی دوره‌ی دات‌کام بوم (دوره‌ی شكوفايی شركت‌های اينترنتی) در اواخر دهه‌ی ۱۹۹۰ ظهور یافتند، توسعه پیدا کرد. با افزایش شمار این شرکت‌ها، آن‌ها به‌دنبال راه‌های ارزانی برای متمایز کردن خود از دیگر شرکت‌ها بودند. ویلکینسون می‌گوید که دفاتر شاداب‌تری که مدت‌ها در صنعت تبلیغات رایج بودند، الهام‌بخش این کار شدند. برخی از آن‌ها به بخش ساوت‌آو مارکت در فرانسیسکو نقل مکان کرده و در فضاهای ناتمام ساختمان‌ها مستقر شدند و آن را به حال خود رها کردند. وقتی که شما با سرعت در حال اضافه و حذف کارکنان هستید، دیوارها تنها موجب پیچیده‌تر شدن کارها می‌شوند. جوئل اسپالسکی که در سال ۲۰۰۰ یکی از بنیان‌گذاران شرکت Fog Creek Software بود و اکنون مؤسس و مدیر اجرایی Stack Overflow است، می‌گوید:

این مکان‌ها وحشتناک بودند. آن‌ها خیلی پر سر‌و‌صدا بودند زیرا سقف کاذب نداشتند. این برای همه دردناک بود. اما استارتاپ‌های دات‌کام این کار را انجام می‌دادند زیرا چاره‌ی دیگری نداشتند.

و این‌گونه بود که از قلب ضرورت، زیبایی متولد شد. در سال ۲۰۱۵ که فیسبوک دفتر مرکزی خود در منلو پارک را که به‌وسیله‌ی فرانک گری طراحی شده بود، باز کرد، دفتر باز نه‌تنها چهره‌ی نوآوری سیلیکون‌ولی بود بلکه به یک استعاره‌ی قدرتمند تبدیل شده بود. فیسبوک اکنون حدود ۲۸۰۰ کارمند در یک ساختمان ۱۰ جریبی دارد و ادعا می‌کند که بزرگ‌ترین طرح دفتر باز در جهان است. مارک زاکربرگ، مؤسس و مدیر اجرایی فیسبوک هنگام اعلام طرح در سال ۲۰۱۲ گفت:

ایده این است که یک فضای مهندسی کامل ایجاد شود: یک اتاق عظیم که هزاران نفر را در خود جای دهد که همه به اندازه‌ی کافی به هم نزدیک باشند که بتوانند با هم همکاری کنند.

معروف است که او درست مانند دیگران یک میز سفید ساده در منطقه‌ی جمعی دفتر دارد. البته او یک اتاق کنفرانس اختصاصی نیز دارد که شایعه شده که بیشتر وقت خود را در آن سپری می‌کند. این فریب نوآورانه‌ای که دفاتر باز با خود داشتند، ازنظر راه‌اندازی استارتاپ‌ها و شرکت‌های مشابه اجتناب‌ناپذیر شد. بن وابر، مؤسس و مدیر اجرایی شرکت تحلیل‌گر محل کار Humanyze که از حسگرهایی برای ردیابی نحوه‌ی اسفاده افراد از دفاتر و تعامل آن‌ها با هم استفاده می‌کند، می‌گوید:

وقتی ما از افراد مسئول می‌پرسیم که چرا دفاتر خود را به حالت باز طراحی کرده‌اند، بیشتر آن‌ها به ما پاسخی مبهم می‌دهند. اما وقتی عمیق شوید، درمی‌یابید علت آن است که محل کار شبیه چند شرکت‌ فناوری بسیار موفق به‌نظر برسد.

کالوین نیوپورت، استاد علوم کامپیوتر دانشگاه جورج‌تاون که نحوه‌ی کار افراد را مورد مطالعه قرار می‌دهد، دیدگاه شکاکانه‌تری دارد:

دفاتر باز تبدیل به راهی برای نشان دادن ارزش یک شرکت به سرمایه‌گذاران خطرپذیر و افراد بااستعداد شده‌اند. هدف بهبود بهره‌وری و همکاری نیست بلکه ارسال این پیام است که شرکت درحال انجام کار جالبی است.

۶ طراحی دفتر کار که قالب‌های سنتی را در هم شکستند

دفتر کار

لس‌آنجلس، سال ۱۹۹۴: کارکنان در دفتر مجازی آژانس تبلیغاتی Chiat/Day هیچ‌گونه صندلی اختصاصی نداشتند و هر روز باید لپ‌تاپ‌ها و تلفن‌ها را چک می‌کردند. نتیجه: افراد سعی می‌کردند با بهانه‌ای از سر کار فرار کنند.

اندی گروو

سانتا کلارا، سال ۱۹۹۵: اندی گروو مدیرعامل اجرایی شرکت اینتل به‌منظور تقویت گفت‌وگو و تعاملات سازنده ساختار دفتر باز را برای خود درنظر گرفت تا افراد بتوانند او و شرکت را بدون ترس مورد انتقاد قرار دهند.

پیکسار

امری ویل، کالیفرنیا، سال ۲۰۰۰: استیو جابز پیشنهاد دفتر باز را برای دفاتر مرکزی پیکسار رد کرد. او به‌جای این کار گروه‌های ۵ تا ۶ نفری را در دفاتر کنار هم قرار داد و یک فضای همکاری در میان دفاتر ایجاد کرد.

زاپوس

لاس‌وگاس، سال ۲۰۱۳: محوطه‌ی باز زاپوس به‌صورت عمدی محدود شد. تونی هسیه براساس نتایج پژوهشی که نشان می‌داد شهرهای پرتراکم مولدتر هستند، کمتر از ۱۹/۳ مترمربع فضا را به ازای هر کارمند اختصاص داد

Airbnb

سان فرانسیسکو، سال ۲۰۱۳: در فضای کار ایربی‌ان‌بی (Airbnb)، اتاق‌های کار طوری طراحی شدند که به افراد حس راحتی خانه را می‌داد.

R/GA

نیویورک، سال ۲۰۱۶: در آژانس بازاریابی آر/جی‌ای (R/GA)، اپلیکیشنی در اختیار کارمندان قرار داده شد که به آن‌ها اجازه می‌داد که اتاق‌های باز خود را تا حدی از نظر نورپردازی و چینش میزها مدیریت و تنظیم کنند.

در میان گرایش‌های نمادین به طراحی فضای کار، خود کارکنان فراموش شده‌اند. به‌گفته‌ی Humanyze، طرح‌های باز در تشویق تعاملات بین گروه‌ها زمانی‌که شرکت در تلاش برای ایجاد محصولات جدید است، عالی هستند. اما این محیط‌ها در تشویق تعاملات درون گروهی در کارهای مبتنی بر اجرا مانند کدنویسی که کارکنان نیاز به هماهنگی دارند، وحشتناک هستند. یک دفتر باز ممکن است برای شرکتی که در حال کار روی ایده‌های جدید است، مناسب باشد اما همین که به مرحله‌ی اجرا برسد، وضعیت دشوار خواهد شد.

البته یکی از دلایل اصلی که رهبران کسب‌و‌کار به‌طور پیش‌فرض طرح‌های باز را درنظر می‌گیرند، این است که آن‌ها ارزان هستند. براساس گزارش انجمن تجاری املاک CoreNet Global، متوسط فضای اختصاص داده شده به کارکنان در جهان از ۲۰/۹ متر مربع در سال ۲۰۱۰ به ۱۶/۳ متر مربع در سال ۲۰۱۳ رسیده است و پیش‌بینی می‌شود که این فضا همچنان کاهش پیدا کند. بررسی‌ها نشان می‌دهد که حاصل این نوع طراحی در شرکت‌های بزرگ، ذخیره کردن صدها میلیون دلار است.

شاید هیچ شرکتی به‌اندازه‌ی شرکت WeWork از این مسئله بهره‌برداری نکرده باشد. او میزها و سالن‌های جمعی خود را در محل کار خود تبلیغ کرد و اکنون برای دیگر شرکت‌ها دفتر می‌سازد. وجه تمایز شرکت WeWork، استفاده از اطلاعاتی برای فشرده‌سازی محیط کار است. او اخیرا دفتر اکسپدیا را در شیکاگو را از سه طبقه به دو طبقه کاهش داده و مدعی است که این کار را بدون قربانی کردن رضایت کارکنان انجام داده است. لیز بورو، مدیر استراتژی محل کار WeWork می‌گوید که این کار مستلزم نزدیک‌تر شدن افراد و تعامل بیشتر آن‌ها است که با طراحی ترتیب‌های نشستن مختلف و حتی ایجاد مکان‌های خصوصی ایجاد می‌‌شود. او می‌گوید:

افراد در طول روز و زندگی خود نیازهای متفاوتی دارند. آن‌ها ممکن است در یک نقطه نیاز به تمرکز و در نقطه‌ی دیگر نیاز به صحبت با کسی داشته باشند.

بسیاری از معماران در این دیدگاه اشتراک دارند. جانت پوگ مک لورین، رئیس شرکت معماری Gensler که چندین دفتر شرکت برجسته را طراحی کرده است، می‌گوید که کارآمدترین طرح‌های دفتر باز شامل تعدادی اتاق جلسه و مناطق خصوصی برای تمرکز عمیق است. او می‌گوید:

شرکت‌های خلاق درواقع از فضاهای بیشتری در سرتاسر دفتر استفاده می‌کنند. آن‌ها انتظار ندارند که یک میز، مرکز زندگی کاری یک کارمند باشد.

این یک ایده‌ی فریبنده است. اما همان‌طور که WeWork فهمیده است، گران‌ترین بخش یک دفتر کار اتاق‌های جلسه کوچک است. به‌عنوان یک راه‌حل، WeWork به مشتریان خود اتاقک‌های کوچک قابل حملی که می‌توانند در طرح‌های موجود گنجانده شوند، ارائه می‌دهد. با اندازه‌ی ۱/۴ متر مربع، این فضا برای یک دفتر خصوصی کم است اما حداقل یک در دارد.

منبع fast company

از سراسر وب

  دیدگاه
کاراکتر باقی مانده

بیشتر بخوانید