تکنیکهایی که به تکمیل لیست وظایف روزانه کمک میکنند
یکی از گزینههای مؤثری که برای رسیدن به بالاترین سطح بهرهوری در اختیار داریم، تهیه کردن «لیست وظایف روزانه» است. لیست کردن کارهای آینده، ممکن است ذهن ما را باانگیزه و سازمانیافته نگه دارد. بااینحال اگر این تکنیک را درست به کار نبریم، تأثیر کاملاً معکوسی خواهد داشت: این فهرست به یک منبع استرسزا و ناامیدکننده تبدیل میشود و فشار مضاعف و بیموردی را به ما وارد میکند.
اگر بهطور واضح اهدافمان را مشخص کنیم، لیست وظایف میتواند مسیر پیشرفت ما را هموار کند. به این منظور به نکات زیر توجه کنید:
به کمک عبارات عملی، از به تعویق انداختن امور اجتناب کنید
برای تهیه کردن لیست وظایف، باید چندین نکتهی مهم را مدنظر داشته باشید. نکتهی اول: هر یک از گزینههای لیست را تا حد ممکن کاربردی و عملی بنویسید. بهعنوانمثال اگر میخواهید برای سخنرانی هفتهی آینده آماده شوید، نوشتن کلمهی «اسلایدها» به شما کمکی نمیکند. در عوض به یک آیتم کاملاً شفاف و اجرایی نیاز دارید. مثلاً بنویسید :«آماده کردن اسلایدها برای سخنرانی روز دوشنبه». شاید بیاهمیت به نظر برسد، ولی ذهن شما با توجه به این گزینه متوجه میشود که باید کاری را انجام دهد، نه اینکه صرفاً به چیزی فکر کند.
وظایف را به بخشهای کوچکتر تقسیم کنید
اطمینان حاصل کنید که هر یک از آیتمها، در یک جلسه قابلاجرا هستند. فهرست شما نباید از اهداف بلندمدت تشکیل شود. اقلام کوچکتر و قابلهضم، گزینههای مناسب و اجراییتری هستند.
بهعنوانمثال گزینهی «ساماندهی مجدد کل پروسهی فروش سازمان»، یک آیتم لیست وظایف محسوب نمیشود. اگر شما نگاهی به تقویم و فهرست کارهای خود داشته باشید، میفهمید که این گزینه هرگز قابلاجرا نیست. درحالیکه گزینهی «مطالعهی سه مقاله در مورد فروش موفق»، بهاحتمال بیشتری در زمان مشخصشده قابلاجرا است و در ضمن شما را به هدف، نزدیکتر میکند.
از خودتان بپرسید این لیست واقعاً متعلق به شما است؟
تنها باید وظایفی را به لیست خود وارد کنید که توانایی و امکان اجرای آنها را دارید. پیش از اینکه موردی را به فهرست خود اضافه کنید، فکر کنید که چه کسی (از اعضای تیم)، این کار را بهتر از شما انجام میدهد. بهتر نیست این کار را به او محول کنید؟ شاید هم اصولاً این کار، وظیفهی فرد دیگری است.
فقط به این دلیل که شما زودتر از دیگران به ضرورت انجام یک کار پی بردهاید، مسئولیت انجام آن را به عهده ندارید. مهارتهای مختلف اعضای تیم را در نظر بگیرید و درصورتیکه آنها صلاحیت بیشتری دارند، کار را به آنها محول کنید.
از ابزارهای مناسب استفاده کنید
امروزه ابزارهای دیجیتالی زیادی برای پیگیری وظایف حرفهای و شخصی وجود دارند. به همین دلیل شاید در انتخاب بهترین ابزار، مردد شوید. تنها نکتهی مهم این است که این ابزار باید به پیشرفت شما کمک کند. برای مثال اگر برای سازماندهی وظایف خود، به Outlook متکی هستید و پس از مدتها، هنوز ایمیلهای ناخواندهی زیادی دارید، این گزینه، به شما جواب نمیدهد.
به این توصیه توجه کنید: فقط کارهای ضروری را انجام دهید تا وظایفتان را تکمیل کنید. وقت زیادی را صرف این نکنید که چگونه و کجا فهرست خود را تنظیم کنید. کافی است که تمام وظایف را به یاد داشته باشید.
از قانون «سهتایی» پیروی کنید
مهارت پیدا کردن در لیست وظایف روزانه، نهتنها پتانسیل و بهرهوری شما را بهبود میدهد، بلکه رضایت و خشنودی شما را نیز افزایش میدهد.
بسیاری از ما هرروز به سر کار میرویم، در طول روز کار میکنیم و نهایتاً هیچ دستاورد معقول یا پیشرفتی نداریم. به همین دلیل پس از مدتی حس میکنیم که نقش ما در شرکت اصلاً مهم نیست. رضایتمندی، بهطور مستقیم روی انگیزهی ما تأثیر میگذارد. سپس این حس به زندگی شخصی ما نیز منتقل میشود.
قانون سهتایی، یکی از کلیدهای پیشرفت ملموس و قابلسنجش است.
تصمیم بگیرید که هرروز، سه گزینه از آیتمهای لیست وظایف را کامل کنید. پس از مدتی متوجه میشوید که با این کار، نهتنها به اهداف نزدیکتر شدهاید، بلکه احساس رضایتمندی بیشتری هم پیداکردهاید. این احساس موفقیت، بهویژه زمانی که اهداف بزرگی دارید؛ بسیار ارزشمند است. معمولاً به تصویر کشیدن مراحل پیشرفت چنین اهدافی آسان نیست، زیرا در طول چند روز یا چند هفته محقق نمیشوند. اما به کمک قانون سهتایی، قدمهای موفق خود را میبینید و از آنها انگیزه میگیرید.
با بهکارگیری این پنج نکته، پیشرفت معنیدار و روزانه، سادهتر از چیزی خواهد بود که فکر میکردید. بهعلاوه این پیشرفتها، مستقیماً به موفقیت و رضایت بدیعی تبدیل میشوند که تاکنون آن را تجربه نکردهاید.
نظرات