تایم باکسینگ چگونه کارایی شما را افزایش می‌دهد؟
آیا اگر بازه‌ی زمانی محدودی را برای تکمیل هر وظیفه‌ی خود مشخص کنیم، موفق‌تر عمل می‌کنیم؟
مارک ژائو ساندرز، هم‌بنیانگذار و مدیرعامل موسسه‌ی آموزشی، مهارتی و بهره‌وری filtered.com، در مقاله‌ی جدید خود می‌نویسد:
پنج سال پیش، توضیحات دانیل مارکویتز را در مورد منتقل کردن فهرست وظایف روزانه به تقویم، مطالعه کردم و بدون اغراق، از آن زمان تاکنون، بهره‌وری من دو برابر شده است.
مارکویتز در این تحقیقات مهم (لااقل برای من)، به پنج مشکل فهرست وظایف روزانه اشاره می‌کند: نخست آنکه تعدد گزینه‌ها، ما را خسته می‌کند. دوم اینکه ما به‌طور ناخودآگاه، در وظایف ساده‌تر غرق می‌شویم، درحالی‌که این وظایف به‌سادگی قابل انجام هستند. سوم اینکه ما به‌ندرت به وظایف مهم، اما غیر فوری (مانند یادگیری) مشغول می‌شویم. چهارم، فهرست‌های وظایف، به‌خودی‌خود ایده‌ای از زمانی که در دسترس ما است، ارائه نمی‌دهند. پنجم، این فهرست‌ها فاقد هرگونه ابزاری هستند که ما را نسبت به کار، متعهد نگه دارد.
من همیشه با دقت و توجه کامل، فهرست وظایفم را تنظیم می‌کردم. اما این دلایل برای من کافی بود تا برنامه‌ی کاری روزانه‌ام را به سیستم تقویم یا تایم باکسینگ (Timeboxing) منتقل کنم. تایم باکسینگ، اصطلاحی است که از مدیریت پروژه‌ی چابک وام گرفته شده است. این سیستم، تمام پنج انتقاد مارکویتز از فهرست وظایف روزانه را برای من آشکار کرد. طی مطالعاتی که ما در مورد ۱۰۰ راهکار افزایش بهره‌وری انجام دادیم، تایم باکسینگ به‌عنوان مفیدترین روش شناخته شد و در طول چند سال اخیر هم من، با مزایای دیگر این سیستم آشنا شده‌ام، که در این یادداشت آن‌ها را با شما به اشتراک می‌گذارم.
اول، تایم باکسینگ یا به‌عبارت‌دیگر، تعیین محدوده‌ی زمانی مشخص برای وظایف یا کارها، زمانی که به یک تقویم یا گاه‌شمار وارد می‌شود، به شما کمک می‌کند وضعیت و جایگاه نسبی یک کار را تعیین کنید؛ به‌عنوان‌مثال فرض کنید که شما باید یک ویدیوی تبلیغاتی را تا روز سه‌شنبه آماده‌ی انتشار کنید. تیم تولید باید ۷۲ ساعت روی ویرایش‌های اثر شما کار کند؛ در این صورت شما به‌وضوح میدانید که چگونه باید برنامه و محدوده‌ی زمانی کار خود را تنظیم کنید. در حقیقت شما میدانید که تایم باکس باید در کجا قرار بگیرد: برنامه‌ی شما به‌صورت بصری قابل‌درک و روشن است. گاهی اوقات سخت کار کردن و بیش‌ازحد تلاش کردن، آن عامل کلیدی و مهم نیست که شما را به مقصود می‌رساند؛ در عوض کافی است که کارها را در فرصت و زمان مناسب انجام دهید تا به نتایج بهینه دست پیدا کنید.
دوم، این روش به شما کمک می‌کند که روابط مؤثرتری برقرار کنید و مشارکت بهتری از خود نشان دهید. زمانی که همه‌ی کارهای مهم و ضروری خود را به تقویم وارد می‌کنید، همکاران شما قادرند که آن‌ها را ببینند. بنابراین نه‌تنها شما برنامه‌ی کاری خود را به شیوه‌ای پیش می‌برید که با برنامه‌ی سایرین هماهنگی داشته باشد، بلکه دیگران نیز به‌راحتی بررسی می‌کنند که آیا کار شما، با وظایف آن‌ها سازگار است یا خیر. در حال حاضر برخی از شرکت‌های بزرگ و مطرح جهان مانند مایکروسافت و گوگل، از تقویم‌های کاری مشترک (با گزینه‌های حفظ حریم خصوصی) استفاده می‌کنند.
سوم، این سیستم، یک پرونده یا تاریخچه‌ی کامل و مشروح از کارهایی که انجام داده‌اید را در اختیار شما می‌گذارد. بسیاری از اوقات، ما به پایان یک هفته‌ی سخت می‌رسیم و بااین‌حال، نمی‌دانیم که در طول هفته چه اتفاقاتی را پشت سر گذاشته‌ایم. اما در سیستم تایم باکسینگ، همه‌چیز در تقویم شما ثبت شده است. این مزیت در دوران ارزیابی عملکرد نیز کارایی دارد، یا زمانی که می‌خواهید برای هفته‌ی آینده‌ی خود برنامه‌ریزی کنید و باید نگاهی به افق پیش روی خود داشته باشید. اما حتماً یک نسخه از اطلاعات مذکور را به‌صورت شخصی نگه‌دارید، زیرا ممکن است روزی (به دلایل مختلف) تقویم را از دست بدهید.
چهارم، شما به کمک این سیستم، احساس کنترل بیشتری خواهید داشت. این احساس که برنامه‌ها و مسائل، تحت کنترل شما هستند، مزیت بسیار مهمی است؛ چراکه طبق تحقیقات، احساس کنترل یکی از بزرگ‌ترین و مهم‌ترین عوامل رضایت و خشنودی شغلی است. تعلیق و وقفه‌های مداوم، باعث می‌شود شادی و احساس کارآمدی خودمان را از دست بدهیم. تایم باکسینگ، پادزهر فوق‌العاده‌ای برای این مشکل است. همان‌طور که گفتیم، در این سیستم شما مشخص می‌کنید که چه‌کاری را در چه محدوده زمانی معینی انجام دهید. سپس در طول این زمان، همه‌ی عوامل انحرافی یا مزاحم را کنار می‌زنید و کار را به پایان می‌رسانید. پس‌ازآن نیز این روند برای وظایف بعدی تکرار می‌شود. احساس تحت کنترل داشتن برنامه‌ها و اتفاقات، در کنار تکمیل محسوس وظایف، بی‌نهایت رضایت‌بخش و حتی اعتیادآور است. می‌توان گفت که مزیت چهارم، صرفاً به افزایش بهره‌وری (نمود بیرونی) محدود نمی‌شود، بلکه به بهبود ذهنیت و احساس شما نیز کمک می‌کند.
پنجم، بازدهی شما به میزان چشمگیری افزایش می‌یابد. همان‌طور که قانون پارکینسون می‌گوید، انجام یک کار تا زمانی ادامه می‌یابد که برای آن وقت وجود دارد؛ گرچه این عبارت، واقعاً یک قانون نیست (بیشتر ناشی از مشاهدات است)، ولی اکثر ما آن را تا حدودی قبول داریم. ما وقت زیادی را برای تکمیل کارهایمان صرف می‌کنیم؛ ولی علت این امر، نه زمان‌بر بودن وظایف، بلکه در دسترس بودن زمان مازاد است. سیستم تایم باکسینگ، با تحمیل یک بازه‌ی زمانی معقول و محدود برای انجام‌وظیفه و متعهد کردن اشخاص به کار، ما را از قانون پارکینسون خلاص می‌کند. گرچه بیان مزایای دقیق مدیریت زمان، آسان نیست؛ اما کافی است که به چند مثال توجه کنید: آیا برای انجام کاری که به‌صورت متمرکز، تنها در یک ساعت به پایان می‌رسد، دو ساعت وقت می‌گذارید و روند اقدامات شما نیز شامل وقفه‌های متعددی است؟ اگر به این سؤال پاسخ مثبت می‌دهید، ممکن است بهره‌وری واقعی شما، دو برابر چیزی باشد که در حال حاضر فکر می‌کنید.
مزایای بهره‌گیری از روش تایم باکسینگ و واردکردن محدوده‌ی زمانی مشخص هر وظیفه به یک تقویم، بسیار زیاد، متنوع و تأثیرگذار است. این راهکار نه‌تنها باعث بهبود احساسات ما می‌شود (کنترل بیشتر)، بلکه دستاوردهای محسوس ما را نیز توسعه می‌دهد (بهره‌وری شخصی) و احتمال موفقیت همکاری‌های تیمی ما را نیز بیشتر می‌کند (مشارکت پیشرفته). شاید تایم باکسینگ، مهم‌ترین مهارتی باشد که شما به‌عنوان یک فرد حرفه‌ای مدرن، باید به توسعه‌ی آن فکر کنید. زیرا به کمک این سیستم، زمان زیادی را برای انجام کارها و مسئولیت‌های دیگر، به دست می‌آورید. فراموش نکنید که استفاده از تایم باکسینگ، هیچ هزینه‌ای را به شما تحمیل نمی‌کند.
نظرات