چگونه در مواقع اوج حجم کاری، وظیفه‌ای جدید به کارمندان بدهیم

تصور کنید فشار زیادی روی شرکت شما است. با تعدادی مشتری جدید قرارداد بسته‌اید و بزرگ‌ترین پروژه‌ی تاریخ شرکت را نهایی کرده‌اید. مشکل این است که کارمندان شما همگی مشغول و درگیر وظایف دیگر هستند. از طرفی مشاهده می‌کنید که خستگی در رفتارهای آن‌ها نفوذ می‌کند و کم‌کم لذت کار کردن را از دست می‌دهند.

به‌هرحال شما در شرایط دشواری قرار گرفته‌اید. نه می‌‌توانید پروژه‌های جدید را لغو کنید و نه توانایی کار بیشتر در کارمندان باقی مانده است. اما تحت هر شرایطی، مشکلات پیش‌آمده باید حل‌ شود و از دلسردی کارکنان و استعفای آن‌ها نیز جلوگیری شود. در ادامه چند استراتژی کارآمد را برای حل این شرایط معرفی می‌کنیم.

خستگی از کار و دریافت نکردن قدردانی کافی، دلایل مهمی هستند که ممکن است کارمندی به خاطر آن‌ها استعفا دهد. وقتی کارهای کارمندی هیچ‌گاه تمام نشود، آن‌ها خسته، دلسرد و بی‌میل می‌شوند.

در این شرایط، رهبران باید شرایط را درک کنند. به‌عنوان مثال وقتی وظایف یک نفر به‌سرعت چندین برابر می‌شود، به‌ احتمال زیاد سطح استرس به مرحله‌ای نگران‌کننده می‌رسد.

وقتی به این نتیجه رسیدید که شرایط نزدیک به حالت بحرانی شده‌اند، جلسه‌ای با کارمندان بگذارید و شرایط کاری را از آن‌ها بپرسید. به آن‌ها ثابت کنید که مشکلاتشان را شنیده‌اید و برای حل آن‌ها اقدام خواهید کرد. به کارمندان بگویید که می‌دانید حجم کارهای فعلی بیش از حد است و حتما برای حل آن اقدامات اساسی انجام خواهید داد.

هر فردی در سازمان باید دلیل افزایش ناگهانی کارهای خود را بداند. آن‌ها باید به‌خوبی با لزوم کار بیشتر برای مدت مشخص آشنا شوند. شما به‌عنوان مدیر باید با تک‌تک افراد یا حداقل مدیران سطح پایین‌تر صحبت کنید و مطمئن شوید که همه‌ی افراد، شرایط خاص کنونی را متوجه شده‌اند.

پس از صحبت کردن اجازه بدهید افراد با شرایط جدید وفق پیدا کنند. در مرحله‌ی بعدی به آن‌ها اجازه‌ی تنفس و حتی ابراز عقیده و اعتراض بدهید. اگرچه شنیدن شکایت‌ها و نگرانی‌ها خسته‌کننده است، اما فراموش نکنید که شما به‌عنوان یک رهبر باید همیشه برای شنیدن آماده باشید.

تصور کنید ساعت‌های زیادی برای آماده کردن غذا برای خانواده صرف کنید و در نهایت هیچ‌کس از شما تشکر نکند. آیا دفعه‌های بعد انرژی لازم برای این کار را خواهید داشت؟ در محل کار هم این‌چنین است. نباید انتظار داشته باشید که بدون ابراز تشکر، افراد از قدردانی شما مطلع شوند. حتی کلمات ساده‌ی شما تأثیری شگرف بر عملکرد نیروها خواهد داشت.

مرحله‌ی بعدی، قدردانی و جایزه دادن است. پس از کارهای زیاد و تحمل وظایف بیش از حد، نیروهای شما حق دارند که جایزه‌ای ملموس دریافت کنند. برای جایزه دادن از هر چیزی که برای شرکت قابل دسترسی باشد استفاده کنید.

فراموش نکنید که کارمندان به‌جز زندگی کاری، برای زندگی شخصی نیز برنامه دارند. به آن‌ها اجازه بدهید برای ساعات کاری جدید و فشار زیاد برنامه‌ریزی کنند. آن‌ها باید بتوانند تعادل را در هر شرایطی در زندگی خود وارد کنند. به‌هرحال در پایان به کارمندان اطلاع بدهید که قطعا برای جذب نیروی جدید اقدام خواهید کرد. آن‌ها باید مطمئن شوند که در پروژه‌های بعدی شرایط آسان‌تر خواهد بود و نیروی لازم برای اتمام کارهای استخدام خواهد شد.

قول‌هایی را که برای استخدام و آموزش نیروی جدید داده بودید پیگیری کنید. فراموش نکنید که شرایط سپری‌شده اورژانسی است و نمی‌توانید این شرایط را به‌صورت دائمی در شرکت برقرار کنید. علاوه بر این برنامه‌ریزی، قول‌های مزایا و پاداش‌ را هم پیگیری اجرا کنید.

شرایط بحرانی و پروژه‌های ناگهانی از موارد غیر قابل اجتناب در هر شرکتی با هر ابعاد هستند. هنر مدیریت و رهبری واقعی این است که این شرایط را ابتدا درک کنید، برای آن برنامه‌ریزی کنید، برنامه را به کارمندان اطلاع دهید و مهم‌تر از همه، کارمندان را درک کنید.