گاهی اوقات در یک محیط کاری اتفاقاتی رخ می‌دهد که شما مجبور هستید برای جلوگیری از بدتر شدن شرایط، به عاملان این اتفاق بازخورد بدهید و مخالفت خودتان را با آن‌ها اعلام کنید. انتقاد معمولا یا از طریق صحبت کردن و یا نوشتن ایمیل به شخص مورد نظر منتقل می‌شود. در چنین شرایطی لحن گفتاری یا نوشتاری شما باید به‌گونه‌ای باشد که طرف مقابل منظور شما را بد برداشت نکند. ما در این مقاله‌ی زومیت ساختار یک ایمیل انتقادآمیز مفید و تأثیرگذار را به شما خواهیم گفت.
سطر اول ایمیل: یک جمله‌ی دوستانه بگویید
سطر اول یک ایمیل بسیار مهم است و باید با نوشتن یک جمله‌ی دوستانه آغاز شود. همان‌طور که فتن بدون مقدمه سراغ اصل مطلب در شروع یک مکالمه تأثیر خوبی روی طرف مقابل نخواهد گذاشت، آغاز ایمیل با جملات تند و جدی نیز نتیجه‌ی خوبی نخواهد داشت. سعی کنید ایمیل خود را کمی دوستانه و با جملاتی مانند «آخر هفته‌ات را چگونه سپری کردی؟» یا «امیدوارم حالت خوب باشد» آغاز کنید.
سطر دوم ایمیل: از او تشکر کنید
خیلی خوب است که قبل از شروع انتقاد از زحمات طرف مقابل تشکر کنید. فراموش نکنید که یک اشتباه کوچک نباید باعث شود تمام کارهای خوب یک نفر بی‌ارزش شمرده شود. پس به او بگویید چقدر بابت تلاش‌هایش و زحماتی که برای شما و شرکت کشیده است، از او ممنون و سپاسگزار هستید.
سطر سوم ایمیل: به یک مورد مثبت اشاره کنید
هیچ‌کس دوست ندارد کارهایش در نظر دیگران احمقانه جلوه کند. بنابراین اگر می‌خواهید یک انتقاد سازنده داشته باشید، بهتر است کمی زمان بگذارید و نقاط قوت افراد را به آن‌ها یادآوری کنید. به‌عنوان مثال به آن‌ها بگویید استراتژی‌شان به کل اعضای تیم کمک می‌کند که عملکرد بهتری داشته باشند. یا اینکه بگویید خیلی خوب توانستند نیازمندی یا مشکل مشتری‌ها را برطرف کنند. در این قسمت از ایمیل باید کاملا صادقانه صحبت کنید. به یاد داشته باشید که شما در این ایمیل می‌خواهید از آن‌ها انتقاد کنید؛ بنابراین اغراق کردن در این قسمت، هدف شما از ارسال ایمیل را زیر سؤال خواهد برد.
قسمت اصلی ایمیل: در مورد تغییرات و نتیجه‌ها صحبت کنید
شاید باورتان نشود؛ اما مردم دوست دارند بدانند چرا شما ترجیح می‌دهید آن کار را به شیوه‌ی دیگری انجام دهید. هیچ‌کس دوست ندارد جزئیات کاری را که اشتباه انجام داده است، از زبان شخصی دیگری بشنود؛ اما این نشان می‌دهد که شما تا چه اندازه به کار آن‌ها اهمیت می‌دهید. این کار همچنین نشان می‌دهد که شما بی‌جهت این موضوع را عنوان نکرده‌اید و فکر می‌کنید آن‌ها به‌اندازه‌ی کافی باهوش هستند که از بازخورد شما نکات مفید یاد بگیرند و در آینده انتظارات شما را برآورده کنند. از توضیح بیش از حد در این قسمت خودداری کنید و فقط به آن‌ها بگویید در صورت اعمال این تغییر چه نتیجه‌ای خواهند گرفت. اگر مواردی که می‌خواهید به آن‌ها بگویید بیشتر از یک مورد هستند، از لیست‌های شماره‌دار استفاده کنید. به‌عنوان مثال:
ما تصمیم گرفته‌ایم مسیر دیگری برای انجام این کار انتخاب کنیم؛ زیرا به دلیل محدود بودن بودجه، می‌خواهیم از استراتژی‌های مقرون به صرفه‌تر استفاده کنیم.
یا:
ما بر اساس بازخوردی که از تیم مدیریتی گرفته‌ایم قصد داریم تغییراتی در سیستم کاری خود اعمال کنیم؛ بنابراین از آنجایی که می‌خواهیم روند کلی شرکت یک‌دست باشد، دوست داریم شما هم این تغییرات را در عملکرد خود اعمال کنید.
سطر پایانی
همیشه در پایان ایمیل خود به آن‌ها بگویید می‌توانند سؤالات یا ابهامات خود را از شما بپرسند. انجام چنین کاری بدیهی به نظر می‌رسد و شاید فکر کنید که نیازی به گفتن آن نباشد؛ اما باعث می‌شود ایمیل شما هدف‌دارتر به نظر برسد. همچنین از آن‌ها بخواهید نظرشان را در مورد تغییرات مورد نظر شما بگویند؛ این کار نشان می‌دهد که شما به نظر آن‌ها احترام می‌گذارید. در پایان نیز از عبارت‌هایی مانند با تشکر، با بهترین آرزوها و ... استفاده کنید.
شکل نهایی ساختار ایمیل:
[نام همکار مورد نظر] عزیز
امیدوارم هفته‌ی خوبی سپری کرده باشی.
باز هم بابت زحماتی که برای [اشاره به پروژه یا کار مورد نظر] کشیده‌ای از تو تشکر می‌کنم.
با پیاده کردن این استراتژی خیلی خوب توانستی از عهده‌ی انجام این کار بربیایی و [اشاره کردن به کار خاصی که انجام داده است] تو کاملا من را تحت تأثیر قرار داد.
من تغییرات کوچکی در شیوه‌ی عملکرد تو به نظرم رسید که می‌خواهم آن‌ها را با خودت نیز در میان بگذارم.
هر سؤالی که در این زمینه داری از من بپرس.
با تشکر
[ذکر کردن نام خودتان]
بعد از نوشتن متن اصلی ایمیل بهتر است کمی زمان بگذارید و به موضوع ایمیل نیز فکر کنید. شاید فکر کنید انتخاب موضوع مناسب اهمیت زیادی ندارد؛ اما این‌طور نیست. به‌عنوان مثال استفاده از کلمه‌ی «امروز» به‌جای کلمه‌ی «اورژانسی» تأثیر فوق‌العاده بهتری بر مخاطب خواهد گذاشت. پس فراموش نکنید که برای ایمیل خود حتما از یک موضوع مناسب استفاده کنید.
نظرات