۷ توصیه برای سازمان‌ دهی فضای کاری

شکی نیست که شرایط عمومی محیط روی عملکرد شما تأثیرگذار است. کار کردن در یک محیط شلوغ و نامرتب می‌تواند تمرکز را به هم بزند، حواس‌تان را پرت کند و نوعی انرژی منفی در شما به وجود آورد. درحالی‌که ممکن است بعضی از ما بهانه‌هایی در مورد محدودیت‌های محیط داشته باشیم باز هم راه‌حل‌های خلاقانه‌ای وجود دارد که می‌تواند محیط را مرتب‌تر سازد و به دنبال آن بهره‌وری ‌را افزایش دهد. حتی اگر در محل کار خود تنها با یک رایانه سر و کار دارید باز هم می‌توانید با سر و سامان دادن به محیط، انگیزه و اشتیاق خود را به کار بالا ببرید.

یک فضای کاری منظم و زیبا مزیت‌های زیادی به همراه دارد. چرا که باعث می‌شود تمرکز بیشتر و توجه لازم را روی کار خود داشته باشید. ضمن این که در یک فضای کاری مرتب تمامی‌ عواملی که بر هم زننده‌ی‌ تمرکز شما بوده‌اند حذف شده و زمان مفید شما صرف کار می‌شود.

در ادامه به معرفی ۷ روشی خواهیم پرداخت که به شما کمک می‌کند تا فضای کاری خود را به محلی خوشایند تبدیل کنید:

هر تغییر عمده با یک پاک‌سازی شروع می‌شود! از هر وسیله‌ی‌ بیهوده‌ای که تنها فضا را اشغال کرده است و هیچ فایده‌ی‌ دیگری ندارد، خود را خلاص کنید. برای فراهم کردن فضای دلخواه خود می‌توانید از مجلات یا وب‌سایت‌هایی مثل پینترست الهام بگیرید. مبلمان‌ها، فایل‌ها و تمام وسایل غیر ضروری را حذف کنید. فایده‌ی پاک‌سازی این است که به شما کمک می‌کند تا وسایل خود را بررسی کنید که کدام یک مورد نیاز هستند و کدام یک باید دور ریخته شوند. این مرحله را حتما انجام دهید.

از برچسب‌های مختلف با رنگ‌بندی‌های متفاوت برای نظم بخشیدن به فضای کاری خود استفاده کنید. کمی وقت بگذارید و قفسه‌‌ها، پوشه‌ها و کشوها را برچسب‌گذاری کنید. همان‌طور که می‌دانید برچسب زدن کمک می‌کند تا اشیا در جای مخصوص به خود قرار بگیرند و اسناد را از خطر گم شدن، حفظ می‌کند.

در باب مفید بودن جعبه‌ها همین بس که بگوییم نجات‌بخش زندگی شما هستند! شما می‌توانید تقریبا هر چیزی را در جعبه‌ها ذخیره‌سازی کنید و سامان دهید. جعبه‌های مقوایی ابزارهای فوق‌العاده مفیدی برای نگه داشتن وسایل هستند.

از جعبه‌های بادوام نه‌تنها در محیط کار بلکه در خانه هم استفاده کنید. با برچسب‌گذاری وسایل در محیط کاری خود می‌توانید سازما‌ن‌دهی بهتری روی آن‌ها انجام دهید. جعبه‌ی لوازم تحریر را فراموش نکنید تا تجهیزات اداری‌تان همیشه در دسترس باشد.

تقسیم‌بندی محیط کاری می‌تواند حلال خیلی از مشکلات باشد. گاهی اوقات، با تقسیم‌بندی فضای کاری خود می‌توانیم بازدهی خود را بالا ببریم. برای مثال فضای کاری خود را به دو بخش تقسیم کنید؛ بخشی با رایانه کار می‌کنید و بخشی که با رایانه کاری ندارید. در بعضی موارد، مانند امضای اسناد، بررسی مدارک، نوشتن نامه یا متمرکز کردن ذهن می‌توانید از رایانه فاصله بگیرید و به بخش دیگر اتاق بروید تا تمرکز بیشتری داشته باشید. حتی اگر فضای کاری شما به یک میز محدود می‌شود باز هم می‌توانید روی بالا بردن بازدهی کاری خود اقدام کنید.

بدون اغراق یکی از روش‌های بالا بردن بهره وری منظم کردن میز است. این مرتب‌سازی از لپ‌تاپ گرفته تا پوشه و جاکاغذی همه را در بر می‌گیرد. بعضی از وسایل همیشه کاربرد ندارند پس می‌توانید آن‌ها را در جایی غیر از روی میز نگه دارید. برای مرتب کردن خودکارهای خود نیاز به یک جاقلمی گران‌قیمت ندارید. با کمی سلیقه از از یک جعبه‌ی‌ کوچک هم می‌توان به عنوان جاقلمی استفاده کرد.

محتوای موجود در رایانه و دیگر دستگاه‌های الکترونیکی، شمایی از زندگی کاری شما را نشان می‌دهد. از این رو حذف فولدرها، تصاویر و نرم افزارهای زاید کمک می‌کند تا فضای لپ‌تاپ خود را سر و سامان دهید. با استفاده از نظم‌دهی به فولدرها، استفاده از برچسب‌های دیجیتالی و برنامه‌ی‌ تقویم هم می‌توانید بهره‌وری خود را بالا ببرید.

برای این که همیشه باانگیزه باشید، سعی کنید از آیتم‌های الهام‌بخش در محیط کاری خود استفاده کنید. روی دیوار، تصاویر یا یادداشت‌هایی قرار دهید که رویاها و اهداف شما را منعکس می‌کنند. در محیط کاری طبیعی است که با انباشته شدن کارها و وظایف، روحیه‌ی‌شما افت پیدا کند و از نظر ذهنی خسته شوید. با این حال، با استفاده از راهکارهای انگیزشی می‌توانید انرژی خود را در سطحی بالا نگه دارید.