سرویس Paper دراپ‌باکس: سادگی در انجام کارها

بعد از حدود یک هفته انتظار، دعوتنامه دراپ باکس برای استفاده از نسخه آزمایشی سرویس Paper ارسال شد. اگرچه بسیاری از افراد به این نسخه دسترسی ندارند، اما این امکان برای برخی از کاربران فراهم شده تا از نسخه آزمایشی آن استفاده کنند. پیپر ابزاری است که دراپ‌باکس را از یک فضای ذخیره‌سازی ابری صرف، به محلی برای بهره‌وری هر چه بیشتر و انجام کارهای تیمی به شکل ساده تبدیل می‌کند.

گوگل درایو با انواع اپلیکیشن‌ها و سرویس‌هایی که ارائه کرده، مثل Keep ،Sheets ،Docs ،Slides بستری مناسب برای بهره‌وری هر چه بیشتر کاربران در فضای ابری فراهم کرده است. مایکروسافت هم با وان‌درایو و سرویس‌های مبتنی بر آن مثل وان‌نوت و مجموعه آفیس که حالا هم به صورت اپلیکیشن ویندوز و اندروید و iOS و هم به صورت ابری در دسترس است، مجموعه کاملی را برای کشاندن کاربران به سمت اکوسیستم خود ارائه کرده است.

اپل هم با سرویس ابری معروف آی‌کلاد خوب طرفداران خاص خود را دارد، اما امکاناتی که روی این فضای ابری ارائه می‌دهد به اندازه محصولات مشابه رقبایش، کاربردی و سریع نیست و بیشتر شبیه‌سازی نرم‌افزارهای iWork بر بستر وب است. سایر سرویس‌های ابری مثل باکس، مگا و... نیز سعی کرده‌اند با ارائه سرویس‌هایی روی فضای ابری خود، کاری کنند تا کاربران بدون نیاز به اپلیکیشن‌های دیگر بر روی فضای وب بتواند بسیاری از کارها مثل نوت‌برداری، تهیه اسناد و اشتراک‌گذاری آنها را به راحتی انجام دهد.

با تمام این اوصاف جدی‌ترین کمپانی‌ها در زمینه ارائه سرویس‌های بهره‌وری ابری، گوگل و مایکروسافت هستند. اما حالا سرویس محبوب دراپ‌باکس نیز با ارائه Paper به طور جدی وارد این حوزه شده تا با بزرگان نرم‌افزارهای اداری ابری رقابت کند. در ادامه قصد داریم نگاهی به نسخه اولیه این سرویس تحت وب که احتمالا به زودی اپلیکیشن‌های آن برای پلتفرم‌های مختلف نیز ارائه می‌شود، داشته باشیم.

وقتی وارد آدرس www.dropbox.com/paper می‌شوید، دو دکمه را مشاهده می‌کنید. یکی از آنها برای ایجاد یک تیم برای کار بر روی یک سری اسناد است و دیگری برای دسترسی به حساب شخصی دراپ‌باکس و استفاده از پیپر برای ویرایش اسناد آن است. ما برای شروع کار حالت استفاده شخصی را انتخاب کردیم، چرا که حالت تیمی نیز درست مانند همان است و فقط باید افرادی را که مایلید در پروژه حاضر باشند با استفاده از آدرس ایمیل دعوت کنید.

زمانی که وارد محیط کاربری Paper می‌شوید اولین چیزی که توجه شما را جلب می‌کند، رابط کاربری ساده آن است. در سمت چپ ستونی وجود دارد که در آن می‌توانید گزینه‌های Docs ،Folders و Following را مشاهده کنید. همچنین در بالای آنها گزینه Create دیده می‌شود که برای ایجاد یک سند جدید مورد استفاده قرار می‌گیرد. نوار جستجو نیز در این بخش قرار گرفته تا بتوانید خیلی سریع به دنبال محتوای مورد نظرتان بگردید.

در سمت راست لیست اسناد یا فولدرها دیده می‌شود. پیپر به طور پیش فرض چند سند نمونه را در پوشه اسناد شما قرار داده تا با مشاهده آنها با قابلیت‌های متنوع ایجاد اسناد آشنا شوید. در همین بخش می‌توانید اسناد خود را مدیریت کنید، آنها را حذف یا ویرایش کنید. حتی می‌توانید با همگام‌سازی پیپر با تقویم گوگل کاری کنید که در این بخش امکان اضافه کردن سریع یادداشت مرتبط با رویداد بعدی تقویم وجود داشته باشد.

می‌توانید با قرار دادن یک ستاره در کنار یک سند آن را نشان کنید تا بعدا آن را راحت‌تر پیدا کنید. تمام اسناد شما در فضای ابری دراپ‌باکس ذخیره می‌شوند و با استفاده از اپلیکیشن‌های دراپ باکس برای پلتفرم‌های مختلف می‌توانید آنها را بین پی سی و تبلت و موبایل، همگام‌سازی کنید.

وقتی می‌خواهید سندی را ایجاد کنید، کافی است دکمه Create را بفشارید تا صفحه‌ای خالی باز شود. در میانه صفحه از کاربر خواسته می‌شود که نامی را برای این سند در نظر بگیرد. پس از وارد کردن نام که در واقع عنوان اصلی سند نیز محسوب می‌شود، می‌توانید به ترتیب بخش‌های مختلف یادداشت را به آن اضافه کنید.

در کنار بخشی که می‌توانید در آن متن را وارد کنید، دکمه‌ای به شکل «+» را می‌بینید که با کلیک بر روی آن می‌توانید هر رسانه، جدول یا کدی که مد نظر دارید را به متن اضافه کنید.

 بنابراین در دراپ باکس یپپر فقط یک نوع سند داریم که در داخل آن می‌توان جدول، تصویر، چک‌لیست، بولت لیست، فهرست عددی و... را اضافه کرد.

متاسفانه یکی از ایراداتی که در نسخه بتای این سرویس مشاهده می‌شود عدم پشتیبانی صحیح از زبان‌های راست به چپ مثل فارسی است. این موضوع هیچ گاه در سرویسی چون اورنوت رخ نداد و مشکل زبان‌های راست به چپ در آن هنوز حل نشده باقی مانده است. با این حال امید می‌رود به زودی پشتیبانی از زبان‌های راست به چپ از جمله فارسی به آن اضافه شود.

پیپر در واقع یک سرویس یادداشت‌برداری است، اما به شما این امکانات را هم ارائه می‌کند:

• کار بر روی اسناد به صورت همزمان با دیگر افراد
• بحث و گفتگو با همکاران و امکان اضافه کردن انواع عناصر چندرسانه‌ای به سند، مثل ویدیوهای یوتیوب و قطعات صوتی از ساندکلاد

پیش از هر چیز باید بگوییم که حداقل فعلا در زمینه ابزارهای ویرایش متن، سرویسی چون گوگل داکس بسیار جامع‌تر و کامل‌تر از پیپر است و قابلیت‌های بسیار بیشتری ارائه می‌کند. اما در پیپر نیز برخی ویژگی‌های مهم و کلیدی وجود دارند و کاربر می‌تواند به کمک آنها سند یا یادداشت خود را ویرایش کند.

هر بار که کلید اینتر را می‌فشارید و به خط بعد می‌رود، در سمت چپ آن خط یک علامت «+» دیده می‌شود که با کلیک بر روی آن می‌توانید موارد مختلف را به متن خود اضافه کنید. شما می‌توانید یک تصویر را آپلود کرده و به متن اضافه کنید، از حساب دراپ‌باکس‌تان (یا حتی از حساب گوگل درایو خود) فایلی را در متن قرار دهید، جدولی ساده ایجاد کنید، چک‌لیست و بولت لیست و فهرست اعداد اضافه کنید و بین بخش‌های مختلف متن یک خط جداکننده قرار دهید. حتی می‌توانید یک کد به زبان‌های مختلف برنامه‌نویسی را در متن درج کنید و جالب این که پیپر زبان مورد استفاده در آن کد را تشخیص داده و برای توابع و متغیرهای و سایر المان‌های کد رنگ‌های متفاوت در نظر می‌گیرد.

وقتی متنی را نوشته‌اید می‌توانید با انتخاب آن گزینه‌های بولد کردن، خط دار کردن، ایتالیک کردن، هایپرلینک کردن، کامنت گذاشتن برای آن بخش از متن و... را مشاهده کنید. حتی می‌توانید با استفاده از قالب‌های H1 و H2 حالت عنوان یا زیرعنوان بدهید.

همچنین امکان اضافه کردن ایموجی‌های جذاب به متن یا کامنتی که برای بخشی از متن قرار می‌دهید وجود دارد.

برای ویرایش متون میانبرهای کیبورد نیز وجود دارند که به کمک آنها کار بسیار راحت‌تر می‌شود.

یکی از امکانات جالب پیپر که در بسیاری از سرویس‌های مشابه، نمونه آن را شاهد نیستیم امکان امبد کردن رسانه‌هایی مثل ویدیو، صدا و... است. شما به راحتی می‌توانید از طریق هر سرویس ویدیویی یا صوتی که امکان امبد کردن را فراهم کرده، کد امبد‌ (Embed) را دریافت کرده و در سند پیپر خود وارد کنید تا در میان متن محتوای مورد نظرتان را مشاهده کنید.

یکی از نقاط قوت Paper امکان به اشتراک‌گذاری و انجام کارهای تیمی روی یک سند است. رابط کاربری ساده پیپر باعث می‌شود تا کار کردن با آن برای تمام اعضای تیم راحت‌تر شود. تصور کنید که یک تیم تولید ویدیوهای تبلیغاتی در حال انجام پروژه‌ای برای یک کمپانی هستند. تیم آنها شامل یک عکاس، یک تصویربردار، یک کارگردان، دو ایده‌پرداز و سناریست، یک ویرایشگر و میکسر ویدیو و یک مدیر پروژه است. شما می‌توانید یک سند برای این پروژه ایجاد کرده و تمام اعضای تیم را به آن دعوت کنید. امکان ایجاد سطح دسترسی برای کاربران نیز وجود دارد.

عکاس، عکس‌های منتخب خود را در سند قرار می‌دهد. مدیر پروژه می‌تواند روی آنها نظر دهد و بقیه اعضای تیم درباره آن بحث کنند و حتی از استیکر استفاده کنند. سناریست‌ها محتواهای پیشنهادی برای ویدیو را پیشنهاد می‌دهند و بقیه درباره آن صحبت می‌کنند. مدیر پروژه کارهایی که باید انجام پذیرند را به صورت یک چک لیست ایجاد می‌کند و اگر شخصی، کاری که به او محول شده را انجام داد جلوی آن تیک می‌زند. کارگردان جدول زمانبندی کار تصویربرداران و ویرایشگرهای ویدیو را ایجاد می‌کند، ویرایشگران ویدیو ایده‌های خود و بخش‌های آماده ویدیو را در یوتیوب آپلود کرده و روی سند امبد می‌کنند، تصویربرداران فوتیج‌هایی که ثبت کرده‌اند را در حساب دراپ‌باکس خود ریخته و با دیگران در این سند به اشتراک می‌گذارند و... . در نهایت کارهای به صورت یک تایم لاین ساده برای همه قابل مشاهده خواهد بود و حتی می‌توان لاگ فعالیت‌های اعضای تیم را نیز مشاهده کرد.

پیپر ابزاری عالی برای انجام کارهای تیمی است. مواردی که به آنها اشاره کردیم تمام آن چیزی است که برای انجام کارها به صورت تیمی مورد نیاز است. اما برخی امکانات دیگر نیز برای بحث‌های دو نفره و چندنفره در داخل تیم وجود دارد. درست مانند شبکه‌های اجتماعی شما می‌توانید با استفاده از کاراکتر «@» نام یک عضو تیم را منشن کرده و در متن خطاب به او چیزی بگویید. این امکان باعث می‌شود تا برای فرد مورد نظر نوتیفیکیشنی از طریق ایمیل ارسال شود و وی از نوشته شما که روی سخنش با او بوده آگاه شود.

در ادامه می‌توانید نمونه سندی که ایجاد کرده‌ایم و در آن از اغلب قالب‌‌ها و قابلیت‌ها استفاده کرده‌ایم، مشاهده کنید:

پیپر فعلا در مرحله آزمایشی است و هنوز برای تبدیل شدن به یک سرویس یادداشت برداری کامل و جامع نیاز به کار بیشتر دارد. عدم پشتیبانی از زبان‌های راست به چپ و قابلیت‌های محدود ویرایشی در مقایسه با گوگل داکس و وان‌نوت از نقاط ضعف آن در این مرحله هستند که پیش‌بینی می‌شود تا زمان ارائه نسخه نهایی برخی از این مشکلات برطرف شوند.

امکان امبد کردن ویدیو و صدا، اضافه کردن کدهای برنامه‌نویسی به متن و البته قابلیت‌های متنوع برای انجام کارهای تیمی باعث شده تا قانع شویم که پیپر در صورتی که به درستی در مسیری که در پیش گرفته قدم بردارد، می‌تواند به رقیبی برای گوگل داکس و کیپ، مایکروسافت وان‌نوت، اورنوت و... تبدیل شود.

در صورتی که شما هم ایمیل دعوتنامه دراپ باکس برای استفاده از پیپر را دریافت کرده‌اید، تجربه خود در کار با این سرویس را با ما و دیگر زومیتی‌ها در میان بگذارید و فراموش نکنید که از طریق بخش فیدبک، درخواست پشتیبانی از زبان فارسی را برای دراپ باکس ارسال کنید.