راهکاری مناسب برای مدیریت زمان

 ایده‌های‌ زیادی در ذهن دارید که به واقعیت تبدیل نشده‌اند؟ برنامه ریزی‌های‌تان اغلب ناتمام مانده و از ادامه آن صرف نظر کرده‌اید؟ به دنبال راهی برای پیشرفت کاری خود هستید؟ نگران نباشید در این جا راهکاری بسیار ساده و موثر برای خروج از مشکلات را به شما نشان خواهیم داد. در ادامه به ماجراهایی که نویسنده را با فواید نگرش «زنجیره را نشکن!» آشنا کرد، می‌پردازیم. در اینجا نویسنده به مشکلاتی که گریبان‌گیر خودش بوده اشاره کرده، تاثیری که پیروی از این برنامه در زندگیش داشته را به تصویر می‌کشد. شما هم با ما همراه شوید تا سررشته امور زندگی‌تان را از نو به دست گرفته، درهای موفقیت را به روی خود بگشایید.

نویسنده چنین می‌گوید:

من هر روز ورزش می‌کنم، آپارتمانم همیشه مرتب و پاکیزه است. از ۲۰۱۱ تاکنون تمام پروژه هایم را ظرف مدت ۶۰ روز به پایان رسانده‌ام . و تمام این کارها را با کمترین تلاش ممکن به انجام رسانده‌ام. اما سوال این است: چگونه؟! در پاسخ باید بگویم همه این‌ها از زمانی شروع شد که تصمیم گرفتم رازهای سودمند جری سنفیلد (Jerry Seinfeld's productivity secret ) را امتحان کنم. این برنامه‌ با نام «زنجیره را نشکن!» نیز شناخته می‌شود و مفهوم ساده‌ای دارد. صرف وقت و به پایان بردن تمام کارهایی که باید در یک روز به انجام برسند و بعد علامت زدن آن‌ روز روی تقویم. این ایکس‌ها وقتی که به دنبال هم قرار گیرند (یعنی وقتی شما همه برنامه های روزانه مشخص شده را انجام داده‌اید)، حالتی شبیه به یک زنجیر پیدا می‌کنند. اما کی این زنجیره شکسته می‌شود؟ اگر یک روز مسئولیت‌هایتان را سر وقت به پایان نبرید، در نتیجه X هم نخواهید داشت. این ایکس ها به نحوی پیشرفت شما را هم نشان می دهند. در کل به نظر خیلی ساده می‌آید ولی با همین شیوه بیشتر از آن چیزی که تصور می‌کنید کارهای عقب افتاده و فراموش شده‌ انجام می‌شوند.

time-management-1

در اینجا باید اضافه کنم علی رغم سادگی ظاهری کار چندان راحتی پیش رو ندارید. شما می‌بینید که در این زنجیره جایی برای روزهای تعطیل یا مریضی در نظر گرفته نشده است. برنامه کاملا روشن است شما یک هدف دارید و نباید موجبات شکسته شدن زنجیره را فراهم کنید. من برنامه‌های زیادی داشتم. ورزش روزانه، نظافت کردن، کار روی پروژه های مختلف و البته هیچ زمانی هم برای استراحت در کار نبود. با نگاهی به برنامه روزانه‌ متوجه شدم با توجه به تنوع کارهای در نظر گرفته شده تنها یک ‌ساعت در روز را می‌توانم به هر کدام از آن‌ها اختصاص دهم، البته اگر همچنان تمایل داشته باشم که از زندگی اجتماعی هم لذت برده، سلامت روح و جسم‌ را هم تامین کنم! با این حساب به نظر نمی‌رسید که بتوانم به این شکل ادامه دهم. سرانجام تسلیم شده آن را رها کردم. اما بعد خیلی ناگهانی این زنجیره دوباره خودش را در صفحات وب و ایمیل‌ها نشان داد. ابتدا چندان رغبتی به این اخبار و همین طور ظرفیت‌های واقعی این برنامه نشان ندادم. اما بعد وقتی یکبار دیگر در مورد آن فکر کردم متوجه شدم می‌توانم حتی با صرف روزانه 15 دقیقه یکی از اهدافم را پیش ببرم و این خیلی بهتر از دست روی دست گذاشتن بود. با سه برنامه شروع کردم و سه تا تقویم را هم جداگانه روی دیوار نصب کردم. اهدافم شامل نوشتن، ورزش کردن و نظافت بود. بعد از حدود یک هفته ۳۰ صفحه مطلب نوشته ، مایل‌ها دویده و بارها دراز و نشست انجام داده بودم. در ضمن آپارتمان هم مثل عکس کاتالوگ‌های تبلیغاتی تمیز و مرتب بود. همه چیز آسان‌تر شده بود. برنامه‌ای مشخص و وظایفی در حال انجام شدن.

حالا نوبت شماست که با چند قدم ساده تمام سردرگمی و بی‌نظمی هایی که با آن درگیرید را برای همیشه پشت سر بگذارید.

مرحله قدم به قدم:

time-management-2کل برنامه به طور قابل توجهی ساده‌ است و شما می‌توانید ظرف مدت 15 تا 30 دقیقه آماده شوید. هر قدم در اینجا با جزئیاتی مختصر برای شما شرح داده می‌شود.

1. اهداف خود را مشخص کنید. با بیش از ۳ هدف شروع نکنید. هدف چهارم را بعد از ۳ هفته و آن‌ هم در صورتی که آمادگی لازم را کسب کردید، اضافه کنید.

2. به خود اولتیماتوم زمانی ندهید. عباراتی مثل یک مایل می‌دوم یا ۱۰ صفحه داستان می‌نویسم به مراتب موثرترند تا اینکه برای خود محدودیت زمانی قائل شوید.

3. برای خود خطوط و قوانینی مشخص لحاظ کنید. از آن‌جایی که انتظار می‌رود هر روز به وظایف‌تان عمل کنید لازم است مشخص کنید که در هنگام بیماری، تعطیلات یا موقعیت‌های غیر منتظره چگونه باید کار را به پایان برسانید. ولی هرگز برای این شکسته شدن زنجیره خود را مجازات نکنید.

4. از تقویم پرینت گرفته هر هدف را جداگانه علامت بزنید. از یک تقویم مشترک برای همه کارها استفاده نکنید. آن‌ها را روی دیوار بزنید تا همیشه جلوی چشم‌تان باشند.

5. یک ماژیک بزرگ قرمز رنگ تهیه کنید. هر چه بزرگتر زنجیره‌های بیشتر!

حال به تفضیل در مورد هر گزینه صحبت می‌کنیم:

۱. انتخاب هدف:

time-management-3وقتی اهداف‌تان را مشخص می‌کنید انگیزه بیشتری برای شروع کار خواهید داشت. اگر ورزش مد نظر شماست، ورزش هر روزه شما نباید تکراری و خسته‌کننده و نیز نباید بیش از اندازه شلوغ و متنوع باشد. وقتی هدف خود را به درستی مشخص کردید راه رسیدن به آن را بیش از اندازه خاص و ویژه نکنید. برنامه را برای خود تعریف کنید تا در انجام آن موفق شوید. مهم‌ترین نکته این است که برای خود برنامه کاملی ترتیب دهید تا همیشه کاری برای انجام دادن داشته باشید و وقت خود را بیهوده تلف نکنید.

۲. زمان‌بندی:

time-management-4بعد از مشخص کردن اهداف حال نوبت به زمان‌‌بندی رسیده است. اگر وقت محدودی دارید، زمان کم‌تری به هر هدف اختصاص دهید. به خود یادآوری کنید زمان کمی برای انجام کار در اختیار دارید. اگر می‌توانید هدف خود را به بخش‌های کوچک‌تر تقسیم کنید، مثلا اگر نظافت منزل برنامه شماست، یک روز را به جارو کردن، روز دیگر را به جمع‌آوری خرده ریزها و روزی را به خالی کردن سطل آشغال اختصاص دهید. این ایده به شما کمک می‌کند که در زمان تعیین شده با موفقیت کار خود را تمام کنید. البته در اینجا باید بعضی مسائل را در نظر گرفت مثلا در مورد نظافت، خالی کردن سطل زباله در مقایسه با جارو کردن منزل زمان کمتری می‌برد. یا اوقاتی از سال روزها بلندترند و گاهی شب‌ها طولانی می‌شوند. این‌ها مسائلی است که باید مد نظر قرار داده برنامه خود را با این تغییرات هماهنگ کنید.

۳. قانون گذاری:

اگر از خود انتظار دارید که باقی عمر به این برنامه ‌ریزی‌ها وفادار مانده هر روزتان را بر طبق آن دنبال کنید بدانید که این تصوری است غیر واقعی. گاهی اوقات مریض می‌شوید گاهی خسته. زمانی نیاز به استراحت دارید، ولی هم صرف‌نظر کردن از ادامه برنامه کاری‌ نادرست است و هم گذاشتن علامت ایکس بدون آن‌که کاری انجام داده باشید. پس چاره چیست؟ راه حل ساده است. هر زمان احساس بیماری می‌کنید به جای X علامت S را بگذارید. اگر در تعطیلات به سر می‌برید و یا خیلی ساده تمایلی به انجام کارهایتان ندارید یک V به جای X راه حل شماست. اما سقف مجاز برای استراحت چند روز است؟ نویسنده برای خود ۳ هفته در سال را در نظر گرفته است. هر چند بر اساس تقسیم بندی استاندارد 15 روز برای تعطیلات و 6 روز برای بیماری در نظر گرفته می‌شود. البته معیار خواست و قانونی است که شما برای خود در نظر می‌گیرید. در مورد آخر هفته ها تصمیم با شماست که آیا دوست دارید کار کنید یا خیر؟ انجام دادن روزانه کارها به نظر سخت می‌آید ولی اگر به صورت عادت در آید در دراز مدت عواید زیادی نصیب‌تان می‌کند.

۴. چاپ‌کردن تقویم:

time-management-5اگر چند کار را به طور همزمان انجام می‌دهید، از تقویم‌های جداگانه استفاده کنید. هرگز برنامه‌هایتان را روی یک تقویم کلی نشان ندهید. از تقویم‌های ماهانه استفاده کنید. می‌توانیداز روی تقویم چاپ کنید و آن‌ها را در تمام اتاق‌ها به دیوار بزنید تا تداخلی بین کارها بوجود نیاید. به دنبال مدلی باشید که برای شما دلچسب‌تر است.

۵. ماژیک بزرگ قرمز:

time-management-6ایده‌ای است احمقانه ولی بخش سرگرمی کار هم به حساب می‌آید. یک ماژیک بزرگ بخرید البته قرمز رنگ. بهتر است به جنس کاغذ تقویم‌تان توجه کنید تا نوع مناسب آن را بخرید. به علاوه از انواعی استفاده کنید که قابل نصب روی دیوار یا کنار تقویم‌تان باشند تا راحت‌تر در دسترس قرار گیرند. حالا همه چیز برای یک روز کاری مفید آماده است.

همه کارها انجام شده و اکنون شما آماده‌اید. اگر نه، فردا هم روز شما است. ولی سعی کنید وقفه زیادی بین کسب آمادگی و شروع کار نباشد. اگر فردا هم برای‌تان مناسب نیست برگردید و از نو اهداف‌تان را به ساده‌ترین شکل ممکن مشخص کنید. این برنامه به خوبی عمل می‌کند چرا که عادات شما را به شکلی درست پرورش می‌دهد. بیش از اندازه از خود انتظار نداشته باشید. برنامه را هر روز در ذهن‌تان مرور کنید با پایان هر کار احساس شگفت انگیز بودن کنید. هر چند مدتی کوتاه را به هر فعالیت اختصاص داده اید اما سودمندی آن را به خود یادآوری کنید.

این کاری است ساده، کاری است لذت بخش و اگر دوست دارید این کار را انجام دهید، پس معطل نکنید. هیچ عذر و بهانه‌ای پذیرفته نیست!

از سراسر وب

  دیدگاه
کاراکتر باقی مانده

بیشتر بخوانید