9 تکنیک ساده به منظور کاهش خطاهای رایج در استفاده از ایمیل

یکی از اهداف اولیه شبکه جهانی اینترنت، ایجاد بستری ساده و سریع برای انتقال پیام‌ها در سرتاسر جهان است. به جرأت می‌توان پست‌الکترونیکی یا همان ایمیل را از جمله پرکاربردترین راه‌های انتقال اطلاعات در دنیای کنونی دانست. نامه‌های کاری، دوستانه، تبلیغاتی و حتی عاشقانه سوار بر امواج، سراسر دنیا را با سرعتی بالا طی می‌کنند تا به دست گیرنده برسند.

اما گاهی اوقات خطاهای غیر عمدی و رایج در نوشتن یا فرستادن ایمیل‌ها موجب سوء تفاهم و یا حتی در نامه‌های رسمی باعث شرمساری و ضررهای جبران‌ناپذیر می شوند. در این مقاله تلاش داریم تا ۹ تکنیک ساده به منظور اجتناب از این خطاهای غیر عمدی را به همراه راه‌کاری کاربردی معرفی کنیم. پس تا پایان مقاله با ما همراه باشید.

متاسفانه در این دوره و زمانه، هنوز بسیاری از شرکتها و مراکز اداری به اهمیت شیوه نگارش ایمیل پی نبرده‌اند حال آنکه با توجه به همه‌گیر شدن استفاده از پست الکترونیک، دانستن آداب ایمیل نگاری بسیار اهمیت دارد.

زیرا اشتباهاتی ظاهرا کوچک می‌تواند فرصت یک معامله مهم، شرکت در یک جشنواره یا نمایشگاه و مانند آن را از ما بگیرد. از طرف دیگر اگر نامه خصوصی و عاشقانه خود را به اشتباه برای دیگری فرستاده‌اید یا اینکه فراموش کردید ضمیمه نامه کاری خود را به آن متصل کنید، به خاطر داشته باشید که تنها شما نیستید که مرتکب این اشتباهات شده‌اید. اشتباهاتی از این دست که در کسری از ثانیه رخ می‌دهد و در عوض در بعضی از مواقع یک دنیا حسرت و شرمساری درپی دارند برای خیلی از کاربران رخ می‌دهند. در این مقاله تصمیم داریم به معرفی 9 روش ساده به منظور اجتناب از شکل‌گیری این خطاهای کوچک ولی رایج بپردازیم.

خوب امروز تصمیم دارم رزومه‌ای که چند روز برای آماده کردنش تلاش کرده‌ام را برای استخدام در زومیت ایمیل کنم. گیرنده ایمیل که مشخص شد، ضمیمه را هم که آخر کار پیوست (Attach) می‌کنم، متن ایمیل را هم که از قبل آماده کردم را می‌نویسم. متن ایمیل هم تمام شد، گزینه فرستادن هم که این پایین و ایمیل فرستاده شد. هی وای من!!! یادم رفت ضمیمه را الصاق کنم؟ اینکه خیلی بد شد! کسی که از پس فرستادن یک رزومه با ایمیل برنیاید به چه امیدی قصد استخدام در یک سایت فن‌آوری را خواهد داشت؟

فراموشی در الصاق ضمیمه در ایمیل‌ها به حدی رایج است که گوگل تصمیم گرفته از یک آشکارکننده به کاربر هشدار دهد و این قابلیت را به عنوان یک ویژگی دایمی به جی‌میل اضافه کند. اما بهترین راه برای اجتناب از این مشکل حتی اگر از جی‌میل استفاده می‌کنید ( آشکار کننده جی‌میل نیز خود عاری از خطا نیست)، الصاق ضمیمه‌های خود قبل از ساخت ایمیل مورد نظرتان می‌باشد. اگر الصاق ضمیمه خود را به بعد از نوشتن متن نامه خود موکول کنید، مغز شما بنا بر عادت به سراغ قدم بعدی یعنی فرستادن میل می رود و بدین ترتیب هیچ وقت دچار چنین مشکلی نمی‌شوید.

برای فرستاده پیام یا نامه خود برای همه، از ویژگی "رونوشت کاربنی" یا (Carbon Copy) استفاده نکنید. این نکته به خصوص در ایمیل‌های اداری بسیار اهمیت دارد. این روزها همه ما ایمیل‌های فراوانی دریافت می‌کنیم و دریافت ایمیل‌های غیر ضروری خوشایند نیستند. اگر تنها عده به خصوصی باید ایمیل شما را دریافت کنند، تنها نشانی آنها را وارد کنید.

BCC برای زمانی است که پیامی را برای گروه بزرگی از گیرندگان ارسال می‌کنید که شاید یکدیگر را نشناسند. همانطور که ارائه شماره تلفن یک شخص به دیگران بدون اطلاع وی، کار صحیحی نیست، لو دادن آدرس ایمیل اشخاص هم کار نادرستی است. اگر بعنوان مثال هنگام فرستادن یک ایمیل به 50 نفر، لیست آدرس‌های ایمیل آنها را در to: یا CC قرار دهید، تمام آدرس‌ها برای همه گیرندگان قابل رویت خواهد بود حال آنکه در صورت استفاده از BCC، گیرنده تنها نشانی شما و خودش را می‌بیند.

بدی استفاده از CC به همین مقدارخلاصه نمی‌شود. مثلا شما یک ایمیل تبریک نوروزی برای من و چند نفر دیگر از دوستانتان می‌فرستید. من هم از شما تشکر می‌کنم اما به جای Reply از Reply All استفاده می‌کنم و به این ترتیب این تشکر کردن من ناخواسته برای نقی و تقی و قلی و فری و ... نیز فرستاده می‌شود. بعد از یک مدت می‌بینیم یک تبریک ساده شده 300 ایمیل که 298 تا از آنها اصلا به من مربوط نمی‌شود! یا اینکه فرض کنید که شما مسئول دادن اطلاعاتی به مشتریان هستید. وقتی آدرس همه آنها در دسترس باشد آن وقت رقیب شما می‌تواند از آن ایمیل‌ها برای ضربه زدن به جامعه مشتری‌های شما استفاده کند.

در حقیقت این روزها این نوع ایمیل فرستادن هم به نوعی اسپمینگ ( ارسال ایمیل ناخواسته و مزاحم ) تلقی می‌شوند. شما که نمی‌خواهید دیگران شما را به عنوان مزاحم بشناسند؟ یا خدای نکرده قصدتان مزاحم شدن نیست؟ پس با استفاده از BCC به راحتی این مشکل را حل می‌کنیم. قول می‌دهم اصلا سخت نباشد .فقط کافی است به جای CC از BCC استفاده کنید و همان کاری را بکنید که موقع فرستادن ایمیل گروهی با استفاده از CC انجام می‌دادید.

فرستادن ایمیل در حالی که حال و روز خوشی ندارید یا بسیار احساسی هستید به دلیل عواقب بعدی تا اطلاع ثانوی ممنوع! بهتر است که در اینجور مواقع به خصوص اگر خیلی هم عصبانی هستید شروع به نوشتن متن میل احساسی خود کنید و تا می‌توانید احساس و عصبانیت خود را سر این کلمه‌های دست و پا بسته خالی کنید ولی خواهشا بعد از اتمام نوشتار بلند بالا و کوبنده خود اندکی صبر کنید. الان زمان فرستادن این متن نیست. آن را به عنوان پیش‌نویس (Draft) ذخیره کنید سپس به مدت 24 ساعت درنگ کنید. همین 24 ساعت صبر شما می‌تواند یک فرصت طلایی برای فرو نشستن احساستان و در نتیجه تصمیم گیری عاقلانه‌تر برای فرستادن متنی بهتر از متن پیشنویس باشد. شک نکنید که بعد ار 24 ساعت از نفرستادن ایمیل، خوشحال خواهید شد و بابت صبر کردن در ارسال نامه، دعایی هم در حق ما خواهید کرد.

هنگام نوشتن ایمیل با فونت لاتین، از نوشتن تمام متن با حروف بزرگ یا capital خودداری کنید. این شیوه نوشتن طوری است که انگار نویسنده در حال فریاد زدن بوده است. از طرفی خواندن این کلمات هم مشکل بوده و احتمال انصراف خواننده از مطالعه آن زیاد است.

پر کردن خودکار آدرس ویژگی بسیار مفیدی است ولی با این حال حتما آدرس گیرنده را بعد از پر شدن خودکار آن چک کنید، چون امکان تشابهات اسمی و فامیلی در آدرس‌های شما خیلی زیاد است که همین تشابهات باعث ایجاد دردسر می‌شود. شما هم که احتمالا به دنبال ماجراجویی نیستید! اگر ایمیل عاشقانه شما به جای اینکه به دست محبوبتان برسد، سر از صندوق الکترونیکی دوست بدخلق و خبر پخش کنش برسد آن وقت برای یک چک نکردن دوباره آدرس ایمیل گیرنده چقدر خود را ملامت خواهید کرد؟ دیگر به چه شکلی می‌توانید به دوست بدخلق همکلاسی خود بفهمانید که در حقیقت نامه برای او نبوده بلکه برای دوستش بوده است.

ممکن است برنامه میل شما یا حتی مرورگرتان به یک غلط یاب‌املایی خوب مجهز باشد (البته منظور به غلط‌یاب‌های انگلیسی است) ولی باید همیشه مراقب اشتباهات گرامری و ساختاری باشید. می‌توانید با رونوشت گرفتن از متنتان و بردن آن به نرم افزار Word جمله‌های خود را از نظر گرامری هم چک کرده و در نهایت بهترین تصمیم را اتخاذ کنید.

شکلک‌ها (Emoticons) هم جذابند و هم اینکه می‌توانند در انتقال احساس طنز گونه، غم، شادی و کلا احساساتی که گاهی اوقات قابل بیان نیستند به شما کمک شایانی کنند. در کل صورتک‌های موجود در ایمیل‌نگاری معمولا برای پیامهای خصوصی به کار می‌روند و برای امور اداری چندان مناسب به نظر نمی‌رسند. این صورتک‌ها باید به ندرت ولی در جای خود مورد استفاده قرار گیرند. گاهی اوقات بیان احساسات به اشکال دیگر مثل تلفن‌زدن و مکالمه صوتی بهتر از فرستادن میل با کلی صورتک است.

تازه اینکه این صورتک‌ها در بعضی مواقع موجب سوء تفاهمات ناخواسته نیز می‌شوند. این نکته هم در نظر داشته باشید که ممکن است یک صورتک در پایان یک جمله برای گیرنده نامه شما مفهومی کاملا متفاوت از آنچه شما در نظر داشتید، داشته باشد و دردسر از همین جا شروع شود.

در ابتدا و انتهای نامه ممکن است یک دنباله طولانی از متن ایمیل‌های فرستاده (Forward) و پاسخ داده شده، وجود داشته باشد. همواره تلاش کنید میل خود را به آخرین و مهمترین نوشته‌ها و سابقه‌ها خلاصه کنید. نامه‌های بزرگ با کلی نوشته که به عنوان سابقه نامه‌های قبلی در آن موجود هستند موجب تحت الشعاع قرار گرفتن متن جدید شما و به هم ریخته شدن شکل ظاهری آن می‌شوند. اگر تلاش کنید نامه خود را از سابقه‌های قدیمی‌تر آن پاک کنید، از خوانده شدن و لو رفتن تمامی مکاتبات خود بر سر یک موضوع بوسیله شخصی که شما تمایل ندارید از آنها با خبر شود ولی به دلیل اشتباه شما در درج آدرس گیرنده آن را دریافت می‌کند، جلوگیری می‌کنید.

یکی از ویژگی‌های مفید و تازه جی‌میل امکان بازگرد ( undo) نامه ارسال شده است. شما می‌توانید از این امکان برای بازگرداندن آرشیو نامه‌های حذف شده و حتی مهم‌تر از آن نامه‌های فرستاده شده، استفاده کنید. در حقیقت این ویژگی آخرین امید برای شما بعد از اشتباهات رایجی است که در موارد قبلی از آن یاد کردیم. این ویژگی را می‌توانید در قسمت تنظیمات (Settings) جی‌میل فعال کنید. برای این کار در قسمت تنظیمات عمومی (General Settings) مدت زمان لغو (Cancellation Period) را به 5، 10، 20 و یا 30 ثانیه تنظیم کنید. اگر کاربر جی میل نیستید می‌توانید آخرین اقدام قبل از زدن آیکون Send را به پر کردن آدرس گیرنده اختصاص دهید. این کار باعث جلوگیری از فرستاده شدن اتفاقی ایمیل قبل از اتمام آن می‌شود.

آموختن و رعایت آداب ایمیل‌نگاری به زمان نیاز دارد. ولی تلاش کنید با آموختن این نکات از عواقب برگذشت ناپذیر اشتباهات رایج جلوگیری کنید. خوب است که در مواجهه با ایمیل اشتباه دوستان یا همکارانمان این مورد را در نظر بگیریم که همه ما روزی تازه کار بودیم و بسیاری از این اشتباهات را مرتکب شده ایم.

دوستان خوب زومیتی من اگر نکاتی جز موارد گفته شده در نظر دارید آن را با ما و دیگر مخاطبین زومیت به اشتراک بگذارید.

منبع: CNET