عباراتی که مدیران باهوش باید از گفتن آن‌ها پرهیز کنند

برخی از مردم از واژه‌ها و عبارات، نابهجا و نادرست استفاده می‌کنند و طبیعتاً این موضوع باعث می‌شود تصور خوبی از خود در ذهن دیگران به‌جای نگذارند. گاهی اوقات اشتباه کلامی به‌اندازه‌ای بزرگ است که افراد را پرمدعا و متظاهر جلوه می‌دهد. مدیران هم گاهی از عباراتی استفاده می‌کنند که باعث تحریک‌پذیری حسی افراد تیمشان می‌شوند یا بدتر، انگیزه‌ی کار را در آن‌ها از بین می‌برند.

مشخص است که کسی دوست ندارد خبرهای بد را بشنود. اما وقتی مدیر یا رئیس می‌گوید «نمی‌خواهید این را بشنوید»، به‌طور ضمنی مشکل را به زمین کارمندان می‌فرستد. یعنی حالا این مشکل شما است.

بهتر است رئیس به‌جای تغییر موضع، خیلی منطقی توضیح دهد چرا این تصمیم را اتخاذ کرده است و استدلال خود را شرح دهد. هنوز هم کسی به شنیدن تصمیمات سخت یا خبرهای بد علاقه‌ای ندارد؛ ولی حالا تمرکز تیم روی مسئله‌ است نه روی شخص.

کارمندان باهم متفاوت‌ هستند. برخی برای کار کردن به روحیه گرفتن نیاز دارند. برخی دیگر را باید به هر قیمتی تحت فشار قرار داد تا وظایفشان را انجام دهند. برخی کارمندان به‌صورت فردی کارشان را بهتر انجام می‌دهند و عده‌ای به‌صورت تیمی بهتر کار می‌کنند.

برخورد یکسان و برابر همیشه منصفانه نیست. کارمندان وقتی بدانند بر اساس حقشان پاداش می‌گیرند و منصفانه مورد قضاوت قرار می‌گیرند، بیشتر به سمت کار می‌روند. در مقابل وقتی کارمندان فکر کنند بررسی آن‌ها بر اساس قوانین فرمالیته‌ی مکتوبی بوده است که برای همه یکسان اعمال می‌شود، اشتیاق کمتری خواهند داشت.

وقتی مدیری چنین جمله‌ای را به زبان می‌آورد، به‌عبارت‌ دیگر به کارمندان خود می‌گوید «شما احمق هستید» یا «شما باید در زمان بسیار کمتری، از عهده‌ی این کار برمی‌آمدید».

اگر مدیر فکر می‌کند کارمندانش می‌توانند کاراتر باشند، باید روش بهتر کار کردن را به آن‌ها نشان دهد. اگر می‌داند راه بهتری برای اجرای یک مسئولیت وجود دارد، باید این راه را شرح دهد. اگر حدس می‌زند احتمالاً می‌توان این کار را به شیوه‌ای بهتر انجام داد اما نمی‌داند چگونه؛ بازهم باید صادقانه این مسئله را با کارمندان در میان بگذارد و ایده‌ی آن‌ها را جویا شود.

بعلاوه، بهتر است مدیر بداند که گاهی سخت‌کوشی و کار زیاد تنها چاره‌ی پیشبرد برنامه‌ها است. پس به‌جای سخنرانی بهتر است به کارمندانش در انجام برنامه‌ها کمک کند.

مسلماً فردگرایی بی‌معنا نیست؛ چراکه در کنار هم قرار گرفتن تک‌تک «فرد»ها است که تیم را قوی‌تر می‌کند. بهترین تیم‌ها معمولاً ترکیبی از استعدادهای مختلف، دیدگاه‌های متفاوت و اهداف اعضای آن هستند.

اگر مدیری می‌خواهد تیم موفق‌تری داشته باشد، باید کمک کند اعضای تیم حس کنند نه‌تنها برای هدف تیم تلاش می‌کنند، بلکه در راستای پیشرفت خودشان هم قدم برمی‌دارند. سرپرست تیم بجای اینکه با نفی فردگرایی، از افراد سلب مسئولیت کند، باید راهی بیابد که اعضای تیمش پیشرفت خودشان و شرکت را همسو ببینند و برای هردو تلاش کنند.

آیا منظور رئیس این است که دست قضا و قدر کار را به این نقطه رسانده است؟ بهتر نیست او بجای این حرف و ادعا، کشف کند چه برنامه، طرح یا اجرای اشتباهی باعث شده است با مشکل مواجه شوند؟ مسئله این است که این عبارت از او رفع مسئولیت می‌کند و تقصیر را به نقطه‌ای دیگر حواله می‌دهد.

در عوض جمله‌ی «بیایید ببینیم دفعه‌ی بعد بهتر است چه‌ کار کنیم»، جمله‌ای توانمندساز است که مسئولیت‌پذیری را به دوش فرد درست می‌گذارد: خود رئیس.

واقعیت این است که شرکت تغییراتی را تجربه می‌کند که رئیس نمی‌داند چطور باید با آن‌ها مواجه شود. او ترجیح می‌دهد از عباراتی که بیشتر لفاظی محسوب می‌شوند استفاده کند تا اینکه بگوید «من واقعاً نمی‌دانم چه خبر است!»

شاید برخی از مدیران فکر می‌کنند با استفاده از تکیه‌کلام‌های نظامی، به اهمیت مضامین تأکید می‌کنند. ولی هنگامی‌که آن‌ها از کمبود نیروهای مورد نیاز شکایت می‌کنند و به کلیشه‌ها پناه می‌برند، نشان می‌دهند که مدیر کارآمدی نیستند: گله کردن از وضع موجود فقط نشان می‌دهد که او حاضر نیست برای پیدا کردن راه‌ حل تلاش کند، درحالی‌که تلاش هرگز بی‌نتیجه نیست.

این جمله را هر روز و همه‌جا در وب‌سایت‌ها، دیدارها و جلسات می‌شنویم.

اگر مدیر واقعاً مشتاق بازخورد گرفتن است، با بیان این جمله کار را برای کارمندانش ساده‌تر نمی‌کند. در عوض بهتر است به‌صورت فعال و واقعی نظر کارمندان را از آن‌ها جویا شود و بازخوردی را که در پی آن است، مستقیماً از آن‌ها بگیرد.

افرادی که واقعاً در پی بازخورد گرفتن هستند، مسئولیت آن را می‌پذیرند و منتظر نمی‌نشینند تا نظرات مؤثر دیگران به آن‌ها نزول پیدا کند.

این جمله باعث نمی‌شود که مدیر جسور و بی‌پروا شناخته شود، بلکه او را به فردی تبدیل می‌کند که مسیرهای آسان را ترجیح می‌دهد. اگر ایده و هدف اصلی مدیر خوب و منطقی است، راه‌های درست رسیدن به آن‌ هم نمود پیدا می‌کنند و اگر این‌طور نیست، مشکل خود مدیر یا رئیس است نه چیز دیگری.

مدیران نباید به هر بهایی راه‌های ساده را انتخاب کنند؛ بلکه باید نشان دهند برنامه‌ای منطقی در ذهن دارند و به این وسیله کارمندانشان را با خود همراه کنند. در این صورت شانس موفقیت بیشتری خواهند داشت.

مدیر معمولاً وقتی چنین جمله‌ای به زبان می‌آورد که می‌خواهد به سؤالات در مورد یک تصمیم بحث‌انگیز (یا یک هدف به‌ظاهر غیر ممکن)، خاتمه بدهد.  

شکست همیشه یک گزینه‌ی محتمل است و این واقعیت با ادعای هیچ مدیر یا رئیسی، تغییر نمی‌کند. بهتر است مدیر بجای دور زدن واقعیت، تصمیم خود را تصحیح کند و به‌تمامی سؤالات مطرح‌شده، پاسخ بدهد. در غیر این صورت شکی نیست که او تصمیم غیر هوشمندانه‌ای به همه تحمیل می‌کند.

این جمله هم اغلب برای خاموش کردن ایده‌های جدید به کار می‌رود، به‌ویژه ایده‌هایی که با سلیقه‌ی مدیر هماهنگ نیستند. همیشه ممکن است راه بهتری برای اجرای امور پیدا شود و این بدان معنی نیست که ارزش‌های شیوه‌ی فعلی کار زیر سؤال بروند.

زمانی که مدیر می‌خواهد با کتمان حقیقت‌های ناخوشایند، دیگران را راضی نگه دارد. این کار اشتباه است و بهتر است مدیر حقیقت را هرچقدر که تلخ یا مشکل‌زا است، صادقانه بیان کند.

بیان این عبارت کاملاً زائد و بی‌مفهوم است؛ چراکه هر حرکت و فعالیتی که در شرکت انجام می‌شود، به‌طور طبیعی در راستای ایجاد ارزش صورت می‌گیرد. در غیر این صورت چرا اصلاً در دستور برنامه‌ها قرار گرفته است؟

این جمله،کاملاً یک عبارت سرکوب‌کننده است و معنای ضمنی آن این است که مدیر نمی‌خواهد تلاش کند چیزی را تغییر بدهد، پس بهتر است اصلاً در مورد این مسئله بحث نشود. «همین که هست» ساده‌ترین راه برای اجتناب از بازنگری و فکر کردن به دیگر راه‌حل‌های ممکن و همچنین باقی ماندن در موضع کنونی است.

بهتر نیست زمانی که امکان بهبود اوضاع وجود دارد، مدیر از «همین»ها، دست بکشد؟