آموزش مدیریت پروژه : برنامه عملیاتی
همه‌ی ما باید پروژه‌های ساده‌ای را به‌عنوان بخشی از مسئولیت‌های روزانه‌ی خود، تکمیل کنیم. مثلاً خبرنامه‌ی شرکت را با ایمیل ارسال کنیم، برای مدیر ارشدمان یک گزارش بنویسیم یا برای رفع یک نیاز خاص مشتری، کار کنیم.
در نگاه اول ممکن است این پروژه‌های کوچک و متوسط به تفکر زیادی نیازمند نباشند. ولی گاهی اوقات چشم‌پوشی یا غفلت از یک قدم کلیدی، به قیمت از دست رفتن همه‌ی تلاش ما تمام می‌شود.
به‌عنوان مثال چگونه مطمئن می‌شوید که همه چیز را پوشش داده‌اید؟ آیا برای موفقیت این پروژه، باید اقدامات خاصی در مراحل اولیه انجام شود؟ آیا برای شما واضح و مشخص است که هدف نهایی چیست، چگونه به آن می‌رسید و چه مدت‌زمانی برای تکمیل آن در اختیار دارید؟
برنامه‌های عملیاتی درواقع فهرستی ساده از تمام وظایفی هستند که شما برای رسیدن به یک هدف انجام می‌دهید. این فهرست با لیست وظایف روزانه‌ی شما متفاوت است؛ چراکه برای دستیابی به یک هدف متمرکز تنظیم می‌شود.
برنامه‌های عملیاتی، مفید و کاربردی هستند؛ چرا که چهارچوب منظمی برای تکمیل بهینه‌ی پروژه در اختیارتان می‌گذارند. این برنامه‌ها به شما کمک می‌کنند فعالیت‌هایتان را با یک نظم منطقی و علمی به پایان ببرید و هیچ قدم مهمی را از قلم نیندازید. به‌علاوه ازآنجاکه جزئیات کار پیش روی شما است، راحت‌تر می‌توانید در مورد واگذاری وظایف به دیگران تصمیم گیری کنید.
تنظیم و به‌کارگیری طرح عملیاتی
شما می‌توانید هر زمانی که برای اجرای یک پروژه‌ی کوچک به برنامه‌ریزی نیاز داشتید، از یک طرح عملیاتی استفاده کنید. به این منظور، تمام‌کارهایی را که برای رسیدن به هدف باید صورت گیرد، به ترتیب وقوع لیست کنید. (این کار بسیار ساده و البته کاربردی است!) فرایند سه مرحله‌ای زیر، شما را در این امر یاری می‌کند:
مرحله‌ی ۱: شناسایی وظایف
قبل از هر چیز خوب فکر کنید و تمام کارهایی را که برای تکمیل هدف، به ذهنتان می‌رسد، یادداشت کنید.
به این موضوع فکر کنید که اولین اقدامی که باید انجام دهید چیست؟ وقتی این کار انجام شد چه اتفاقی می‌افتد؟ پس‌از اینکه قدم اول تکمیل شد، قدم بعدی چیست؟ آیا ممکن است مجبور باشید به علت محدودیت زمانی یا محدودیت دسترسی به افراد، برخی از وظایف را اولویت‌بندی کنید؟
مرحله‌ی ۲: وظایف را تجزیه‌وتحلیل کنید و مسئولیت افراد مختلف را مشخص کنید
حالا که می‌توانید همه‌ی پروژه را از ابتدا تا انتها ببینید، نگاه دقیق‌تری به مراحل کار داشته باشید.
آیا مرحله‌ای وجود دارد که اگر آن را خط بزنید، بازهم به هدفتان برسید؟ چه مسئولیت‌هایی می‌توانید به دیگران محول کنید یا به کارمندان آزادکار بسپارید؟ آیا برای اتمام برخی از مراحل، سررسید خاصی تعیین شده است؟ آیا برای انجام آن‌ها به منابع اضافه نیاز دارید؟
مرحله‌ی ۳: طرح اولیه را دوباره بررسی کنید
برای اطمینان از اینکه طرح شما جامع و کامل است، فاکتورهای زیر را در آن چک کنید:
ممکن است پروژه‌ی شما مستلزم همه‌ی این نکات نباشد. مثلاً برای یک پروژه‌ی درون‌سازمانی که طی آن می‌خواهید فرمت گزارش‌های تیم را «ساده و مؤثر» کنید، فقط به کارمندان، تخصص و سیستم نیاز دارید.
نکته: ممکن است در طول زمان (قبل از اینکه پروژه به پایان برسد)، برخی از این فاکتورها تغییر کنند. شما باید به‌تناسب هر تغییر، مراحل جدیدی به طرحتان اضافه کنید.
آیا یک برنامه‌ی عملیاتی را می‌توان به‌دفعات استفاده کرد؟
اگر فکر می‌کنید ممکن است در آینده نیز با یک هدف مشابه مواجه شوید، پس از اتمام کار، طرحتان را اصلاح کنید و به این موضوع فکر کنید که چه‌کارهایی را می‌توانستید به روش بهتری انجام دهید.
مثلاً طی این پروژه، با استرس‌ها و مشکلات کمبود زمان مواجه شده‌اید، درحالی‌که اگر حجم سفارشتان را کمی زودتر به عرضه‌کنندگان منابع اطلاع داده بودید، چنین اتفاقی رخ نمی‌داد. یا شاید به برخی از وظایف زمان کافی اختصاص نداده باشید.
بااین‌حال بهتر است در تکمیل پروژه‌های مشابه، از طرح فعلی فقط به‌عنوان یک ابزار کمکی، یا یک یادآور استفاده کنید. به عبارتی طرح فعلی چک‌لیستی است که به شما کمک می‌کند فرآیندهای خود را بهبود دهید و همه‌ی ضروریات را برای رسیدن به موفقیت به خاطر بسپارید.
مدیریت پروژه‌های بزرگ‌تر
برنامه‌های عملیاتی فقط مناسب پروژه‌های کوچکی هستند که در آن‌ها محدودیت زمانی فشرده‌ای وجود ندارد و شما هم مجبور نیستید وظایفتان را با تیم یا افراد دیگری هماهنگ کنید.
ولی زمانی که پروژه‌های بزرگ‌تری را در دست می‌گیرید، باید از مهارت‌های پیشرفته‌ی مدیریت پروژه‌ی استفاده کنید. به‌ویژه اگر برنامه‌ریزی زمان دیگر کارمندان هم به عهده‌ی شما باشد.
نظرات