آموزش مدیریت یکپارچگی پروژه

مهم‌ترین وظایفی که مدیر پروژه برای حصول اطمینان از یکپارچگی مراحل به عهده دارد، به‌طور خلاصه عبارت‌اند از:

• تعیین ملزومات پروژه
• برنامه‌ریزی برای مراحل مختلف کار
• مدیریت تیم برای رسیدن به هدف
• بودجه‌بندی و تعیین هزینه‌ی نهایی هر مرحله از پروژه
• اثبات تحقق پیدا کردن هدف نهایی

به همین منظور، پس‌ازاینکه فرضیات اولیه، محدودیت‌ها و تأثیرات کار مشخص شدند، مدیریت یکپارچگی پروژه با فرایندهای زیر تعریف می‌شود:

• توسعه‌ی منشور پروژه
• توسعه‌ی برنامه‌ی مدیریت پروژه
• هدایت و کنترل مراحل اجرایی
• نظارت و کنترل کار پروژه
• کنترل تغییراتی که در طول مسیر رخ می‌دهند
• پایان پروژه یا فاز

همه‌ی افرادی که درزمینه‌ی اجرای پروژه‌ها تجاربی کسب کرده‌اند، می‌دانند که برای مدیریت یک پروژه، صرفاً یک راه منحصربه‌فرد وجود ندارد. بسته به نیازهای مختلف کسب‌وکار یا ترجیحات مالکان پروژه، تیم می‌تواند از روش‌های مختلفی برای رسیدن به یک هدف نهایی استفاده کند. شکی نیست که این انعطاف‌پذیری مزایای زیادی دارد؛ ولی درنهایت یک سازمان نیاز دارد که شیوه‌های مدیریتی خود را همسو کند و فعالیت‌های خود را در جهت دستیابی به اهداف استراتژیک بلندمدت، هدایت کند.

مدیریت یکپارچه، متضمن این امر است که تمام واحدهای مختلف کسب‌وکار، برای به اشتراک گذاشتن اطلاعات مورد نیاز و هدف‌گذاری‌ها، از یک رویکرد سازگار استفاده می‌کنند.

منشور پروژه (Project Charter) سندی است که مجوز رسمی یک پروژه را صادر می‌کند و به رهبر تیم یا مدیر پروژه اجازه می‌دهد از منابع انسانی و تولیدی، برای تکمیل پروسه‌ها استفاده کند. یکی از فواید مهم منشور پروژه، این است که مرزهای شروع پروژه و محدوده‌ی آن را به‌خوبی مشخص می‌کند و درعین‌حال، مدیر را به اجرای وظایفش متعهد می‌کند.

نکته: بهتر است منشور با دقت و جزئیات کامل نوشته شود تا در طول عملیات پروژه، دیگر به بازنگری و اصلاح نیازی نداشته باشد. همه‌ی اولویت‌های کلی پروژه باید در منشور ذکر شوند.

• بیانیه‌ی کار پروژه
• وضعیت کسب‌وکار
• موافقت‌نامه‌ها
• عوامل محیطی و سازمانی
• دارایی‌های فرایندی سازمان

• قضاوت کارشناسی
• تکنیک‌های تسهیل سازی

توسعه‌ی برنامه‌ی پروژه، فرایند تعریف، آماده‌سازی و هماهنگی تمام برنامه‌ها و مراحل فرعی و یکپارچه کردن آن‌ها در برنامه‌ی جامعه مدیریت پروژه است. برنامه‌ی پروژه سندی است که چگونگی اجرا، ادامه، کنترل و اختتام پروژه را شرح می‌دهد. محتوای برنامه‌ی پروژه بسته به گستره‌ی کاربرد و سطح اهمیت آن، تغییر می‌کند. مهم‌ترین مزیت برنامه‌ی پروژه، این است که یک سند مرکزی در اختیار ما می‌گذارد که در آن مبنای تمامی کارها تعریف‌شده است.

• منشور پروژه (محدوده، الزامات، زمان‌بندی، هزینه، کیفیت)
• خروجی فرایندهای دیگر
• عوامل محیطی (استانداردهای صنعت، گستره پروژه در بازار، دستگاه‌های اطلاعات مدیریت پروژه، فرهنگ و ساختار سازمانی، زیرساخت‌ها، تغییرات)
• سرمایه‌های فرایندی سازمان (دستورالعمل‌های کاری، معیارهای ارزیابی، فایل پروژه‌های گذشته، ابزارهای جلوگیری از ریسک، استانداردها و سیاست‌های سازمان، منابع انسانی)

• مهارت‌های مدیریتی
• دانش و مهارت مربوط به محصول
• سیستم تصویب کار
• تکنیک‌های تسهیل سازی
• جلسات بازنگری

در این مرحله، کارهایی که در برنامه‌ی مدیریت پروژه تدوین‌ شده است، با هدف دستیابی به محصولات و خدمات نهایی، به اجرا درمی‌آیند. مدیر پروژه به همراه تیمش فعالیت‌های برنامه‌ریزی‌شده را اجرا و هدایت می‌کند. درصورتی‌که اتفاق غیر مترقبه‌ای رخ دهد، مدیر باید راهکاری برای آن بیابد و با اقدامات مناسب، دوباره پروسه‌ها را به مسیر اصلی برگرداند.

در طول اجرای پروژه، همه‌ی داده‌ها از همه‌ی پروسه‌ها جمع‌آوری و مستند می‌شوند تا بعداً در اختیار مالکان پروژه قرار بگیرند. مهم‌ترین فعالیت‌های هدایت و کنترل عبارت‌اند از:

• دریافت منابع مورد نیاز
• تعیین وظیفه‌ی هر یک از اعضای تیم
• آموزش و مدیریت اعضای تیم
• پیاده‌سازی استانداردهای تصویب‌شده
• مدیریت شبکه‌های ارتباطی درون تیمی یا خارج سازمانی
• کنترل تغییرات در محدوده‌ی پروژه
• مدیریت ریسک و اقدامات مربوط به آن
• مدیریت زنجیره‌ی تأمین
• تعامل و ارتباط با ذی‌نفعان و مالکان پروژه
• مستندسازی اطلاعات (شکست‌ها، پیشرفت‌ها، فرایند بهبود)

گرچه همه‌ی مراحل و حوزه‌های پروژه، تحت نظارت و کنترل قرار دارند؛ ولی در این مرحله، پروسه‌ی پیگیری، بازبینی و گزارش‌های پیشرفت عملکردهایی که در راستای رسیدن به اهداف نهایی صورت می‌گیرند، کامل می‌شود. نظارت مداوم باعث می‌شود تیم از صحت رویکردها و رویه‌ها مطمئن شود. به‌این‌ترتیب اگر نقاط ضعفی در اجرای برنامه‌ها دیده شود یا برخی از حوزه‌ها به توجه و انرژی بیشتری نیاز داشته باشد، مدیر پروژه با یک برنامه‌ریزی مجدد یا اصلاحی، مشکلات را رفع می‌کند. یکی از مهم‌ترین مزایای فرایند نظارت و کنترل کار، این است که باعث می‌شود مالکان پروژه درک بهتری از وضعیت فعلی، تدبیرها و اقدامات و همچنین تصمیمات بودجه و زمان‌بندی به دست آورند.

• برنامه مدیریت پروژه
• پیش‌بینی‌های زمان‌بندی
• پیش‌بینی‌های هزینه
• فاکتورهای محیطی و سازمانی
• دارایی‌های فرایندی سازمان

• تغییرات مورد نیاز
• گزارش‌های اجرای کار
• به‌روزرسانی برنامه‌ی مدیریت
• به‌روزرسانی اسناد پروژه

فرایند کنترل یکپارچه تغییرات، همه‌ی مراحل را پوشش می‌دهد و مدیر پروژه به‌عنوان مسئول اول، باید به تمام مالکان و ذی‌نفعان پاسخگو باشد. گاهی اوقات تشکیل یک کمیته‌ی کنترل تغییرات به مدیر کمک می‌کند اسناد مورد نیاز را با اعتبار و دقت بیشتری تنظیم کند. مراحل فرایند کنترل یکپارچه عبارت‌اند از شناسایی، درخواست، ارزیابی، تصویب، به‌روزرسانی برنامه، اطلاع‌رسانی، اجرا.

فرایند خاتمه، تمامی فعالیت‌های تیم را در پروسه‌های مختلف، تکمیل می‌کند تا پروژه رسماً به پایان برسد. هنگامی‌که پروژه خاتمه یافت، مدیر پروژه تمام داده‌های مراحل قبل را موردبازنگری قرار می‌دهد. سپس تمامی منابع، تسهیلات و تدارکاتی که باقی‌ مانده‌اند، به متصدیان و مالکان بازگردانده می‌شوند. موفقیت یا شکست پروژه ارزیابی می‌شود و نیروهای انسانی مرخص می‌شوند تا به پروژه یا وظیفه‌ی دیگری مشغول شوند.