راز افراد موفق در نوشتن لیست وظایف

چگونه یک فرد می‌تواند کارهای روزانه خود راه به نحوی تنظیم کند که بیشترین کارایی را در زندگی خود داشته باشد؟ به نظر می‌رسد در شبکه اشتراک گذاری دانش Quora، این پرسش بسیاری از کاربران است.

یکی از پاسخ دهنده‌های سوال بالا Charles Duhigg است که از نویسندگان نیویورک تایمز بوده و همچنین در Smarter Faster فعالیت دارد. در ادامه سوال یاد شده و پاسخ آن را که در Quora منتشر شده با هم می‌خوانیم.

چه عادات روزانه‌ای می‌تواند باعث شود تا فرد در زندگی خود بیشتری کارایی را داشته باشد؟

این سوال یک سوال واقعا خوب است و کاربران پاسخ‌های متفاوتی به آن داده‌اند. شما باید بیشتر بخوابید، یا باید از مدیتیشن بهره ببرید، یا شاید نیاز به ورزش و مطالعه کتاب داشته باشید، شاید هم نیاز به عبادت داشته باشید و یا باید سبزیجات بیشتری بخورید، یا زمان بیشتری را برای کار خود در نظر بگیرید. اینها صرفا برخی از پاسخ‌های کاربران به پرسش مورد اشاره بودند که البته برای برخی از افراد این پاسخ‌ها درست هستند. همچنین کسانی که می‌خواهند در زمان اضافه خود کارایی بهتری داشته باشند چنین عادات روزانه‌ای می‌تواند مفید واقع شود.

متاسفانه از نظر مطالعات دانشگاهی، هیچ عادت مشخصی برای کمک به افزایش کارایی همه افراد وجود ندارد. به عنوان مثال ممکن است بسیاری از انجام دادن مدیتیشن خوششان نیاد.

در هرحال اما یک روش برای ایجاد عادت‌هایی که مشخصا نشان داده‌اند در افزایش کارایی مفید هستند، وجود دارد و آن آزمایش کردن کارهای روتین مختلف است تا زمانی که یکی از این عادات را در افزایش عملکرد خود مفید بدانید. اگر بخواهیم کمی عمیق‌تر به مسئله بنگریم می‌توان گفت نوع رفتار ما به کارایی نهایی مرتبط است، مثلا انتخاب اهداف درست یا تقویت تمرکز و یا گرفتن تصمیم‌هایی بهتر.

اما تمرین به چه صورت باید باشد؟ بیشتر افراد دریافته‌اند که هنگام انجام کارهای روزمره‌، زمانی را هم برای تفکر بیشتر در مورد هدف‌ها و موقعیت‌ها و موضوعات مرتبط در اختیار دارند. این نوع تفکر را تفکرات روتین می‌نامند و یا از آن‌ها به عنوان دستگاه‌های فکر یاد می‌کنند. برای برخی از مردم، چنین تفکرات روتینی همانند مدیتیشن است. چنین افرادی در حالیکه با آرامش کامل نشسته‌اند، زمانی را در مورد کارهای روزانه خود یا آنچه واقعا باید در طول هفته به آن برسند، فکر می‌کنند.

اما می‌توان این تفکرات روتین را فعال‌تر هم کرد. گاهی اوقات اساسا نمی‌توان چنین حالاتی را تفکر دانست. یک لیست وظایف بنویسید. بیشتر مردم از لیست وظایف به عنوان یک روش ساده برای ردیابی کارهای خود بهره می‌برند. این افراد لیست یاد شده را در حافظه دستگاه‌های هوشمند خود و یا با روش‌های دیگر ایجاد کرده و نگه می‌دارند.

اما مطالعات نشان داده‌اند اکثر افرادی که کارایی بالا دارند، از لیست وظایف به روشی متفاوت بهره می‌برند. این اشخاص به جای اینکه فقط به طور ساده لیست خود را در نظر داشته باشند، از لیست وظایف به عنوان دستگاهی استفاده می‌کنند که مجبور به تفکر در مورد آن هستند.

افراد موفقی که عملکرد بالایی در کارهایشان دارند، اکثرا خود را مجبور به نوشتن اهدافشان می‌کنند و هدف‌های بزرگتر را در بالای لیست قرار می‌دهند. در علم روان‌شناسی این نوع هدف‌ها را "اهداف کششی" می‌نامند و معمولا اینگونه موارد را در چنین شرایطی در بخش پایینی لیست وظایف می‌نویسیم و نیز بلافاصله به سراغ آن نمی‌رویم. اما افراد موفق و کارا، اهداف کششی را در ابتدا یا بخش مرکزی لیست خود قرار می‌دهند تا بتوانند با یک نگاه مختصر، یک برداشت کلی از کارهایی که باید انجام بدهند داشته باشند.

گاهی اوقات این افراد کار دیگری انجام می‌دهند که باعث می‌شود لیست وظایف آن‌ها به تفکرات روتین مبدل شود. افراد کارا، به طور منظم از خود می‌پرسند کاری که اکنون در حال انجام آن هستند چه تاثیری در اهداف کششی خواهد داشت. اگر فعالیت یاد شده بی‌تاثیر باشد، آن‌ها کار دیگری را انجام می‌دهند. این افراد همچنین خود را مجبور می‌کنند تا هر روز لیست وظایف و کارهای خود را بنویسند و همچنین خود را مجبور می‌کنند تا پاسخ این سوال را بدهند: «آیا هدف کششی من در دیروز، باز هم در روز جاری مهم‌ترین وظیفه من است؟» «یا باید چیز جدیدی یاد بگیرم تا بتوانم کار خود را به بهترین حالت انجام دهم؟»

به عبارت دیگر، افرادی که کارایی بالا دارند از لیست وظایف برای یادآوری کارهای خود استفاده نمی‌کنند. در عوض آن‌ها لیست وظایف خود را به دستگاه‌های فکر منتقل کرده و نیز نوشتن این لیست را به یک تفکر روتین تبدیل می‌کنند. همچنین خود را مجبور می‌کنند تا در مورد اولیت انجام دادن کارها، فکر کنند و نیز در طول هر روز خود را مجبور به پاسخ دادن به این سوال می‌کنند: «آیا با کار کردن بر روی آنچه در حال انجامش هستم، بهترین استفاده را از زمان خود می‌برم؟»

نیاز به گفتن نیست که استفاده از لیست وظایف به روشی که گفته شد برای هر فردی می‌تواند مفید واقع شود. البته برخی افراد ممکن است از مدیتیشن استفاده کرده و در نهایت به نتیجه‌ای مشابه برسند.

اما نکته اینجاست اکثر افرادی که کارایی بالا دارند، عادات روزانه و کارهای روتین خود را از جوانب مختلف بررسی کرده و خود را به تفکر عمیق‌تر در مورد این وظایف مجبور می‌کنند. این افراد سپس کارهای روتین مختلفی را انجام می‌دهند. به عنوان مثال در هفته جاری از مدیتیشن استفاده می‌کنند و هفته بعد به ورزش روی می‌آورند و دو هفته بعد اهدافشان را هر روز صبح می‌نویسند و این کار را تا جایی انجام می‌دهند تا به روشی کارآمد دست یابند. سپس روش یافت شده را به صورت مداوم بکار می‌گیرند و آن‌ها را به عنوان کارهای روتین خاص در نظر می‌گیرند.

نظر شما در مورد روش بیان شده چیست؟‌ شما نیز می‌توانید نظر خود را در مورد اینکه چگونه می‌توان کارایی بیشتری در انجام کارهای روزانه خود داشته باشیم، در بخش دیدگاه‌ها با زومیت و سایر کاربران به اشتراک بگذارید.